Setki firm z całej Polski wybrało nasze rozwiązania
WORKFLOW
Fazy życia procesu biznesowego
Główną cechą charakterystyczną każdego procesu biznesowego jest podzielenie go na poszczególne fazy. Niestety nie jest tak, jak wielu mogłoby się wydawać, raz zaprojektowany i wdrożony proces nie rozwiąże danego problemu na zawsze. Wraz z rozwojem organizacji, takie procesy często muszą być również rozbudowywane, a przede wszystkim monitorowane. W przypadku użycia systemu workflow staje się to niezwykle proste.
Niestety, proces pozostawiony samemu sobie, szybko stanie się nieaktualny i narazi firmę na straty. Odpowiedni system pozwoli na uniknięcie takich sytuacji, a tym samym umożliwi łatwą kontrolę nad wszystkimi fazami życia procesu.
Projektowanie i modelowanie
W pierwszym etapie proces zostaje zaprojektowany, tak aby skutecznie wykonywał dane zadanie. Projekt przedstawia przepływ procesu, obowiązujące w nim procedury oraz czynniki wpływające na jego przebieg i czas trwania. Mimo że procesy w różnych przedsiębiorstwach często wyglądają podobnie i można byłoby użyć gotowego szablonu dla danego procesu, to jednak należy mieć na uwadze, że procesy różnią się ze względu na przepływ informacji między danymi pracownikami, jak i systemami. Przepisy prawne, zmiany rynku czy konkurencji, również mają ogromny wpływ na projekt danego procesu. Po ukończeniu projektu następuje modelowanie, co oznacza tworzenie formalnego opisu procesu.
Wykonanie
Druga faza procesu biznesowego, to jego wykonanie. W dobie dzisiejszej technologii większość procesów zostaje przynajmniej częściowo zautomatyzowana, aby ułatwić jego przebieg, skrócić czas jego wykonania oraz zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu. Jeśli to możliwe, cały proces powinien zostać zautomatyzowany, aby zmaksymalizować jego efektywność. Ten etap to ostatni moment na wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. Dzięki dobraniu odpowiedniego systemu, jak na przykład, system workflow, krok ten w przyszłości będzie mógł zostać pominięty. Jeden system workflow może objąć wiele procesów biznesowych we wszystkich działach organizacji.
Realizacja
W kolejnym etapie dochodzi do regularnej realizacji procesu.
Monitorowanie
Czwarta faza procesu polega na zbieraniu informacji dotyczących jego przebiegu. Zebrane dane będą odzwierciedlały tylko jeden wybrany proces, np. opisując liczbę wykonanych procesów w danym czasie, czy pojawiające się w nim problemy. Stałe monitorowanie jest niezwykle ważne, ponieważ pozwala na szybkie wykrycie błędu oraz dostrzeżenie elementów, które mogłyby zostać ulepszone w przyszłości.
Optymalizacja
Ostatnim etapem jest analiza zebranych danych, na których podstawie można zlokalizować tzw. „wąskie gardła”, które wymagają optymalizacji, czy też dostrzec możliwości redukcji kosztów procesu. Wyniki analizy mogą następnie posłużyć podczas pierwszej fazy kolejnego procesu, czyli projektowania i modelowania.
Obserwacja, analiza i wyciągnięcie wniosków z każdego z podanych etapów, pozytywnie wpłynie na wzrost efektywności pracy oraz rozwój organizacji.
Jakie korzyści może przynieść sama digitalizacja?
- Po pierwsze, digitalizacja osiągnięta dzięki wdrożeniu workflow, daje kontrolę nad przebiegiem wszystkich procesów w firmie poprzez pracę w systemie. To znaczy — wszystkie akceptacje dokumentów, zadań, zmiany dotyczące wydanych poleceń oraz odmowy, mogą odbywać się elektronicznie za pomocą tylko kilku kliknięć. Zwiększa to kontrolę zarządu nad przebiegiem wykonywanych przez pracowników zadań oraz efektywność pracy w całej firmie.
- Kolejna korzyść, to fakt, że możliwe staje się wykazanie, kto w zespole pracuje najefektywniej i które zadania zajmują pracownikom najwięcej czasu.
- Ponadto dzięki workflow i digitalizacji, możliwe jest wychwycenie błędów, które wpływają na straty w budżecie, takie jak opóźnienia wpłat, wykonania płatności, akceptację wniosków itp. Z drugiej strony, workflow usprawnia również widoczność zysków i generowania raportów, które wykorzystują informacje z zintegrowanych dzięki systemowi działów organizacji.
