Zaufali nam
Co to jest e-Teczka?
e-Teczka to cyfrowy odpowiednik papierowej teczki osobowej pracownika, prowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Zawiera wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem – od CV, przez umowy, po zaświadczenia i świadectwa pracy – przechowywane w bezpiecznym, elektronicznym środowisku.
Zarządzanie zespołem pracowników to wyzwanie, które wymaga nie tylko skuteczności, ale także dbałości o zachowanie poufności i bezpieczeństwa danych osobowych. Tradycyjne, papierowe teczki pracownicze mogą stanowić problem z punktu widzenia efektywności i bezpieczeństwa.
Na szczęście, istnieje nowoczesne rozwiązanie, które może zrewolucjonizować zarządzanie personelem – e-Teczka pracownicza JobRouter.
Elektroniczne teczki pracownicze JobRouter to zaawansowane narzędzie, które umożliwia przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów pracowniczych w sposób cyfrowy.
Kluczowe aspekty systemu e-Teczka
Bezpieczeństwo i kontrola danych
e-Teczka pracownicza oferuje zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, które gwarantują bezpieczne przechowywanie i dostęp tylko dla upoważnionych użytkowników. To oznacza, że Twoje dane są chronione, a ryzyko utraty lub nieautoryzowanego dostępu zostaje zminimalizowane.
Zgodne z przepisami
e-Teczka pracownicza spełnia wymagania ustawowe – dokumenty są przypisywane do odpowiednich części zgodnie z przepisami, a jednocześnie możesz elastycznie dostosować strukturę teczki, dodawać własne pola oraz tworzyć raporty i analizy na podstawie zgromadzonych danych.
Łatwy dostęp z osobistego dashboardu
Poprzez kilka kliknięć, cyfrowa teczka personalna daje możliwość stworzenia przeglądu wszelkich informacji osobowych i dokumentów, co znacząco rozszerza zakres działań działu HR w kontekście komunikacji wewnętrznej oraz transparentności w firmie.
Eskalacje ważnych terminów
JobRouter® oferuje funkcje eskalacji, skonfigurowanej zgodnie z indywidualnymi wymaganiami. Oznacza to możliwość ustawienia automatycznych powiadomień o ważnych terminach związanych z pracownikami, w tym na przykład: przypomnienie o końcu umowy.
Dzięki platformie digitalizacji JobRouter®
można nie tylko digitalizować akta osobowe, ale także rozpoczynać wszystkie procesy kadrowe z akt osobowych. Obejmuje to na przykład onboarding pracowników, cyfrowe zarządzanie podróżami czy cyfrowe zwolnienia lekarskie.
Co jeszcze potrafi e-Teczka od JobRouter®?
e-Teczka JobRouter® umożliwia automatyczne przekazywanie dokumentów powstających w procesach takich jak rekrutacja, onboarding, zmiany warunków zatrudnienia czy oceny okresowe – bezpośrednio do odpowiednich sekcji akt osobowych.
System wykorzystuje technologię IDR (Intelligent Document Recognition) oraz OCR wspierane sztuczną inteligencją do automatycznej klasyfikacji i digitalizacji dokumentów papierowych.
Po zeskanowaniu dokumenty są rozpoznawane, kategoryzowane i przypisywane do właściwych pracowników i części teczki – bez konieczności ręcznego przetwarzania danych.
System umożliwia udostępnianie formularzy online, co pozwala na zbieranie danych od pracowników oraz kandydatów bez bezpośredniego zaangażowania działu HR. Zautomatyzowany przepływ informacji usprawnia komunikację i przyspiesza procesy kadrowe.
Dzięki wbudowanej funkcji podpisu elektronicznego dokumenty takie jak umowy, zgody czy wnioski mogą być podpisywane zdalnie, bez potrzeby drukowania.
System pozwala również na automatyczne tworzenie dokumentów kadrowych na podstawie szablonów – eliminując konieczność wielokrotnego edytowania i ograniczając ryzyko błędów.
Funkcje raportowe dostępne w systemie pozwalają na łatwe tworzenie analiz i wizualizacji przy użyciu narzędzi typu drag & drop. Nawet osoby bez technicznej wiedzy mogą tworzyć przejrzyste zestawienia i raporty na podstawie zgromadzonych danych.
Dokumenty są automatycznie klasyfikowane i archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, co gwarantuje zgodność z regulacjami i gotowość do audytu.
Inteligentne mechanizmy wyszukiwania – oparte na tagach, filtrach i słowach kluczowych – umożliwiają szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów nawet w dużych zbiorach.
e-Teczka została zaprojektowana tak, by uprościć proces przejścia z papierowego archiwum do cyfrowej bazy dokumentów. System umożliwia import danych zarówno z już używanych narzędzi kadrowo-płacowych, jak i wprowadzenie zeskanowanych wersji papierowych dokumentów.
