Praca zdalna a wyzwania operacyjne przedsiębiorstw

Z dniem 7 kwietnia bieżącego roku wchodzi w życie nowelizacja kodeksu pracy, która wprowadza definicję i uregulowania dotyczące pracy zdalnej. Niezależnie od tego, czy organizacja wprowadzi pracę zdalną, czy też nie, pracownikom przysługuje możliwość skorzystania z puli 24 dni w roku na pracę zdalną okazjonalną. Każdy pracodawca będzie zobowiązany do zawarcia stosownego porozumienia z pracownikiem w formie dokumentu lub ustalenia indywidualnych zasad pracy zdalnej. W ramach tych porozumień muszą zostać określone zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej, porozumiewania się między pracodawcą i pracownikiem, w tym potwierdzania obecności na stanowisku pracy, świadczenia pracy z zagranicy, stawiennictwa w siedzibie pracodawcy, a nawet włączania kamer podczas spotkań służbowych.
Pracodawcy, oprócz realizacji założeń ustawy, będą poszerzać ofertę pracy zdalnej, aby konkurować na rynku w obszarze budowania wizerunku pracodawcy atrakcyjnego dla pracowników. Dlatego będą tworzyć proste i elastyczne modele pracy zdalnej, dopasowane do struktury i charakterystyki stanowiska, jak również potrzeb i sytuacji indywidualnej pracownika. Najbardziej popularnym obecnie modelem wśród pracodawców jest model 2 dni pracy w biurze + 3 dni pracy zdalnej, bez narzucania, które dni tygodnia pracownik może wykorzystać.
Bez względu na wybór modelu wprowadzenie zasad powoduje konieczność rejestrowania i rozliczania pracowników z limitów z dwóch powodów. Pierwszy dotyczy weryfikacji przestrzegania limitów określonych w regulaminie, drugi wiąże się z potrzebą wyliczenia ekwiwalentu za pracę zdalną.

Ekwiwalent

Ustawodawca nie przedstawił sztywnego sposobu wyliczenia ekwiwalentu. Podejście do jego wyliczenia jest dość istotne, ponieważ ułatwi lub utrudni realizację różnych modeli pracy zdalnej.

Zdecydowanie najbardziej elastycznym rozwiązaniem umożliwiającym różne modele limitowania pracy zdalnej jest wyliczenie ekwiwalentu na poziomie dnia roboczego. Taki parametr może wtedy być modyfikowany względem innych opisujących stosunek pracy jak lokalizacja miejsca zamieszkania, charakter pracy itp.

Jak podejść do wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie pracą zdalną?

Ilość nowych danych niezbędnych do realizacji wytycznych ustawy, jakie pojawiają się w organizacji, motywuje do poszukiwania rozwiązań w zakresie usprawnienia i automatyzacji tej przestrzeni biznesowej.

Poniżej najważniejsze kroki, jakie należy poczynić, budując model i wybierając narzędzie do tego zadania.

1. Definicja modelu – pierwszym krokiem jest określenie modelu jaki chcemy wprowadzić w organizacji. Do tego zadania możemy podejść na dwa skrajne sposoby (oraz nieskończoną ilość sposobów pośrednich):

• Elastyczny – organizacja zakłada ogólny limit dni jakie pracownik może spędzić na pracy zdalnej, na poziomie tygodnia, miesiąca kwartału czy roku. Decyzja co do wykorzystania limitu jest całkowicie po stronie pracownika.
• Ustrukturyzowany – określane są parametry jakie wpływają na ilość dni pracy zdalnej dostępnej dla pracownika (np. stanowisko, odległość miejsca zamieszkania od biura, parametry efektywnościowe). System automatycznie określa limity i generuje zadanie zaplanowania trybu pracy z wyprzedzeniem oraz akceptację przełożonego.

Bez względu na decyzję wybrane narzędzie powinno umożliwić realizację każdego scenariusza.

Odpowiednie zbudowanie modelu parametrów pozwoli na długofalowe wykorzystanie narzędzia zarówno w perspektywie potencjalnych wewnętrznych zmian w organizacji, jak i nieuchronnych przyszłych zmian w przepisach.

Rys. 1 przykład tabeli parametrów

2. Realizacja modelu – realizacja modelu pracy zdalnej oznacza umożliwienie pracownikom zarządzanie czasem pracy swoim i swoich zespołów oraz zebranie informacji niezbędnych do rozliczenia pracownika.

Niezbędne do tego są:

• Możliwość przeprowadzenie procesu planowania, jeżeli takie w organizacji jest przewidziane.

Rys. 2 przykład wyboru dni pracy zdalnej

• Potwierdzanie trybu pracy / zgłoszenie wniosku o możliwość zmiany trybu pracy.

3. Raportowanie – skuteczne wykorzystanie systemu pozwoli na automatyczne wyliczenie niezbędnych składników rozliczenia pracownika oraz umożliwia kierownikom zespołów kontrolę wykorzystania limitów pracy zdalnej. 

Z perspektywy organizacji istotne okażą się parametry wykorzystania powierzchni biurowej ułatwiające planowanie w zakresie jej wielkości.

Co dalej?

Dobrze przygotowane rozwiązanie umożliwiające zarządzanie pracą zdalną daje możliwość nie tylko optymalizacji samego procesu, ale jest bazą do rozwoju w przestrzeni zarządzania przestrzenią biurową (rezerwacja biurek i parkingów) a co za tym idzie optymalizacją kosztów ponoszonych przez pracodawcę.

Integracja z systemami kadrowymi umożliwia pełną automatyzację procesów rozliczeń.
Odpowiedni system pozwala również w jednym miejscu na obsługę różnego rodzaju wniosków związanych ze stosunkiem pracy. Delegacje, wnioski urlopowe, wynajem pojazdu firmowego zgłoszenie zapotrzebowania na sprzęt czy jego awarię to tylko niektóre z przykładów drobnych, acz kosztownych operacyjnie procesów.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego w jaki sposób ten i inne procesy łatwo wdrożyć w organizacji w jednym spójnym systemie wypełnij formularz na naszej stronie, lub skontakuj się z nami bezpośrednio na maila oferty@e-msi.pl.