Blog
BPM – zacznijmy od podstaw
czwartek, 19 Maj 2016
Zdążyliśmy już przedstawić na blogu kilka powodów, dla których warto przyjrzeć się procesom biznesowym w organizacjach, ale specjalnie dla tych z Was, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z zagadnieniami z zakresu zarządzania procesami biznesowymi, chcielibyśmy powrócić do podstaw. Dziś o tym co w praktyce oznacza BPM. Co to jest BMP? Business Process Management, czyli zarządzanie
Kilka problemów ze skutecznym wdrożeniem procesów biznesowych, które pomoże rozwiązać automatyzacja
środa, 11 Maj 2016
Organizacje dostrzegają zazwyczaj konieczność zarządzania procesami biznesowymi i ich optymalizacji. Czasem jednak wkładają wiele pracy w zaprojektowanie procesów, określenie osób odpowiedzialnych, czy ustalenie drogi obiegu dokumentów, a jednak… wciąż coś nie działa. Z czego wynikają te rozbieżności między oczekiwanym efektem a rzeczywistością? Poniżej przedstawiamy kilka częstych problemów pojawiających się podczas prób wdrażania procesów biznesowych, które
Jak usprawnić pracę działu HR?
piątek, 29 Kwiecień 2016
Efekty wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów najszybciej widoczne są w tych obszarach, w których na co dzień przetwarzane są ogromne ilości danych, często wrażliwych. Na jeden z pierwszych przykładów ilustrujących korzyści z wprowadzenia takiego systemu w firmie wybraliśmy więc proces ułatwiający pracę działu HR, dla którego obieg dokumentów jest kluczowym elementem pracy. Dział HR każdego dnia
Po co archiwizować dokumenty w DMS?
środa, 20 Kwiecień 2016
Pierwszym krokiem do wprowadzenia w firmie elektronicznego obiegu dokumentów jest stworzenie elektronicznego archiwum i import dokumentów do systemu zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System). Na tym etapie pojawia się wiele wątpliwości związanych z czasochłonnością tego procesu i obaw o to, że włożony wysiłek nie przyniesie wymiernych rezultatów. Chcielibyśmy je rozwiać i przedstawić główne zalety
Odpalamy bloga z know-how o procesach biznesowych
środa, 06 Kwiecień 2016
Z nieskrywaną radością ogłaszamy wszem i wobec, że ruszamy oficjalnie z naszym blogiem poświęconym zagadnieniom Business Process Management, workflow, obiegowi dokumentów i zadań (…i wszystkim pozostałym synonimom)…oraz optymalizacji pracy w firmach. Dla kogo? Blog jest dedykowany zarówno dla odbiorcy biznesowego jak i technicznego. Po naszej stronie będą go także tworzyli techniczni i biznesowi autorzy wpisów,
e-Faktury – dlaczego warto?
poniedziałek, 09 Marzec 2015
Zalety e-faktury Coraz większą popularnością cieszą się e-dokumenty, a wśród nich e-faktury. Popularność elektronicznej faktury sprowadza się przede wszystkim do wygody, jaka towarzyszy wszystkiemu, co elektroniczne i internetowe. Chociaż często księgowość jest początkowo niechętna zmianom i przyzwyczajona do pracy z tradycyjnymi, papierowymi fakturami, z doświadczenia wiem, że już po kilku miesiącach pracy z fakturami elektronicznymi
- Published in Obieg dokumentów
Jak sprawnie przejść w chmurę i zacząć oszczędzać
czwartek, 30 Październik 2014
We wrześniu 2012 roku Komisja Europejska przyjęła strategię na rzecz wykorzystania potencjału chmury obliczeniowej w Europie mającą na celu zwiększenie wykorzystania chmury obliczeniowej w gospodarce. Według sporządzonego raportu przewiduje się, że przychody cloud computing mają osiągnąć 160 miliardów euro do 2020 roku i stworzą 2,5 miliona miejsc pracy – przede wszystkim w nowych małych i
- Published in Inne
Bezpieczne przechowywanie dokumentów – wymogi dotyczące archiwum
piątek, 22 Sierpień 2014
Prawidłowe usytuowanie oraz wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum jest niezwykle ważne. Zgodnie z §8 pkt 9 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. lokal archiwum powinien być dostosowany poniższych wymagań. Usytuowanie i stan lokalu archiwum Lokalizacja archiwum powinna spełniać następujące kryteria: lokal powinien być usytuowany na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i