Pliki te są automatycznie rozpoznawane, klasyfikowane i przypisywane do odpowiednich sekcji i pracowników, co znacząco skraca czas wdrożenia i ogranicza potrzebę ręcznej pracy.
e-Teczka pracownicza – korzyści z wdrożenia
e-Teczka pracownicza czyli digitalizacja procesów kadrowych niesie za sobą wiele korzyści, wśród których wymienić należy głównie:
Zmniejszone koszty magazynowania
Wdrożenie e-Teczek zmniejsza to potrzebę fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentacji zatrudnienia przez wiele lat, co może zaoszczędzić pieniądze i czas.
Szybszy dostęp do danych
Przechowywanie elektroniczne ułatwia wyszukiwanie informacji i umożliwia sprawny dostęp do dokumentów, również przy jednoczesnym dostępie do plików przez wiele osób.
Bezpieczeństwo danych
e-Teczka pracownicza daje większe bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz odpowiedź na wymogi rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) oraz ochrona przed zagubieniem lub zniszczeniem dokumentu.
Optymalizacja obsługi działu kadr
Dzięki możliwości elektronicznego podpisu dokumentów cały proces onbordingu pracownika może odbyć się w sposób zdalny.
Zrównoważony rozwój
Coraz więcej przedsiębiorstw wprowadza do swoich organizacji zasady zrównoważonego rozwoju łącząc dobre zarządzanie zasobami ekonomicznymi i środowiskowymi.
Umów się na bezpłatną analizę potrzeb
Jesteśmy tu, aby wspierać Twój rozwój i sukces.
Bartosz Wicijowski
Chief Sales Officer
+48 577 992 636
bartosz.wicijowski@e-msi.pl
Nasze osiągnięcia
Papierowe akta pracownicze, a e-teczka pracownicza
Prawo pracy nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia akt osobowych każdego pracownika . Od 2019 możliwe jest prowadzenie akt w formie e-teczki za sprawą”Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją”, która umożliwiła przedsiębiorcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej.
Jednocześnie przepisy jasno wskazują, że „Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej” .
Idąc dalej, ustawodawca przewidział również przekształcenie aktualnej dokumentacji w wersji papierowej na jej cyfrowy odpowiednik przez „…sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym”.
Wymogiem koniecznym, bez względu na formę prowadzenia dokumentacji jest przechowywanie jej „.. w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.”
W praktyce oznacza to, iż działy HR mogą zupełnie zrezygnować z papierowej dokumentacji, zastępując ją e-teczką czyli elektronicznymi aktami pracowniczymi, bez konieczności utrzymywania ich również w papierowym archiwum.
Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych firm i przedsiębiorstw, które procedują, zarządzają i archiwizują niezliczone ilości dokumentów pracowniczych. Ze względu możliwość złagodzenia czasochłonnego obciążenia związanego z prowadzeniem dokumentacji oraz ograniczenie fizycznej przestrzeni dedykowanej na papierowe archiwum, coraz więcej pracodawców rozważa przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją pracownicze, tzw. e-teczki.
Co to jest e-teczka pracownicza?
Jedną z kluczowych form wymiaru formalnego występującą w firmach jest papier, a czasami nawet jego nadmiar. Pojawia się on w organizacjach w formie obiegu dokumentów przeważnie z dwóch powodów.
Pierwszym powodem jest wymóg zewnętrzny: regulacje prawne (lub ich brak) dotyczące sposobu dokumentowania procesów czy decyzji, które nie pozwalają na wyeliminowanie dokumentu papierowego z procesu.
Drugim powodem jest często przestarzały proces, w którym obieg dokumentu papierowego stosowany jest z przyzwyczajenia lub braku cyklicznego optymalizowania pracy w firmie. Funkcjonujący dokument jest więc dokumentem wewnętrznym, niewymaganym z perspektywy regulacji czy ewentualnych procesów dowodowych.
W obu tych przypadkach naturalnym krokiem rozwojowym jest postawienie na elektroniczny obieg dokumentów – czyli digitalizacja. W przypadku konieczności zachowania formy papierowej dokumentu, działania powinny zmierzać do skrócenia ścieżki, jaką przebywa dokument i przeniesieniu go w formie skanu do obiegu elektronicznego.
Jeżeli dokument papierowy nie jest formalnie wymagany, to powinien zostać wyeliminowany na rzecz informacji przesyłanych elektronicznie. Przy czym nie mówimy tu o mailach, a o formularzach w systemach informatycznych, w których obieg informacji może być w skuteczny sposób raportowany.
Jak przebiega proces digitalizacji w obu przypadkach?
e-Teczka jest alternatywą dla akt osobowych pracowników w tradycyjnej formie stanowiącą odzwierciedlenie tradycyjnie funkcjonujących teczek. Każda e-teczka tworzona jest osobno dla poszczególnych pracowników i zawiera pełną dokumentację zatrudnienia, uporządkowaną zgodnie z aktualnie przyjętym przez Ustawodawcę porządkiem ich przechowywania, czyli 4 części: A, B, C oraz D.
Część A
Dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie.
Część B
Dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.
