Celem wdrożenia systemu jest wyeliminowanie procesu ręcznego przepisywania danych z faktur do systemu księgowego lub workflow. Bez względu na to czy odbywa się to w sekretariacie czy w księgowości jest to proces, który generuje koszt w postaci czasu pracowników. Gdy ilość faktur osiąga kilkaset sztuk miesięcznie, koszt zaczyna być odczuwalny dla całej organizacji.
Wykorzystując technologię OCR w połączeniu z inteligentnymi algorytmami przypisania danych koszty te mogą zostać zredukowane do minimum.
Jak działa OCR faktur?
- Silnik OCR (Optical Character Recognition) zamienia obraz (wygenerowany PDF lub skan) na tekst.
- Sama zamiana jednak jest dopiero pierwszym krokiem. Dane będą musiały zostać przeniesione do systemu księgowego lub systemu obiegu faktur w odpowiednie pola.
- Algorytmy zaszyte w systemie IDR wśród rozpoznanych treści poszukują wyrażeń kluczowych i kontekstowych takich jak NIP, Nr Faktury, kwoty netto, brutto, numery pozycji czy daty.
- Następnie lokalizują względem nich poszukiwane informacje. Treści zlokalizowane wokół wyrażeń kluczowych zyskują najwyższy wskaźnik prawdopodobieństwa poprawności.
- Każda rozczytana faktura buduje mapę prawdopodobieństwa znalezienia danych, przypisywany do NIP wystawcy faktury.
- W przypadku nieczytelnych wyrażeń kluczowych IDR korzysta z historycznych map starając się mimo wszystko wyeliminować konieczność ręcznego przepisywania danych
- Dzięki integracji z dowolnym systemem ERP system IDR sięga do bazy kontrahentów, aby pozyskać ewentualne braki w danych.
- Dane pobrane z bazy kontrahentów lub zamówień mogą zostać użyte do weryfikacji danych dotyczących płatności detektując ewentualne zmiany.
- Wszystkie poprzedzające operacje dzieją się automatycznie. Dopiero na tym etapie użytkownik otrzymuje zadanie weryfikacji.
- Użytkownik otrzymuje zaprojektowany przez administratora formularz, w którym system uzupełnia dane według najwyższego prawdopodobieństwa zgodności. Zadaniem uzytkownika jest weryfikacja danych i zatwierdzenie ich
- Ewentualne braki w rozpoznanych danych użytkownik wskazuje prostym i intuicyjnym mechanizmem, wybierając pole do uzupełnienia i wskazując dane bezpośrednio na fakturze.
KORZYŚCI
Połączenie OCR faktur z systemem workflow otwiera nowe możliwości zarządzania przepływem informacji:
- Elektroniczny obieg dokumentów - dzięki zamianie papieru na dane systemowe procesy akceptacji mogą odbywać się elektronicznie w obrębie systemu workflow. Papier nie krąży po organizacji, a akceptację dokumentów elektronicznych czy poszczególnych pozycji faktur mogą odbywać się równolegle co przyspiesza księgowanie faktur.
- Proces akceptacji kosztów - automatyzacja przypisania ścieżki akceptacji dokumentu na podstawie danych zawartych w dokumencie oraz bazie zamówień
- Raportowanie - rozszerzone raporty finansowe generowane w czasie rzeczywistym - połączenie danych z systemu księgowego z danymi z procesu akceptacji daje obraz płynności obejmujący również koszty jeszcze nie zaksięgowane.
