Oszczędzając drzewa i czas – Wdrożenie strategii Paperless w Przedsiębiorstwach z JobRouter
Pojęcie paperless staje się nie tylko bardziej istotne niż kiedykolwiek wcześniej, ale wręcz kluczowe dla przedsiębiorstw dążących do zrównoważonego rozwoju i efektywności operacyjnej. Dlatego w tym materiale rozwiniemy temat wdrażania strategii paperless, przyjrzymy się jej kluczowym aspektom oraz systemowi JobRouter, jako narzędziu wspierającemu firmy w drodze ku stworzeniu biura bez papieru.
Idea i trend Paperless
Strategia paperless to podejście, które zakłada minimalizację lub wręcz eliminację używania tradycyjnych dokumentów papierowych w procesach biznesowych. Strategia została stworzona z myślą o redukcji wpływu działalności gospodarczej na środowisko naturalne i maksymalizacji efektywności operacyjnej.
Obecnie bycie paperless stało się trendem, które wspierają następujące motywacje:
- Dbałość o środowisko
Tradycyjna produkcja papieru jest związana z wycinaniem drzew, zużyciem wody i energii. Redukcja zużycia papieru jest zatem korzystna zarówno dla przyrody, jak i wizerunku firmy.
- Zwiększenie efektywności procesowej
Cyfrowe zarządzanie dokumentami umożliwia szybki dostęp do informacji, dzięki temu procesy odbywają się szybciej i stają się wydajniejsze.
- Redukcja błędów
Systemy umożliwiające odstąpienie od papieru, redukują możliwość popełnienia błędu podczas przepisywania danych z papieru do systemu lub wyszukiwania danego dokumentu.
Strategia paperless w przedsiębiorstwach
Wdrożenie strategii paperless nie musi być skomplikowanym procesem. Można to zrobić stopniowo, aby zminimalizować zakłócenia w bieżącej działalności firmy. Kluczowymi krokami są:
- Eksploracja
Rozpocznij od identyfikacji obszarów, w których Twoja firma zużywa najwięcej papieru. Mogą być to procesy, takie jak zarządzanie dokumentami, faktury, umowy czy kadrowa dokumentacja.
- Wybór odpowiedniego systemu.
Zastanów się nad wyborem systemu do zarządzania dokumentami i procesami. Umów się na prezentację demo z kilkoma dostawcami systemów, aby porównać dostępne oferty. Niektórzy dostawcy systemów, np. e-MSI, zapewniają bezpłatną analizę przedwdrożeniową, z której warto skorzystać.
- Testowanie i wdrażanie
Rozpocznij od przetestowania wybranego systemu na niewielką skalę, obejmując jeden proces lub jeden dział firmy, a następnie zaplanuj stopniowe przenoszenie kolejnych procesy na platformę cyfrową.
- Szkolenie i akceptacja pracowników
Upewnij się, że dostawca systemu zapewnia szkolenie pracowników z obsługi nowego narzędzia. Zapewnij wsparcie i zachęć do akceptacji zmian.
Systemy umożliwiające pozbycie się papieru z firmy
Systemy wspierające ideę paperless obejmują różne aspekty zarządzania dokumentami i procesami. Strategie paperless pomogą Ci wdrożyć następujące typy systemów:
DMS (Document Management System)
Systemy DMS skupiają się na zarządzaniu dokumentami i pozwalają przechowywać, indeksować, wyszukiwać i udostępniać dokumenty elektroniczne.
BPM (Business Process Management)
Systemy zarządzania procesami biznesowymi pomagają projektować, monitorować i optymalizować procesy w organizacji, w tym procesy obiegu dokumentów i korespondencji.
Systemy Workflow
Automatyzacja przepływów pracy umożliwia automatyczne przesyłanie dokumentów i zadań między pracownikami.
JobRouter to doskonały przykład systemu, który łączy wszystkie powyższe typy systemów, stanowiąc wszechstronne i elastyczne rozwiązanie.
Stwórz biuro bez papieru z JobRouter
JobRouter to kompleksowe narzędzie, które między innymi pomaga firmom w osiągnięciu celów strategii paperless.
System oferuje:
- Automatyzację obiegu dokumentów.
Pozwala na łatwe przesyłanie dokumentów pomiędzy pracownikami, wielopoziomową elektroniczną akceptację oraz śledzenie ich statusu.
Z JobRouter firmy mogą przechowywać i dzięki funkcji wyszukiwania pełnotekstowego łatwo odnajdywać dokumenty w elektronicznym archiwum (zgodnym z najnowszymi zasadami bezpieczeństwa).
- Bezpieczeństwo danych
JobRouter oferuje zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu i zabezpieczeń, co gwarantuje ochronę poufnych informacji przed dostępem osób nieuprawnionych.
- Łatwość wyszukiwania
Funkcje indeksowania i wyszukiwania w JobRouter pozwalają na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych spraw i dokumentów, co zwiększa produktywność pracowników i eliminuje utratę czasu związaną z ręcznym przeszukiwaniem stert papierów.
Korzyści płynące z wdrożenia strategii paperless z JobRouter
- Oszczędność czasu
Cyfrowe dokumenty są łatwo dostępne i wyszukiwalne, co znacznie przyspiesza procesy w firmie.
- Redukcja kosztów
Mniej papieru oznacza mniejsze koszty związane z drukowaniem, przechowywaniem, wyszukiwaniem i utrzymaniem dokumentów.
- Większa efektywność
Automatyzacja procesów i większa kontrola nad przetwarzaniem dokumentów wspierają redukcję popełnienia błędu oraz przyspieszają przepływ informacji.
- Korzyści dla środowiska
Mniejsze zużycie papieru i energii oraz mniejsza ilość odpadów to kroki w kierunku bardziej zrównoważonego rozwoju firmy.
Wdrożenie strategii paperless jako pierwszy krok w digitalizacji firmy, co dalej?
Zaawansowane systemy zarządzania dokumentami, takie jak JobRouter, mogą stanowić fundament dla dalszej digitalizacji firmy. Po wprowadzeniu biura bez papieru, przedsiębiorstwo może kontynuować rozwijanie swoich procesów, automatyzując kolejne obszary swojej działalności.
Warto zauważyć, że digitalizacja to nie tylko innowacyjność, ale już poniekąd konieczność w dzisiejszym świecie biznesu. Firmy, które efektywnie wykorzystują technologie cyfrowe, mają większe szanse na rozwój i przetrwanie na rynku.
Podsumowując, strategia paperless to krok w stronę bardziej zrównoważonego i ekologicznego prowadzenia firmy a także sposób na zwiększenie efektywności i konkurencyjności biznesowej. Wdrożenie strategii paperless może wydawać się wyzwaniem, ale wybranie odpowiedniego narzędzia, takiego jak np. system JobRouter, z pewnością ułatwi ten proces, umożliwiając przy tym kluczowy etap w transformacji cyfrowej firmy.
Tworząc biuro bez papieru, firma nie tylko chroni środowisko, ale także osiąga wiele praktycznych korzyści, takich jak zaoszczędzony czas, redukcja kosztów i większa efektywność procesów biznesowych.