Część C
Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Część D
Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej ponoszonej przez pracownika.
Dedykowana e-teczka osobowa dla każdego pracownika zapewnia miejsce na każdy istotny dokument. Dodawanie dokumentów oraz zarządzanie nimi w e-teczce odbywa w sposób szybki prosty.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych
Chociaż elektroniczne przechowywanie akt osobowych jest dozwolone na mocy przepisów prawa pracy, pracodawcy muszą pamiętać o określonych okresach ich przechowywania Jak długo muszą być przechowywane, zależy od konkretnej dokumentacji. Ustawodawca podzielił pracowników na trzy grupy, uzależniając okres retencji przede wszystkim od daty rozpoczęcia zatrudnienia:
- Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.: ich ewidencja będzie przechowywywana jeszcze przez okres 50 lat od dnia rozwiązania umowy
- Pracownicy zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.: ich dokumentację należy przechowywać przez okres 10 lat lub nadal przez okres 50 lat (okres ten uzależniony jest od decyzji pracodawcy)
- Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r.: akta pracownicze będą przechowywane przez okres 10 lat
Pomimo skróconego okresu konieczności przechowywania dokumentów dla grupy pracowników zatrudnionych od 2019 roku, często duża ilość dokumentacji nadal musi być archiwizowana przez kolejne kilkadziesiąt lat.
Przechowywanie dokumentacji elektronicznej w formie e-teczek jest bezpieczniejsze i wiąże się z mniejszym ryzykiem. Dzieje się tak, ponieważ rejestry elektroniczne zapewniają proaktywną ochronę i eliminują wiele błędów ludzkich, jeśli chodzi o bezpieczeństwo.
Przed rozpoczęciem procesu digitalizacji należy jednak rozważyć czy nasza organizacja gotowa jest na pełną cyfryzację akt oraz czy wszystkie papierowe dokumenty chcemy zastąpić ich elektronicznymi odpowiednikami.
Elektroniczny obieg dokumentów, a ryzyko popełnienia błędu?
Bez względu jednak na kształt i rozmiar organizacji, najważniejszym aspektem digitalizacji procesu obiegu dokumentów jest automatyzacja. Polega ona na przekazaniu odpowiedzialności za wykonanie określonych czynności lub podjęcie decyzji w procesie, systemowi, który ma obsługiwać elektroniczny obieg dokumentacji. Choć wydaje się to ryzykowne, (poprzez brak ingerencji osobowy fizycznej) to paradoksalnie jest elementem zmniejszającym ryzyko.
Decyzje podejmowane na podstawie „twardych” danych, za pomocą algorytmów czy reguł pozostają niezmienne. Te same decyzje podejmowane przez człowieka są poddane dodatkowym czynnikom, takim jak na przykład rozproszenie uwagi w danym momencie. Statystyki pokazują, że najczęściej popełniane błędy w procesach firmowych, nie wynikają z braku kompetencji a braku koncentracji, czy też zwykłych pomyłek.
Jakie zadania można przejąć EOD?
Wszystkie, które są oparte na danych i nie wymagają refleksji człowieka. Również, a może nawet w szczególności te, które polegają na przeniesieniu czy kopiowaniu danych, a więc:
– Wypełnianie formularzy
– Tworzenie powtarzalnych dokumentów
– Dołączanie skanów dokumentów do formularzy
– Dołączanie / wzbogacanie danych, danymi z innych procesów czy systemów
– Archiwizację dokumentów
– Przekazywanie danych pomiędzy aplikacjami / systemami
Elektroniczny obieg dokumentów między systemami
W ten sposób dochodzimy do jednego z najważniejszych punktów. Poniższe informacje są w szczególności ważne, gdy zdecydowaliśmy się już podjąć proces analizy obieg dokumentów w firmie, czy jakiejkolwiek innej organizacji.
Punktem inicjującym rozważania aby zautomatyzować elektroniczny obieg dokumentów, jest przeważnie chęć zaadresowania konkretnego procesu występującego w organizacji. Czasami nawet konkretnego typu dokumentu, jak na przykład: umowy, faktury, zlecenia, reklamacji itp. Nie jest jednak możliwe wyizolowanie danego procesu z przedsiębiorstwa, bez wpływu na pozostałe.
Każdy element elektronicznego obiegu faktur jest tylko częścią głównego procesu i bazuje na danych przetwarzanych również w innych działaniach firmy. Co więcej, elementy te wpływają na czynności w częściach organizacji, które nie uczestniczą bezpośrednio w danym obiegu.
Dlatego ważne jest całościowe spojrzenie na firmę, przed przystąpieniem do analizy oraz wybór odpowiedniego systemu, który zostanie wdrożony.
Umów się na bezpłatną analizę potrzeb
Jesteśmy tu, aby wspierać Twój rozwój i sukces.
Bartosz Wicijowski
Chief Sales Officer
+48 577 992 636
bartosz.wicijowski@e-msi.pl
Nasze osiągnięcia
Error: Contact form not found.