- Published in Inne
Zewnętrzna archiwizacja dokumentów
piątek, 15 Sierpień 2014
Każda firma ma obowiązek składować pewne dokumenty przez okres czasu wyznaczony przez stosowne ustawy. Po upływie tego czasu dokumenty można przekazać do utylizacji, ale co zrobić z nim przez te kilka lat? Na początku kładziemy dokumenty do koszulek lub teczek. Kiedy jest ich coraz więcej, teczki wkładamy do kolejnych segregatorów, ustawiamy je na półkach. Im
- Published in Inne
ecoChmura, czyli Cloud Computing w ochronie środowiska
piątek, 08 Sierpień 2014
Poprzednie wpisy przybliżyły zalety migracji w chmurę Google kładąc nacisk głównie na aspekty ekonomiczne i związane z bezpieczeństwem dokumentów. Przechowując dane swojej firmy w chmurze nie tylko zwiększasz efektywność pracy i redukujesz koszty utrzymania serwerów, systemów operacyjnych, baz danych, usług czy aktualizacji wersji, ale także chronisz środowisko naturalne. Jak to możliwe? Przede wszystkim Cloud Computing
- Published in Inne
Skanowanie dokumentów
piątek, 02 Maj 2014
Jak skanować dokumenty? Skanowanie jest jedną z najbardziej powszechnych form udostępniania, przekazywania oraz przechowywania różnego rodzaju dokumentów, grafik, ilustracji, zdjęć itp. Często jednak otrzymany dokument jest zbyt duży lub jego jakość jest słaba. Podczas skanowania musimy dokonać wyboru szeregu parametrów technicznych, mających wpływ na jakość i wielkość pliku, który otrzymamy – w tym miejscu może
- Published in Inne
Migracja w chmurę – dlaczego warto?
czwartek, 17 Kwiecień 2014
Już ponad 5 milionów firm na całym świecie korzysta z Chmury Google. Wśród nich – oprócz małych i średnich przedsiębiorstw o lokalnym zasięgu – coraz częściej pojawiają się międzynarodowe korporacje (w Polsce m.in. Bonduelle, Roche, Silliker, XTB), a nawet uczelnie, instytucje państwowe, linie lotnicze oraz banki. W grudniu 2011 roku sensację wzbudził hiszpański bank BBVA
- Published in Inne
E-teczka pracownicza – Dokumenty Kadrowe
poniedziałek, 03 Luty 2014
Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.): pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, dotyczy wszystkich pracodawców – bez względu na
- Published in Inne
Elektroniczne archiwum umów
poniedziałek, 20 Styczeń 2014
Podejście do archiwizacji umów Sposób przechowywania umów, moment archiwizacji, opcja archiwizacji tylko podpisanych umów, bądź archiwizowanie wersji roboczych – to bardzo ważne decyzje na etapie analizy przedwdrożeniowej przed uruchomieniem elektronicznego archiwum umów w firmie. Nie ma tutaj decyzji lepszych czy gorszych – powinny one jak najbardziej odpowiadać strategiom działania organizacji. Poniższy materiał to kilka przykładów
- Published in Inne
Bezpieczeństwo dokumentów w archiwum
sobota, 04 Styczeń 2014
Ryzyka związane z przechowywaniem oryginalnych dokumentów wyłącznie w formie papierowej Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że z punktu widzenia bezpieczeństwa dokumentów w archiwum posiadanie skanu czy elektronicznej kopii oryginału dokumentu chroni przed potencjalną utratą danych. Oczywiście zgodnie z polskim ustawodawstwem część dokumentów nadal musi być w firmach przechowywana w oryginalnej wersji w formie papierowej, jednak posiadanie elektronicznej kopii
- Published in Inne
Archiwum elektroniczne w biurze księgowym
piątek, 20 Wrzesień 2013
Biuro księgowe – miejsce niezwykle obciążone z punktu widzenia procesowania i przetwarzania dokumentów. Zarządzanie dokumentami stanowi w biurze najwyższy priorytet. Czy można je jeszcze bardziej usprawnić? Oczywiście, że można , pytanie – jak zrobić to najefektywniej, aby przynieść firmie jak największy zysk? Co można zyskać? Więcej czasu na obsługę większej ilości firm, zwiększenie portfolio usług,
