Setki firm z całej Polski wybrało nasze rozwiązania
JobRouter®- Document Management System
JobRouter to kompleksowy system do automatyzacji procesów biznesowych, któremu zaufało już ponad 1000 firm na całym świecie. Jako czołowy partner firmy JobRouter, od lat wdrażamy system na polskim rynku, dostarczając najwyższą jakość usług, co potwierdzają zdobyte przez nas referencje.
Jeśli chcesz zautomatyzować obieg dokumentów w swojej organizacji, JobRouter jest do tego idealnym rozwiązaniem. JobRouter wdrożony jako rozwiązanie Document Management System cechuje elastyczność, wszechstronność, niezliczone możliwości integracji oraz łatwość obsługi.
Czym jest system zarządzania dokumentami DMS (Document Management System)?
DMS – (z ang. Document Management System) System do zarządzania dokumentami w organizacji. DMS jest wykorzystywany do obiegu i przetwarzania dokumentów, w tym ich edycji, przesyłania, odbierania i archiwizowania. Systemy DMS mogą być wyposażone w dodatkowe funkcje, np. technologię OCR do automatycznego rozpoznawania treści na dokumentach. Głównymi celami wdrożenia systemu DMS jest redukcja kosztów, zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu oraz zwiększenie efektywności pracy w organizacji.
W jakich branżach i działach sprawdzi się system DMS?
- Administracja
- Handeł i usługi
- Księgowość
- Produkcja
- Biura rachunkowe
- Sektor publiczny
- Automotive
- Logistyka i Transport
Lista jest długa, a są to tylko przykłady – tak naprawdę z Systemu DMS może korzystać każdy dział i branża, która przetwarza dużą ilość dokumentów, faktur czy korespondencji. Dobry System DMS to taki, który można dostosować do charakterystyki i struktury Twojej organizacji.
Najważniejsze korzyści ze wdrożenia systemu DMS
1. Możliwość przechowywania dokumentów z różnych źródeł w jednym miejscu
Elektroniczne archiwum w Document Management System umożliwia przechowywanie w jednym miejscu plików pochodzących z różnych źródeł. Nie ma znaczenia, czy mamy do czynienia z dokumentem papierowym, przesłanym mailem czy przechowywanym na dyskach sieciowych – może on zostać zaimportowany do systemu zarządzania dokumentami, a następnie udostępniony każdemu użytkownikowi posiadającemu odpowiednie uprawnienia. Nie będziecie musieli nosić ze sobą niezliczonych segregatorów lub przesyłać dokumentów pocztą pracownikom znajdującym się w innych biurach lub pracujących w terenie, ponieważ wszystkie pliki będzie można bezpiecznie przeglądać w systemie DMS z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia z dostępem do sieci. Ponadto każdy z pracowników będzie miał dostęp do najnowszej wersji dokumentu.
2. Automatyzacja powtarzalnych i nużących czynności
Gdy pracowników pochłaniają drobne, powtarzalne zadania, wciąż brakuje im odpowiedniej ilości czasu na naprawdę ważną pracę, twórczą i wymagającą koncentracji. Ponadto, tego rodzaju obowiązki często wywołują znudzenie i są demotywujące. Systemy DMS pozwalają na zminimalizowanie liczby tego rodzaju zadań. Skanowane lub importowane ze skrzynek pocztowych dokumenty można automatycznie zarchiwizować i przypisać do różnych klas (np. “Faktury”, “Dokumenty rekrutacyjne”) w systemie DMS. Kiedy system zarządzania dokumentami rozpozna dokument z danej klasy, może dokonać jego wstępnego opisu zgodnie z wprowadzonymi wcześniej kryteriami lub rozpocząć zdefiniowany wcześniej proces (np. wysłać odpowiedniemu pracownikowi powiadomienie o pojawieniu się w systemie dms wniosku, który musi zostać przez niego zaakceptowany).
Wiele obaw budzi w szczególności konieczność skanowania wszystkich dokumentów do systemu dms. Tutaj jednak również mamy dobrą wiadomość – ten proces także można częściowo zautomatyzować. Dzięki naklejeniu na pierwszej stronie dokumentu specjalnego kodu kreskowego systemy dms mogą rozpoznawać kolejne dokumenty i podzielić skan na osobne pliki (uznając strony bez kodu kreskowego za kolejne strony tego samego dokumentu). Po naklejeniu kodów kreskowych można umieścić cały plik dokumentów w skanerze, a następnie zająć się bardziej wymagającymi zadaniami (lub po prostu nareszcie zrobić sobie prawdziwą przerwę podnosząc efektywność kolejnych godzin pracy).
