Blog

W poprzednich dwóch częściach omówiłem praktyczne przykłady zastosowania integracji z e-archiwum na przykładach współpracy DMS z innymi systemami oraz zorganizowania obiegu dokumentów składowanych w e-archiwum oraz cyklu ich życia. Dziś pora na trochę informacji dotyczących opisu możliwych rozwiązań i scenariuszy integracji e-archiwum z pozostałymi systemami dostępnymi w firmie. Integracja może nastąpić na kilka sposobów: 1)
Workflow Obieg dokumentów wydaje się naturalnym i logicznym etapem następującym po wymianie archiwum papierowego na elektroniczne. Różnorodne scenariusze obiegu dokumentów stanowią praktycznie nieskończony zbiór. Idealnym rozwiązaniem jest system klasy BPM (Business Process Management) realizujący obieg zadań powszechnie znany pod pojęciem „workflow”. Systemy BPM różnią się funkcjami. Najwygodniejsze dla pracowników są te systemy, które elastycznie pozwalają
Temat integracji elektronicznego archiwum dokumentów jest tak szerokim zagadnieniem, że postanowiłem opisać je w odcinkach. Dziś część I „Funkcjonalne korzyści na przykładzie integracji z różnymi systemami i aplikacjami” część I Elektroniczne archiwum dokumentów stanowi świetne narzędzie udostępniające dokument w kilka sekund. I jeśli dany dokument już się w nim znalazł, nikt nie podważa przydatności systemu do
Zarządzaniu wersjami umów w elektronicznym archiwum nieodłącznie towarzyszy pytanie: „Które wersje archiwizować?” Istnieje, bowiem, ryzyko zaśmiecenia e-archiwum zbyt dużą ilością bezwartościowych dokumentów, co zmniejszy efektywne zarządzanie dokumentacją i wydłuży czas dotarcia do właściwej pozycji. Dostępne na rynku DMS (document management systems) oferują różnorodne funkcje edycji i opracowywania kolejnych wersji umowy. Większość z nich proponuje pracę
Nowy Rok 2013 niesie za sobą nowelizacje przepisów dotyczących faktur VAT (Broszura fakturowanie z dnia 21 grudnia ). Przepisy wchodzące w życie od 1. stycznia 2013r. jednoznacznie definiują, że fakturę VAT stanowi zarówno dokument wersji papierowej jak i elektronicznej. Istotne jest, by faktury wystawiane w formie elektronicznej przez systemy księgowe lub edytory tekstu zostały udostępnione odbiorcy
Na co dzień każdy z nas korzysta z dziesiątek przykładów elektronicznej akceptacji. Przelewy w bankowości internetowej, odbicie e-karty po wejściu do pracy, tankowanie na stacji benzynowej za pomocą karty flotowej, zakupy internetowe czy choćby samo naciśnięcie „Lubię to” na popularnym portalu internetowym. Ostatnio spotkaliśmy się nawet z zarejestrowaniem obecności dzieci w przedszkolu za pomocą kart
Porządek w archiwum faktur to podstawa w zorganizowanym dziale Księgowości. Zbyt wiele razy dziennie pracownicy działu odszukują faktury w segregatorach by zweryfikować wpływy na konto, wyjaśnić rozbieżności i wątpliwości w dokonywanych płatnościach, nie wspominając o nagłych telefonach z biura szefa z prośbą o „natychmiastową informację” ( w przypadku bardziej wyrozumiałych pracodawców figuruje wersja „niezwłoczną informację”
Zarządzanie korespondencją poprzez elektroniczny obieg dokumentacji to funkcja szczególnie doceniana poprzez sekretariat/kancelarię. Jednak nie tylko te działy wymagają powyższej funkcji do sprawnej organizacji pracy. Postaram się przedstawić temat zarządzania korespondencją papierową z punktu widzenia  sekretariatu, oraz korespondencją elektroniczną z punktu widzenia, na przykład, działu obsługi klienta, gdzie korespondencję elektroniczną dodatkowo podzielimy na e-mail oraz elektroniczny
Dokumentacja kadrowa jest  bazą dokumentów, która nieustannie się zmienia, z roku na rok przyrasta w tempie geometrycznym, a jej zarządzanie wiąże się dodatkowo z kontrolą kompletności i aktualności poszczególnych dokumentów pracowniczych. W dużej firmie obraca się dziennie setkami, a nawet tysiącami dokumentów kadrowych. Codzienne administrowanie dokumentacją opiera się na wymianie korespondencji i dokumentów w różnej

Akceptacja faktur kosztowych

Akceptacja faktur kosztowych jest procesem obecnym w każdej firmie. Może on przyjąć najrozmaitszy scenariusz od najprostszego do najbardziej czasochłonnego i wielopoziomowego obiegu  w zależności od: poziomu rozbudowania firmy o różnorodne działy, ilości pracowników, poziomu i jakości organizacji procesów obiegu dokumentów w firmie. Im dłuższa droga do przebycia dla faktury, im więcej osób zaangażowanych w jej
Uprawnienia w systemach obiegu dokumentów Uprawnienia w systemie archiwum i obiegu dokumentów to jeden z głównych problemów, jaki spotyka organizacje wdrażające tego typu systemy. Dokumenty oraz pracownicy to dwa istotne z punktu widzenia organizacji czynniki często decydujące o sile przedsiębiorstwa czy nawet pozycji na rynku. Z tego powodu powiązanie dokument – pracownik, wyznaczenie osób odpowiedzialnych
Rola skanerów w elektronicznym archiwum dokumentów Gdy mówimy o elektronicznym archiwum, zazwyczaj myślimy o archiwizacji dokumentów i plików w formacie cyfrowym – takich jak np. Word, Excel, PDF. Prawdziwym zyskiem z użytkowania oprogramowania archiwum elektronicznego jest cyfryzacja dokumentów papierowych. I tu pojawia się problem jak takie dokumenty przekonwertować do postaci elektronicznej – czyli do obrazka.
Jest to pytanie, które jako pierwsze powinno zostać zadane, a odpowiedź na nie warunkuje kolejne etapy wdrożenia elektronicznego archiwum. Każde wdrożenie powinno zostać poprzedzone wnikliwą i dokładną analizą przebiegającą na trzech podstawowych płaszczyznach: analizą potrzeb, analizą potencjalnych zysków (ekonomicznych, czasowych, pracochłonności), oraz analizą samego wdrożenia, jego zakresu i potrzebnych zasobów. Analiza potrzeb Jako pierwszym powinniśmy się
TOP