- Published in Inne
Jak zorganizować archiwum elektroniczne (klasy i atrybuty dokumentów)
sobota, 06 Lipiec 2013
Decyzja o przeniesieniu tradycyjnego papierowego archiwum dokumentów do elektronicznego archiwum stanowi punkt zapalny burzy mózgów. Powstaje lista pytań i wątpliwości związanych z organizacją elektronicznego archiwum. Jak podzielić dokumenty? Jakimi kryteriami się kierować. W jaki sposób dokumenty powinny być opisywane? Kto powinien mieć do nich dostęp i na jakim poziomie uprawnień (do edycji, czy tylko do
- Published in Inne
Bezpieczeństwo archiwum dokumentów w chmurze
sobota, 18 Maj 2013
Archiwum dokumentów w chmurze a bezpieczeństwo Nie raz zastanawiałem się czy powierzyć swoje dokumenty chmurze. Spotykam się z wieloma bardzo podejrzliwymi osobami, które nie chcą udostępnić najważniejszych ustaleń, kosztów żadnej firmie zewnętrznej – co najwyżej mogą przechowywać dokumenty na własnym serwerze w swojej firmie. Jeden z moich stałych kontrahentów, z którym od dawna współpracuje jest
- Published in Inne
Integracje z elektronicznym archiwum dokumentów – część III
sobota, 04 Maj 2013
W poprzednich dwóch częściach omówiłem praktyczne przykłady zastosowania integracji z e-archiwum na przykładach współpracy DMS z innymi systemami oraz zorganizowania obiegu dokumentów składowanych w e-archiwum oraz cyklu ich życia. Dziś pora na trochę informacji dotyczących opisu możliwych rozwiązań i scenariuszy integracji e-archiwum z pozostałymi systemami dostępnymi w firmie. Integracja może nastąpić na kilka sposobów: 1)
- Published in Inne
Integracje z archiwum elektronicznym – część II
piątek, 22 Luty 2013
Workflow Obieg dokumentów wydaje się naturalnym i logicznym etapem następującym po wymianie archiwum papierowego na elektroniczne. Różnorodne scenariusze obiegu dokumentów stanowią praktycznie nieskończony zbiór. Idealnym rozwiązaniem jest system klasy BPM (Business Process Management) realizujący obieg zadań powszechnie znany pod pojęciem „workflow”. Systemy BPM różnią się funkcjami. Najwygodniejsze dla pracowników są te systemy, które elastycznie pozwalają
- Published in Inne
Integracje z elektronicznym archiwum dokumentów część I
piątek, 01 Luty 2013
Temat integracji elektronicznego archiwum dokumentów jest tak szerokim zagadnieniem, że postanowiłem opisać je w odcinkach. Dziś część I „Funkcjonalne korzyści na przykładzie integracji z różnymi systemami i aplikacjami” część I Elektroniczne archiwum dokumentów stanowi świetne narzędzie udostępniające dokument w kilka sekund. I jeśli dany dokument już się w nim znalazł, nikt nie podważa przydatności systemu do
- Published in Inne
Archiwum elektroniczne umów – archiwizować wersje robocze czy tylko finalne
poniedziałek, 21 Styczeń 2013
Zarządzaniu wersjami umów w elektronicznym archiwum nieodłącznie towarzyszy pytanie: „Które wersje archiwizować?” Istnieje, bowiem, ryzyko zaśmiecenia e-archiwum zbyt dużą ilością bezwartościowych dokumentów, co zmniejszy efektywne zarządzanie dokumentacją i wydłuży czas dotarcia do właściwej pozycji. Dostępne na rynku DMS (document management systems) oferują różnorodne funkcje edycji i opracowywania kolejnych wersji umowy. Większość z nich proponuje pracę
- Published in Inne
Elektroniczne archiwum faktur z punktu widzenia urzędu skarbowego
środa, 16 Styczeń 2013
Nowy Rok 2013 niesie za sobą nowelizacje przepisów dotyczących faktur VAT (Broszura fakturowanie z dnia 21 grudnia ). Przepisy wchodzące w życie od 1. stycznia 2013r. jednoznacznie definiują, że fakturę VAT stanowi zarówno dokument wersji papierowej jak i elektronicznej. Istotne jest, by faktury wystawiane w formie elektronicznej przez systemy księgowe lub edytory tekstu zostały udostępnione odbiorcy
- Published in Inne
