Odnoszący sukcesy przedsiębiorcy stawiają na modernizację i efektywność operacyjną. Jest to szczególnie ważne w przypadku działów księgowości i zakupów, które często mają największy wpływ na rozwój organizacyjny i sytuację finansową firmy. Kluczowa rola, jaką stanowią te działy, wiąże się z szeregiem stawianych przed nimi wyzwań.
Zarządzanie rosnącą liczbą transakcji i relacjami z dostawcami to tylko niektóre z obowiązków obejmowanych przez działy księgowości i zakupów. Efektywne procesowanie tych działań wymaga wprowadzenia skutecznych strategii, które ograniczą ryzyko i zapewnią dostawcom odpowiednią wydajność za odpowiednią cenę.
Niestety, w rzeczywistości wiele działów finansowych jest operacyjnie uwięzionych między „papierkową robotą” i starymi, nie najlepiej funkcjonującymi systemami, a cyfrowymi oczekiwaniami 2023 roku. Aby wyeliminować istniejące nieefektywności i zachować konkurencyjność w cyfrowej erze, wiele organizacji zaczyna sięgać po rozwiązania typu Procure-to-Pay (zwany również jako P2P) w działach księgowości i zakupów.
Co to jest P2P (Procure-to-Pay)?
Wiele osób nie ma pojęcia co to jest p2p, samo wyrażenie rozwija się jako procure-to-pay i oznacza cały proces związany z obsługą zamówień w firmie, od początku (od potrzeby zakupowej), do końca (płatności). Można nawet śmiało powiedzieć, że dzisiaj jest to jeden z najważniejszych procesów nowoczesnej organizacji, ponieważ pozwala na zarządzanie całym obszarem finansowo-księgowym.
Cyfryzując przepływy pracy w zakresie zaopatrzenia, organizacje osiągają większą kontrolę nad swoimi relacjami z dostawcami, zapewniając płynniejszą zgodność procesów i poprawiając ich marże. Co najważniejsze, budują solidne cyfrowe fundamenty na przyszłość, w której automatyzacja jest kluczem do sukcesu.
Bardzo prawdopodobne jest, że cele wyznaczane działom księgowości i zakupów również w Twojej firmie, ewoluowały od czasów, kiedy wdrożony został w niej ostatni system obejmujący procesy, stanowiące drogę do ich realizacji.
W rzeczywistości, wiele organizacji wciąż polega na manualnych procesach. Te przestarzałe procesy wiążą się z ogromnym ryzykiem popełnienia błędu, nieefektywnym zarządzaniem dokumentami, długimi cyklami zatwierdzania i płatności oraz nieudolnym zarządzaniem dostawcami. Wynikające z tego reperkusje często rozprzestrzeniają się na wiele innych działów i utrudniają rozwój firmy.
Różnica w produktywności między firmami, które automatyzują procesy sprzedażowe (P2P) i firmami, w których te procesy odbywają się ręcznie
Istnieje wyraźna różnica w produktywności między firmami dążącymi do cyfryzacji i automatyzacji a firmami, które tego nie robią. W tym przypadku, automatyzując proces P2P, firmy osiągają korzyści, takie jak bezobsługowe przetwarzanie faktur kosztowych, łączenie faktur z automatycznie generowanymi zamówieniami, weryfikacja, oraz zatwierdzanie zamówień i faktur przez odpowiednio zaprogramowane inteligentne algorytmy. To wszystko wpływa na standaryzację procesów zakupowych, które stają łatwiejsze do monitorowania, odbywają się szybciej, a co za tym idzie, wpływają na zaoszczędzony czas i pieniądze w budżecie firmy.
Firmy, które jeszcze nie wdrożyły takich narzędzi, płacą wysoką cenę w postaci spadającej produktywności i niemożności skalowania swojej działalności, podczas gdy ich konkurenci nadal się rozwijają.
Korzyści z automatyzacji Procure-to-Pay
Według publikacji Deloitte „Chief Procurement Officer Flash Survey” (2020), automatyzacja procesu P2P niesie ze sobą następujące korzyści:
- Uefektywnia pracę zdalną i współpracę
- Zwiększa możliwości analityczne firmy
- Przyspiesza zatwierdzanie zamówień i przetwarzanie faktur
- Daje pełny wgląd w procesy i informacje o dostawcach
- Umożliwia monitorowanie i zarządzanie ciągłością dostaw i ponoszonym ryzykiem
- Automatycznie przekłada duże ilości danych na praktyczne spostrzeżenia
- Redukuje zduplikowane i nieprawidłowe płatności
- Skutecznie wychwytuje rabaty za wcześniejszą płatność
- Standaryzuje procesy zamówień zakupu w różnych regionach
- Redukuje koszty procesowania i utrzymania działów księgowości i zapotrzebowania
- Wspiera świadome podejmowanie decyzji na wysokim szczeblu
Cyfrowe rozwiązania dla działu zakupów, oferujące automatyzację procesu Procure-to-Pay zapewniają organizacjom większą kontrolę nad ich przepływami finansowymi i zarządzaniem dostawcami, pomagając uprościć dotychczas używane chaotyczne systemy i przyspieszyć powolne procesy. Tworząc i automatyzując ujednolicony, usprawniony i intuicyjny proces od zakupu do zapłaty, firmy działające w sposób analogowy mogą dogonić firmy nastawione na cyfryzację, które obecnie odnoszą największe sukcesy na rynku.
W porównaniu do organizacji z niewielką lub żadną automatyzacją wysoce zautomatyzowane działy ze wdrożonym procesem Procure-to-Pay:
- Wydają trzy czwarte mniej na przetwarzanie jednej faktury kosztowej
- Przetwarzają pojedynczą fakturę 4 razy szybciej
- Wydają o 60 procent mniej za proces zapłaty dostawcy
- Miesięcznie przetwarzają ponad 11 razy więcej faktur podczas jednego pełnego etatu pracownika
Automatyzacja Pocure-to-Pay (P2P) z JobRouter
Platforma digitalizacji JobRouter oferuje automatyzację procesu P2P. Jest to rozwiązanie dedykowane Twojej firmie – stworzone ‘na wymiar’ dla procesów odbywających się w Twojej organizacji i uwzględniające wszystkie zależności między nimi. Automatyzacja Procure-to-Pay z JobRouter pomoże radykalnie zwiększyć wydajność i rentowność Twojej firmy, jednocześnie przenosząc relacje z dostawcami na nowy, wyższy poziom.
Platforma JobRouter cieszy się popularnością zarówno na polskim, jak i międzynarodowym rynku. Jej zalety to między innymi:
- Możliwość automatyzacji zarządzania dostawcami, zobowiązaniami, należnościami, zapotrzebowaniami i dodatkowymi procesami w innych działach
- Jest wystarczająco elastyczna, aby szybko dostosować się do już istniejących procesów, a nawet zintegrować się z innymi, już wdrożonymi systemami (szybko i bez zakłóceń)
- Dopasowuje się do sposobu prowadzenia działalności przez Twoją organizację
- Umożliwia skalowanie procesów finansowych i innych procesów biznesowych wspierając rozwój organizacji
- Jest ekonomicznym rozwiązaniem, z wysokim stosunkiem wydajności do poniesionych kosztów, zapewnia wysoki zwrot z inwestycji
- Jest bezpiecznym rozwiązaniem, w którym wszystko zostaje pod kontrolą Twojej organizacji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji procesu Procure-to-Pay lub automatyzacji innych procesów, skontaktuj się z nami mailowo oferty@e-msi.pl lub przez formularz na naszej stronie.