Na czym polega anonimizacja dokumentów?
W dobie wszechobecnego przetwarzania danych osobowych, anonimizacja dokumentów staje się coraz ważniejsza. W artykule przedstawimy, na czym polega anonimizacja, jakie dane anonimizować, oraz rolę, jaką odgrywa program do anonimizacji dokumentów, zgodnie z regulacjami RODO.
Czym jest anonimizacja?
Anonimizacja to proces przekształcania danych osobowych w sposób, który uniemożliwia ich powiązanie z konkretną osobą fizyczną. Jest to działanie kluczowe w ochronie prywatności, ponieważ po zanonimizowaniu danych, RODO już do nich się nie stosuje. Takie informacje mogą być wykorzystywane do celów statystycznych czy naukowych, nie naruszając przy tym prywatności osób.
Istnieje wiele metod anonimizacji, jednak kluczowym elementem każdej z nich jest trwałe i nieodwracalne usunięcie wszelkich informacji umożliwiających identyfikację konkretnej osoby fizycznej. Ta definitywność i nieodwracalność w usunięciu danych to główna cecha, która odróżnia anonimizację od pseudonimizacji. W przypadku pseudonimizacji, dane są zaszyfrowane w taki sposób, że można je później odzyskać.
Jakie dane anonimizować?
Podczas decydowania, jakie dane anonimizować, kluczowe jest zrozumienie, co anonimizujemy. Artykuł 4. RODO definiuje dane osobowe szeroko. Oznaczają one „informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej”.
Należy usunąć wszelkie bezpośrednie i pośrednie identyfikatory, które mogą wskazywać na konkretną osobę. Do bezpośrednich identyfikatorów należą imię i nazwisko, numer PESEL, dane biometryczne, natomiast pośrednie to na przykład numer telefonu czy adres zamieszkania.
Program do anonimizacji dokumentów
Program do anonimizacji dokumentów jawi się jako kluczowe narzędzie w skomplikowanym procesie usuwania danych osobowych z dokumentów. Tradycyjne metody, polegające na ręcznym wymazywaniu danych osobowych w programach graficznych, są czasochłonne i narażone na błędy, szczególnie w instytucjach publicznych, generując znaczne koszty.
Rozwiązanie oferowane przez e-MSI do anonimizacji dokumentów rewolucjonizuje ten proces, oferując automatyzację usuwania danych z obrazów dokumentów (skanów, zdjęć) za pomocą inteligentnych algorytmów rozpoznawania danych. W odróżnieniu od konkurencyjnych rozwiązań, które ograniczają się do edytowalnych formatów plików i wymagają ręcznego przetwarzania tekstu, system e-MSI automatycznie identyfikuje i ukrywa informacje wrażliwe.Korzystając z interfejsu systemu JobRouter, proces anonimizacji zyskuje nowy wymiar funkcjonalności dzięki zastosowaniu mechanizmów uczenia maszynowego. Użytkownik angażujący się w proces anonimizacji zyskuje znaczącą elastyczność, umożliwiając decydowanie o zakresie anonimizacji danych w zależności od typu dokumentu. To innowacyjne podejście pozwala na indywidualne dostosowanie procesu dla każdego dokumentu osobno, dzięki czemu użytkownik może precyzyjnie określić, które informacje mają zostać zanonimizowane.
Ta funkcjonalność nie tylko podnosi efektywność procesu anonimizacji, ale również zapewnia większą kontrolę nad danymi, umożliwiając bardziej celowe i specyficzne podejście do ochrony informacji wrażliwych.
Dodatkowo, system ten jest indywidualnie dopasowywany do potrzeb klienta, z możliwością rozszerzenia funkcji o substytucję wyrażeń, na przykład zastępowania imion i nazwisk inicjałami. To innowacyjne rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność i precyzję procesu anonimizacji, ale także redukuje koszty i czas pracy, eliminując ryzyko błędów występujących przy ręcznej anonimizacji.
Anonimizacja dokumentów jest kluczowym elementem w ochronie danych osobowych i zapewnieniu prywatności w dobie cyfrowej. W kontekście anonimizacji, zarówno specjaliści IT, jak i szersza publiczność muszą być świadomi tego, jakie dane są przetwarzane, jak są chronione, a przede wszystkim, jak ważne jest zrozumienie procesu anonimizacji w kontekście ochrony prywatności. Anonimizacja nie jest jednorazowym działaniem, ale ciągłym procesem, który wymaga uwagi, wiedzy i odpowiednich narzędzi, takich jak program do anonimizacji od e-MSI.