3. Wygodne i szybkie wyszukiwanie oraz przeszukiwanie dokumentów
Osoby pracującej z dużą ilością dokumentów doskonale wiedzą, jak wiele czasu poświęcają na ich poszukiwanie – w teczkach i segregatorach, załącznikach do maili i na dyskach komputerów. Dzięki elektronicznemu archiwum już nigdy nie zdarzy się sytuacja, gdy dokument, który widzieliśmy jeszcze dwa dni wcześniej, nagle “zniknął”. Dokumenty można wyszukiwać w Document Management System zarówno w oparciu o ich opis, jak i treść, więc informacje łatwo można odnaleźć nawet wtedy, gdy nie jesteśmy pewni, w którym dokumencie się znajdowała. Ponadto, z dokumentu w tym samym czasie może korzystać kilka uprawnionych osób i możemy być pewni, że nie zaginie on przez to w stosach papierów na czyimś biurku.
System zarządzania dokumentami ułatwia również pracę wtedy, gdy musimy odnaleźć dokument zarchiwizowany kilka miesięcy lub nawet lat wcześniej. Odnalezienie faktury sprzed dwóch lat w segregatorach, aby np. zgłosić reklamację laptopa objętego jeszcze gwarancją, zajęłoby mnóstwo czasu. Natomiast w elektronicznym archiwum systemu DMS dzięki wbudowanej funkcji OCR (Optical Character Recognition – mechanizm rozpoznawania tekstu) faktura zostanie odnaleziona w kilka sekund – wystarczy wpisać do wyszukiwarki model komputera.
4. Łatwa dostępność i funkcjonalność dokumentów umieszczonych w archiwum DMS
W odróżnieniu od innych form przechowywania danych, jednorazowe wprowadzenie dokumentu do elektronicznego archiwum systemu DMS umożliwia:
- dostęp do niego różnym osobom zgodnie z ich uprawnieniami
- rozpoczęcie kilku procesów lub wykorzystanie go przez inne systemy
Gdy system DMS rozpozna zaimportowany dokument (np. fakturę), prześle informacje do odpowiednich pracowników tych działów, które ich potrzebują. Co więcej, informacje te mogą być spersonalizowane – pracownik otrzymuje tylko te dane z faktury, które są mu potrzebne, przez co łatwiej jest mu się na nich skoncentrować i podjąć decyzję lub dostrzec ewentualne błędy. Dane mogą również zostać wyeksportowane do innych systemów, oszczędzając czas pracowników, którzy do tej pory musieli kilkukrotnie wprowadzać te same informacje.
Wdrożenie systemu DMS – jak zacząć?
Pierwszym krokiem do wprowadzenia w firmie elektronicznego obiegu dokumentów jest stworzenie elektronicznego archiwum i import dokumentów do systemu zarządzania dokumentami typu DMS. Na tym etapie pojawia się wiele wątpliwości związanych z czasochłonnością tego procesu i obaw o to, że włożony wysiłek nie przyniesie wymiernych rezultatów. Kluczem jest wybór odpowiedniego systemu DMS. Dlatego warto wybrać system, któremu zaufały już dziesiątki firm o podobnej charakterystyce do Twojej organizacji. Takim systemem prawdopodobnie jest JobRouter.
JobRouter to system któremu zaufały setki firm na całym świecie z wielu branż.
JobRouter posiada wszystkie cechy systemu DMS i pozwala na automatyzacje nawet najbardziej skomplikowanego obiegu dokumentów. Ponadto, system nie ogranicza się tylko do funkcji systemu DMS, a może zostać rozbudowany również o inne procesy workflow.
Dowiedz się więcej o automatyzacji obiegu dokumentów u naszych klientów.
Aby dowiedzieć się więcej na temat korzyści płynących z wdrożenia systemu JobRouter, zapraszamy do kontaktu poprzez formularze na stronie, lub bezpośrednio na maila oferty@e-msi.pl