Pojęcie pracy zdalnej stało się bliższe przedsiębiorstwom już trzy lata temu, po wybuchu pandemii Coronavirusa, kiedy firmy ze wzgledu na bezpieczeństwo pracowników  zmuszone były do wprowadzenia wielu zmian organizacyjnych, w tym zmiany modelu pracy na zdalny lub hybrydowy.

1 grudnia 2022 r. Sejm przyjął nowelizację Kodeksu pracy, regulującą zasady wykonywania pracy zdalnej. Nowe przepisy wprowadzają na stałe możliwość wykonywania pracy zdalnej oraz porządkują zasady jej wykonywania. 

Ustawa w sposób jasny określa wymagania wobec pracodawców, narzucając im jednocześnie konieczność wprowadzenia ogromu dokumentów wewnętrznych w postaci oświadczeń, procedur oraz regulaminów.

Czego dotyczą procedowane zmiany i jak przygotować na nie przedsiębiorstwo? 

Praca zdalna w świetle przepisów

W Kodeksie Pracy jest to pojęcie zupełnie nowe. Pomimo tego, że już od kilku lat przepisy w części regulowały zasady “home office” do tej pory stosowana była terminologia “telepracy”. Aktualnie ma się to zmienić a  praca zdalna będzie regulowana na podstawie projektowanego art. 67(19) § 3 pkt 1 K.p.

Zgodnie z uchwalonym przez Sejm projektem przepisy mają obowiązywać od 1 marca 2023 roku, co daje pracodawcom przestrzeń czasową do przygotowania się na nadchodzące zmiany. 

Czego konkretnie mają dotyczyć zmiany, jakie obowiązki nakłada Ustawa na pracodawców i pracowników ?

Przesłanki do wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja Kodeksu Pracy wprowadza obowiązek określenia jasnych zapisów regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej lub częściowo zdalnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. 

Regulacje te będą mogły zostać wprowadzone zarówno na etapie podpisywania umowy o pracę jak i w trakcie trwania zatrudnienia pracownika, w formie:

• porozumienia z zakładową organizacją związkową
• regulaminu skonsultowanego z przedstawicielami pracowników 
• porozumienia dotyczącego konkretnego pracownika. 

Wykonywanie pracy zdalnej ma być możliwe zarówno z inicjatywy pracodawcy jak i na wniosek pracownika, każdorazowo złożony  w postaci papierowej lub elektronicznej. 

W określonych warunkach, wśród których wymienione zostały:  czas trwania stanu nadzwyczajnego, stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii oraz przez 3 miesiące od ich odwołani oraz okres, kiedy z powodu siły wyższej pracodawca nie będzie mógł zapewnić warunków pracy zgodnych z zasadami BHP, pracodawca będzie mógł nakazać pracownikowi  wykonywanie pracy z domu (po złożeniu stosownego oświadczenia odnośnie posiadania stosownych warunków lokalowych). 

Co do zasady pracownikowi nie będzie można również odmówić pracy zdalnej w przypadku gdy: ma dziecko do lat 4,- opiekuje się osobą z niepełnosprawnością lub jest w ciąży.

W przypadku podjęcia pracy zdalnej zgodnie z art. 6719 § 1 pkt 2 każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, w terminie do 30 dni od dnia złożenia wniosku.

Nowelizacja ustawy wprowadza również całkiem nową formę wykonywania pracy zdalnej – okazjonalną. Z wnioskiem wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik, zaś wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym.

Obowiązki wobec pracowników

Ustawa jasno wskazuje, iż praca zdalna będzie wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (pisemnie lub elektronicznie) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Pracodawca zobligowany będzie zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Ponadto pracodawca będzie miał obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. 

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą bądź ryczałt, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Niezwykle istotną kwestią jest również wprowadzenie procedur ochrony danych osobowych oraz procedur BHP w kontekście pracy zdalnej wraz ze stosownymi szkoleniami w tym zakresie.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej będzie uzależnione od złożenia przez pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. 

Powyższe zmiany nałożą na pracodawców konieczność opracowania i wprowadzenia wielu nowych dokumentów, które wymagać mogą od przedsiębiorców dużych nakładów czasowych oraz kadrowych. Jednocześnie wzajemne przesyłanie dokumentów w formie papierowej pomiędzy pracownikiem wykonującym pracę zdalnie wiąże się z ryzykiem zgubienia dokumentu oraz dodatkowymi kosztami obsługi przesyłek.

Ustawodawca wychodząc naprzeciw organizacjom dał możliwość ich procedowania w formie elektronicznej. 
Odpowiednie przygotowanie formularzy elektronicznych wraz ze ścieżkami akceptacji oraz możliwością złożenia podpisu w formie elektronicznej jest najbardziej optymalnym sposobem na szybkie oraz bezproblemowe przygotowanie organizacji do powyższych wymagań. 

Już niedługo opiszemy jak wdrożenie JobRouter może wesprzeć firmy, funkcjonujące w środowisku zdalnym i hybrydowym.