Integracja systemów IT

Rozwój każdego przedsiębiorstwa od momentu jego powstania wygląda podobnie w jego początkowej fazie. Gdy jednak organizacja jest już na tyle dojrzała, że zaczyna wspierać się rozwiązaniami IT zaczyna on odzwierciedlać jej specyfikę.

Jednym z pierwszych systemów jaki implementuje się w organizacji jest system finansowo-księgowy lub ERP. Trudno wyobrazić sobie firmę, która od pewnego momentu mogłaby funkcjonować z zewnętrzną księgowością. Kolejne kroki w zakresie informatyzacji są jednak bardzo różne. W zależności od branży wybierane są dedykowane rozwiązania, czasem tworzone wewnętrznie, czasem przez dostawców z zewnątrz. Rozwiązania CRM, Call-Center, HR czy MRP stanowią ważny element realizujący kluczowe dla przedsiębiorstwa zagadnienia.

Rzadko kiedy zdarza się jednak aby systemy te komunikowały ze sobą, pozostawiając przepływ informacji w rękach pracowników wspomaganych pakietem Office. Doprowadza to do sytuacji, w której wysoce efektywne systemy uzależnione są od krążących po organizacji zestawień w Excelu, szablonów Word i wiadomości e-mail.

Pomijając czas jaki poświęcany jest na przepisywanie tych informacji pomiędzy mailami, raportami i systemami na ścieżce tej powstają zwykłe błędy, których konsekwencje odczuwane są w wyniku finansowym a w niektórych branżach również odpowiedzialności przedsiębiorstwa.

Integracja tych systemów nigdy nie jest rzeczą łatwą. Prawidłowo przeprowadzona daje jednak odczuwalne korzyści zarówno w najprostszych procesach jak i tych kluczowych dla organizacji.

Najczęściej wdrażane integracje w takich przypadkach to:

• Wymiana informacji pomiędzy ERP a CRM: informacje o zawartej umowie, płatnościach, reklamacjach.
• Przepływ dokumentu z procesu akceptacji do ERP: wprowadzenie faktury wraz z dekretacją do bufora księgowego
• Raportowanie w czasie rzeczywistym i projektowanie przepływów finansowych: połączenie raportu z systemu księgowego z procesem akceptacji daje obraz uwzględniający koszty które nie zostały jeszcze zaksięgowane.
• Połączenie systemu rejestracji czasu pracy (RCP) z systemem rozliczeniowym