Archiwizacja dyspozycji operacji w banku
Dyspozycje operacji w banku odgrywają istotną rolę w codziennym funkcjonowaniu instytucji finansowych. Dyspozycje operacji są dokumentami lub formularzami, które klienci banku składają w celu wykonania różnych operacji finansowych. Mogą to być np. przelewy, wypłaty gotówki, zakładanie lokat, zmiany danych osobowych czy zamknięcie konta. Poprzez składanie dyspozycji operacji, klienci przekazują instrukcje bankowi w sprawie przeprowadzenia określonych działań na swoim koncie lub w związku z innymi usługami finansowymi.
Aby utrzymać porządek i dokładność w prowadzeniu działań bankowych, istotne jest odpowiednie archiwizowanie dyspozycji. Dzięki archiwizacji, dokumenty powiązane z operacjami, jak i również same dyspozycje są przechowywane i udostępniane w sposób efektywny i bezpieczny.
Jak wygląda archiwizacja dyspozycji w banku?
Archiwizacja dyspozycji może odbywać się:
- Elektroniczne: Dyspozycje operacji można skanować i przechowywać w systemie komputerowym banku lub w dedykowanym systemie zarządzania dokumentami. Ważne jest, aby stosować odpowiednie zabezpieczenia, takie jak hasła i systemy kontroli dostępu, aby chronić poufne informacje.
- Przechowywanie fizyczne: Jeśli bank nie używa systemu do archiwizacji, dyspozycje operacji powinny być umieszczane w bezpiecznym miejscu, takim jak sejf lub specjalne szafy na dokumenty. Powinny być one również uporządkowane w sposób umożliwiający łatwe odnalezienie konkretnego dokumentu w przypadku takiej potrzeby.
Jakie regulacje obowiązują archiwizację dyspozycji w banku?
Ważne jest, aby banki przestrzegały odpowiednich regulacji i przepisów dotyczących archiwizacji dyspozycji operacji. Istnieje wiele przepisów prawnych oraz wytycznych nadzorczych, które określają wymogi związane z przechowywaniem i ochroną dokumentów finansowych. Zgodnie z polskim prawem, banki mają obowiązek przechowywania dyspozycji operacji przez okres co najmniej 5 lat od daty zamknięcia rachunku. Dotyczy to różnych rodzajów operacji, takich jak przelewy, wypłaty gotówki, zakładanie lokat, zmiany danych osobowych, zamknięcie konta itp. W niektórych przypadkach, na przykład przy umowach kredytowych, okres przechowywania może być dłuższy.
Wdrożenie systemu JobRouter do automatyzacji dyspozycji operacji w banku
Odpowiedzią na potrzeby banków w zakresie archiwizacji operacji w banku jest wdrożenie systemu do digitalizacji dokumentów z cyfrowym archiwum oraz modułem do automatycznego rozpoznawania treści OCR.
Takie właśnie rozwiązanie zastosował między innymi jeden z naszych klientów.
Bank , w którym proces archiwizacji dyspozycji operacji odbywał się w sposób analogowy, podjął współpracę z e-MSI w celu automatyzacji i optymalizacji tego procesu. Dotychczas wszystkie dokumenty w tym procesie były archiwizowane w formie papierowej, co generowało dużo czasu ze strony pracowników oraz stanowiło utrudniony dostęp do dokumentów.
Jak przebiega proces archiwizacji dyspozycji operacji w JobRouter?
Proces jest uruchamiany automatycznie poprzez pobranie dokumentu z ustalonej skrzynki mailowej, na którą przesyłane są dyspozycje operacji skanowane we wszystkich placówkach banku. Możliwe jest również ręczne załadowanie dokumentu wraz ze skanami dyspozycji bezpośrednio do systemu. Następnie narzędzie IDR wykorzystujące funkcję OCR (Optical Character Recognition) odczytuje z dokumentu numer rachunku. IDR jest w stanie zweryfikować, czy numer rachunku został poprawnie odczytany np. poprzez przeliczenie sumy kontrolnej numeru rachunku. Jeśli system wykryje nieprawidłowość, generowane jest zadanie dla użytkownika w celu weryfikacji dyspozycji. Jeśli system nie wykrył nieprawidłowości lub numer został poprawiony przez użytkownika, wtedy dokument wraz ze skanami trafia do archiwum systemu JobRouter wraz z automatycznie wygenerowaną metryką.
Automatyzacja procesu archiwizacji dyspozycji operacji w JobRouter umożliwia również wprowadzanie informacji o zamkniętych rachunkach w formie list. Informacje te są łączone z przechowywanymi dokumentami dla danego rachunku. Skutkiem tego system zaczyna odliczać czas w przypadku obowiązku przechowywania dokumentów minimum 5 lat od daty zamknięcia rachunku.
JobRouter również pozwala tworzyć raporty na bazie informacji o wprowadzonych w system dyspozycjach operacji oraz zamkniętych rachunkach.
Dzięki wdrożeniu JobRouter nasz klient zyskał narzędzie, które jest łatwe w obsłudze i spełnia najwyższe standardy pod względem bezpieczeństwa. Utworzone archiwum dokumentów umożliwia łatwe wyszukiwanie historii operacji na podstawie numeru rachunku lub powiązanych z nim informacji. Wszystkie dyspozycje są uporządkowane i dostępne w jednym miejscu, co umożliwia nie tylko lepsze możliwości raportowania, ale i monitorowania. Sam system jest elastyczny i skalowalny, jeśli bank zdecyduje się objąć nim kolejne procesy.
Chcesz się dowiedzieć więcej o automatyzacji dyspozycji operacji w sektorze bankowym? Skontaktuj się z nami, wypełniając formularz na naszej stronie lub pisząc bezpośrednio na mail oferty@e-msi.pl
