OCR

Intelligent Data Recognition to system służący do automatyzacji pozyskiwania i przypisywania danych z obrazów dokumentów, tzw. OCR dokumentów

Celem wdrożenia systemu jest wyeliminowanie procesu ręcznego przepisywania danych z dokumentów do systemu księgowego lub workflow. Bez względu na to czy odbywa się to w sekretariacie czy w księgowości jest to proces, który generuje koszt w postaci czasu pracowników. Gdy ilość faktur osiąga kilkaset sztuk miesięcznie, koszt zaczyna być odczuwalny dla całej organizacji.

Wykorzystując technologię rozpoznawania pisma OCR w połączeniu z inteligentnymi algorytmami przypisania danych koszty te mogą zostać zredukowane do minimum.

JAK DZIAŁA OCR DOKUMENTÓW?

• Silnik OCR (Optical Character Recognition) zamienia obraz (z pików PDF lub skanów) na tekst za pomocą technologii optycznego rozpoznawania znaków.
• Sama zamiana jednak jest dopiero pierwszym krokiem. Skanowany dokument w tym przypadku jest fakturą kosztową. Dane będą musiały zostać przeniesione do systemu księgowego lub systemu obiegu faktur w odpowiednie pola.

• Algorytmy zaszyte w systemie IDR wśród rozpoznanych treści poszukują wyrażeń kluczowych i kontekstowych w zeskanowanym pliku, takich jak NIP, Nr Faktury, kwoty netto, brutto, numery pozycji czy daty.
• Następnie lokalizują względem nich poszukiwane informacje. Treści zlokalizowane wokół wyrażeń kluczowych zyskują najwyższy wskaźnik prawdopodobieństwa poprawności.

• Każda rozczytana faktura buduje mapę prawdopodobieństwa znalezienia danych, to znaczy – rozpoznając jedną informację, jak np. NIP kontrahenta, system pamięta, gdzie na fakturze mieści się
  adres kontrahenta o tym samym numerze NIP. Dzięki temu proces z czasem przebiega szybciej i jest coraz dokładniejszy.
• W przypadku nieczytelnych wyrażeń kluczowych IDR korzysta z historycznych map starając się mimo wszystko wyeliminować konieczność ręcznego przepisywania danych

• Dzięki integracji z dowolnym systemem ERP system IDR sięga do bazy kontrahentów, aby pozyskać ewentualne braki w danych.
• Dane pobrane z bazy kontrahentów lub zamówień mogą zostać użyte do weryfikacji danych dotyczących płatności detektując ewentualne zmiany.

• Wszystkie poprzedzające operacje dzieją się automatycznie. Dopiero na tym etapie użytkownik otrzymuje zadanie weryfikacji.
• Użytkownik otrzymuje zaprojektowany przez administratora formularz, w którym system uzupełnia dane według najwyższego prawdopodobieństwa zgodności. Zadaniem uzytkownika jest weryfikacja danych i zatwierdzenie ich

• Ewentualne braki w rozpoznanych danych użytkownik wskazuje prostym i intuicyjnym mechanizmem, wybierając pole do uzupełnienia i wskazując dane bezpośrednio na fakturze.

FILMIK INSTRUKTAŻOWY – JAK DZIAŁA LASSO OCR?

KORZYŚCI OCR

Połączenie OCR dokumentów, jako modułu IDR z systemem JobRouter otwiera nowe możliwości zarządzania przepływem informacji:

• Elektroniczny obieg dokumentów – dzięki zamianie papieru na dane systemowe procesy akceptacji mogą odbywać się elektronicznie w obrębie systemu workflow. Papier nie krąży po organizacji, a akceptację dokumentów elektronicznych czy poszczególnych pozycji faktur mogą odbywać się równolegle co przyspiesza księgowanie faktur.
• Proces akceptacji kosztów – automatyzacja przypisania ścieżki akceptacji dokumentu na podstawie danych zawartych w dokumencie oraz bazie zamówień
• Raportowanie – rozszerzone raporty finansowe generowane w czasie rzeczywistym – połączenie danych z systemu księgowego z danymi z procesu akceptacji daje obraz płynności obejmujący również koszty jeszcze nie zaksięgowane.

Dodatkowo IDR jest certyfikowanym modułem JobRouter, wdrażanym w przedsiębiorstwach na całym świecie.

Więcej o korzyściach OCR i wykorzystaniu tej technologii w procesie obiegu faktur dowiesz się tutaj.