Pieczęć elektroniczna jest odpowiednikiem firmowej pieczęci wykorzystywanej w procesach cyfrowych. Niektóre dokumenty nadal wymagają formalnego zatwierdzenia, dlatego drukowanie, opieczętowanie i ponowne skanowanie niepotrzebnie przerywa workflow. Pieczęć elektroniczna w obiegu dokumentów pozwala zachować cyfrową ciągłość procesu i ograniczyć czynności wykonywane poza systemem.
Jako rozwiązanie tego problemu oferujemy pieczęcie elektroniczne.
Moduł JobSign oferuje pieczęcie elektroniczne, które użytkownik może nakładać na dokumenty w procesach workflow. Pieczęcie elektroniczne, tak samo, jak pieczęcie fizyczne służą do zatwierdzania, uwierzytelniania i integrowania dokumentów. Podobnie również nie mogą zostać usunięte.
Rodzaje pieczęci elektronicznej
Jakkolwiek istnieją dwa rodzaje pieczęci elektronicznej: zaawansowana oraz kwalifikowana pieczęć. Ich wykorzystanie różni się.
Zaawansowana pieczęć elektroniczna
Zaawansowana pieczęć jest unikalna dla podmiotu który się nią posługuje i pozwala na rozpoznanie jego tożsamości. Podmiot, którego dane widnieją na pieczęci ma nad nimi kontrolę.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest to zaawansowana pieczęć, która dodatkowo opiera się na kwalifikowanym certyfikacie i musi być składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia.
Pieczęć elektroniczna kwalifikowana ma taką samą moc prawną, jak jej fizyczny odpowiednik, nie można jej podrobić i jest zgodna z rozporządzeniem eIDAS.
Pieczęć elektroniczna w JobRouter
W systemie JobRouter istnieje zaawansowana pieczęć elektroniczna. Pieczęć jest częścią procesu, to znaczy, że polecenie opieczętowania dokumentu, może się pojawić jako obowiązkowy krok do wykonania dla odpowiedzialnego użytkownika w celu zatwierdzenia dokumentu i potwierdzenia autentyczności danych. Taka pieczęć nie może być dodana do dokumentu w późniejszych etapach jego procesowania. Wdrożenie opieczętowania jako kroku w systemie gwarantuje bezpieczne środowisko dla procesowania dokumentów, które muszą zostać w ten sposób zatwierdzone. Dodatkowo JobRouter pozwala na pieczętowanie wielu dokumentów jednocześnie.
Przykłady wykorzystania pieczęci elektronicznej
Wewnętrznie, pieczęć elektroniczna przyda się do uwierzytelniania, akceptacji oraz archiwizacji dokumentów. W systemie JobRouter można tworzyć wiele pieczęci, mogą one zawierać informacje, takie jak na przykład: imię, data, nazwa i dział firmy. W związku z tym zarchiwizowane i opieczętowane dokumenty zawierają dodatkowe informacje. Przykładami wewnętrznych dokumentów, jakie mogą zostać opięczetowane są:
- Regulaminy
- Umowy
- Dokumentacje pracownicze
- Sprawozdania
- Raporty
Zewnętrznie, pieczęć potwierdzi udział firmy w procesie z kontrahentem, lub instytucją. Przykładami dokumentów, jakie mogą zostać opięczetowane w procesach zewnętrznych są:
- Faktury
- Umowy
- Korespondencja
- Oferty.
e-Teczki pracownicze
W szczególności warto przyjrzeć się wykorzystaniu pieczęci elektronicznej w dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku dokumentację kadrową można prowadzić w formie elektronicznej. Aby potwierdzić zgodność elektronicznej wersji dokumentów z ich oryginałami oraz spełnić wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej, można wykorzystać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub podpis elektroniczny.
Różnica między kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną a kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Pieczęć elektroniczna jest wykorzystywana głównie do uwierzytelnienia dokumentów firmowych, potwierdzenia autentyczności danych i reprezentuje całą organizację. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest odpowiednikiem własnoręcznego podpisu wykorzystywanego przez osoby fizyczne w celu oświadczenia woli.