- Kolejną kluczową korzyścią jest wpływ na regeneracje biznesu. Każdy proces stworzony w workflow jest archiwizowany i udostępniany do późniejszej analizy. Oznacza to, że praca nad efektywnością przebiegu tych procesów staje się łatwiejsza. Co więcej, procesy są skalowalne, więc proces zdefiniowany raz może być wielokrotnie powtarzany, jak również może być wielokrotnie poprawiany i testowany.
- Mogłoby się wydawać, że pracownicy niższych szczebli, nie podejdą do digitalizacji entuzjastycznie. Aczkolwiek, workflow może zwiększyć poczucie pewności oraz bezpieczeństwa pracowników. A to dlatego, że po wdrożeniu systemu workflow pracownicy nie będą musieli już przepisywać danych ręcznie, z systemu do systemu, z e-maila do systemu, czy z dokumentu w wersji papierowej do systemu. W rezultacie ich obawy przed popełnieniem błędu i poniesieniem z tego powodu konsekwencji lub – co gorsza – poniesienie zbiorowej odpowiedzialności za wykonanie zadania zostaną zminimalizowane.
- Dodatkowo, system workflow umożliwia obsługę i tworzenie procesów pracownikom spoza działu IT. Zarówno poruszanie się po platformie, jak i tworzenie i edytowanie procesów w systemie workflow jest niezwykle proste i może zostać wykonane przez każdą upoważnioną osobę. Wpływa to, nie tylko na skrócenie czasu oczekiwania na serwis firmy wdrażającej bądź informatyka, ale również koszty utrzymania
- Platforma digitalizacji pozwala na wgląd, obserwację i działanie w wielu działach organizacji równocześnie, co przyspiesza wymianę informacji i wpływa na tempo podejmowania decyzji. Wyżej wspomniane raporty, mogą być generowane w dowolnym momencie, gwarantując przejrzystość krążących w firmie informacji.
- Co więcej, wdrożenie platformy workflow pozwoli na sprawne, tanie i efektywne szkolenie nowych pracowników. Jest to w szczególności ważną zaletą w przedsiębiorstwach z dużą rotacją pracowników.
Case Study – Rentis S.A.
Czym jest Jobrouter?
JobRouter to jeden z czołowych i renomowanych systemów workflow wdrażanych w całej Europie. System został stworzony przez JobRouter A.G, niemiecką firmę założoną w 1994 roku, której siedziba mieści się w Manheim, a jej oddziały w Casablance, Instambule i Warszawie. e-MSI jest partnerem JobRouter A.G i od lat z sukcesem wdraża systemy workflow w Polsce. O wykonanych projektach i firmach, które używają systemu JobRouter przeczytacie w naszym portfolio.
Zmiany w polskim prawie, jak odpowiada nowym potrzebom JobRouter?
– E-doręczenia
E-doręczenia zmieniają obszar administracyjny działania polskich firm. Spacery na pocztę i do urzędów związane z doręczaniem i odbieraniem listów poleconych zostają zastąpione przez paltformę do e-doręczeń. Zgodnie z ustawą, do 2025 roku państwowym operatorem usług e-Doręczenia będzie Poczta Polska. Platforma Envelo należącą do Poczty Polskiej spełnia wymagania unijnego rozporzadzenia eIDAS.
Platforma oferowana przez Pocztę Polską może być dla wielu wygodnym rozwiązaniem. Problem pojawia się w przypadku dużych podmiotów niepublicznych, które otrzymują 15 razy mniej miejsca na platformie w porównaniu do podmiotów publicznych (1GB w porównaniu do 15GB).
Dlatego Polski rząd zgodził się, aby firmy korzystały z alternatywnego rozwiązania w postaci systemów workflow, które zostaną poprawnie zintegrowane z platformą Envelo.
System JobRouter został zintegrowany z Envelo. Proces workflow w tym wypadku wyklucza potrzebe sprawdzania skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej i komunikacji za pomocą publicznej platformy. Jak to działa? Każda wiadomość i komunikat w Envelo automatycznie uruchamia proces w systemie JobRouter. JobRouter będąc systemem wewnętrznym jest zintegrowany z wieloma obszarami działania firmy, dlatego e-doręczenia stają się zwyczajnymi powiadomieniami w skrzynkach odbiorczych przypisanych do procesu użytkowników. Procesy workflow działają również w drugą stronę i wiadomości zaadresowane do organów publicznych mogą być wysyłane poprzez system JobRouter.
W przypadku dużych firm, jest to niezwykle pomocne rozwiązanie, wykluczające potrzebę dodawania pracownikom nowych obowiązków kontroli dodatkowej zewnętrznej platformy. Więcej na temat e-doręczeń dowiesz się tutaj, jeśli masz jakieś pytania, nie zwlekaj i skontaktuj się z nami.