Blog

Zarządzaniu wersjami umów w elektronicznym archiwum nieodłącznie towarzyszy pytanie: „Które wersje archiwizować?” Istnieje, bowiem, ryzyko zaśmiecenia e-archiwum zbyt dużą ilością bezwartościowych dokumentów, co zmniejszy efektywne zarządzanie dokumentacją i wydłuży czas dotarcia do właściwej pozycji. Dostępne na rynku DMS (document management systems) oferują różnorodne funkcje edycji i opracowywania kolejnych wersji umowy. Większość z nich proponuje pracę
Nowy Rok 2013 niesie za sobą nowelizacje przepisów dotyczących faktur VAT (Broszura fakturowanie z dnia 21 grudnia ). Przepisy wchodzące w życie od 1. stycznia 2013r. jednoznacznie definiują, że fakturę VAT stanowi zarówno dokument wersji papierowej jak i elektronicznej. Istotne jest, by faktury wystawiane w formie elektronicznej przez systemy księgowe lub edytory tekstu zostały udostępnione odbiorcy
Na co dzień każdy z nas korzysta z dziesiątek przykładów elektronicznej akceptacji. Przelewy w bankowości internetowej, odbicie e-karty po wejściu do pracy, tankowanie na stacji benzynowej za pomocą karty flotowej, zakupy internetowe czy choćby samo naciśnięcie „Lubię to” na popularnym portalu internetowym. Ostatnio spotkaliśmy się nawet z zarejestrowaniem obecności dzieci w przedszkolu za pomocą kart
Porządek w archiwum faktur to podstawa w zorganizowanym dziale Księgowości. Zbyt wiele razy dziennie pracownicy działu odszukują faktury w segregatorach by zweryfikować wpływy na konto, wyjaśnić rozbieżności i wątpliwości w dokonywanych płatnościach, nie wspominając o nagłych telefonach z biura szefa z prośbą o „natychmiastową informację” ( w przypadku bardziej wyrozumiałych pracodawców figuruje wersja „niezwłoczną informację”
Zarządzanie korespondencją poprzez elektroniczny obieg dokumentacji to funkcja szczególnie doceniana poprzez sekretariat/kancelarię. Jednak nie tylko te działy wymagają powyższej funkcji do sprawnej organizacji pracy. Postaram się przedstawić temat zarządzania korespondencją papierową z punktu widzenia  sekretariatu, oraz korespondencją elektroniczną z punktu widzenia, na przykład, działu obsługi klienta, gdzie korespondencję elektroniczną dodatkowo podzielimy na e-mail oraz elektroniczny
Dokumentacja kadrowa jest  bazą dokumentów, która nieustannie się zmienia, z roku na rok przyrasta w tempie geometrycznym, a jej zarządzanie wiąże się dodatkowo z kontrolą kompletności i aktualności poszczególnych dokumentów pracowniczych. W dużej firmie obraca się dziennie setkami, a nawet tysiącami dokumentów kadrowych. Codzienne administrowanie dokumentacją opiera się na wymianie korespondencji i dokumentów w różnej

Akceptacja faktur kosztowych

Akceptacja faktur kosztowych jest procesem obecnym w każdej firmie. Może on przyjąć najrozmaitszy scenariusz od najprostszego do najbardziej czasochłonnego i wielopoziomowego obiegu  w zależności od: poziomu rozbudowania firmy o różnorodne działy, ilości pracowników, poziomu i jakości organizacji procesów obiegu dokumentów w firmie. Im dłuższa droga do przebycia dla faktury, im więcej osób zaangażowanych w jej
Uprawnienia w systemach obiegu dokumentów Uprawnienia w systemie archiwum i obiegu dokumentów to jeden z głównych problemów, jaki spotyka organizacje wdrażające tego typu systemy. Dokumenty oraz pracownicy to dwa istotne z punktu widzenia organizacji czynniki często decydujące o sile przedsiębiorstwa czy nawet pozycji na rynku. Z tego powodu powiązanie dokument – pracownik, wyznaczenie osób odpowiedzialnych
Rola skanerów w elektronicznym archiwum dokumentów Gdy mówimy o elektronicznym archiwum, zazwyczaj myślimy o archiwizacji dokumentów i plików w formacie cyfrowym – takich jak np. Word, Excel, PDF. Prawdziwym zyskiem z użytkowania oprogramowania archiwum elektronicznego jest cyfryzacja dokumentów papierowych. I tu pojawia się problem jak takie dokumenty przekonwertować do postaci elektronicznej – czyli do obrazka.
Jest to pytanie, które jako pierwsze powinno zostać zadane, a odpowiedź na nie warunkuje kolejne etapy wdrożenia elektronicznego archiwum. Każde wdrożenie powinno zostać poprzedzone wnikliwą i dokładną analizą przebiegającą na trzech podstawowych płaszczyznach: analizą potrzeb, analizą potencjalnych zysków (ekonomicznych, czasowych, pracochłonności), oraz analizą samego wdrożenia, jego zakresu i potrzebnych zasobów. Analiza potrzeb Jako pierwszym powinniśmy się
TOP
Szybki kontakt!
+
Wyślij!