Każdy z nich może być odpowiedni dla innych dokumentów i innego poziomu ryzyka. Podpisu elektronicznego nie można pozbawić skutku prawnego wyłącznie dlatego, że ma formę elektroniczną. Jednocześnie tylko podpis kwalifikowany ma w całej Unii Europejskiej skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Dzięki temu podpisanie dokumentu nie jest osobną czynnością wykonywaną poza systemem. Staje się kontrolowanym etapem procesu biznesowego.
Prosty podpis elektroniczny
Prosty podpis elektroniczny jest podstawową formą elektronicznego potwierdzenia woli lub wykonania czynności. Może to być między innymi:
Prosty podpis elektroniczny sprawdza się przede wszystkim w procesach o niewielkim ryzyku prawnym, takich jak wewnętrzne akceptacje, wnioski urlopowe, zatwierdzenie faktury czy potwierdzenie odbioru.
Ma jednak niższą wartość dowodową niż podpis zaawansowany lub kwalifikowany. JobRouter również wskazuje, że powinien być wykorzystywany głównie w procesach o niskim ryzyku prawnym.
Zaawansowany podpis elektroniczny
Zaawansowany podpis elektroniczny pozwala zidentyfikować osobę podpisującą oraz zweryfikować, czy dokument nie został zmieniony po złożeniu podpisu.
W porównaniu z podpisem prostym zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, identyfikacji i wartości dowodowej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najwyższym poziomem podpisu przewidzianym przez eIDAS. To zaawansowany podpis elektroniczny:
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma w całej Unii Europejskiej taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. Może być stosowany przy dokumentach, dla których wymagana jest forma równoważna formie pisemnej.
Podpis na ekranie urządzenia mobilnego
Sprawdza się przy potwierdzeniu odbioru paczki, sprzętu, samochodu, wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
Prosty podpis elektroniczny
Może być stosowany przy wewnętrznych akceptacjach, wnioskach, zatwierdzeniach i procesach o niskim ryzyku.
Zaawansowany podpis elektroniczny
Jest odpowiedni wtedy, gdy ważna jest identyfikacja podpisującego oraz możliwość wykrycia zmian w podpisanym dokumencie.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Powinien być stosowany, gdy przepisy lub charakter czynności wymagają formy równoważnej podpisowi własnoręcznemu albo organizacja potrzebuje najwyższego poziomu pewności prawnej.
JobRouter® Sign umożliwia obsługę:
Osoba zewnętrzna nie musi mieć konta użytkownika w JobRouter®. Może zostać włączona do procesu za pośrednictwem wiadomości e-mail. W przypadku zastosowania uwierzytelniania dwuskładnikowego potrzebny jest także numer telefonu komórkowego.
Do obsługi prostego, zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu wystarczy JobRouter® Sign, ale dodatkowe moduły mogą być potrzebne do generowania, prezentowania i archiwizowania dokumentów.
JobPDF
Pozwala automatycznie generować dokumenty PDF przeznaczone do podpisania.
JobViewer 2
Umożliwia umieszczanie pól podpisu w odpowiednich miejscach dokumentu PDF.
JobArchive
Służy do archiwizacji podpisanych dokumentów i dokumentacji procesu.
Aplikacja mObywatel umożliwia bezpłatne podpisanie do pięciu dokumentów miesięcznie podpisem kwalifikowanym. Usługa jest przeznaczona do spraw prywatnych, niezwiązanych z działalnością zawodową użytkownika.
Podpis kwalifikowany złożony przy użyciu tej usługi jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Może zostać wykorzystany np. przez pracownika do podpisania własnej umowy o pracę.
Bezpłatna usługa nie jest jednak przeznaczona do podpisywania dokumentów w imieniu pracodawcy, spółki lub innej organizacji. W takim przypadku potrzebne jest firmowe rozwiązanie do obsługi podpisu kwalifikowanego.
JobRouter wymienia HR, zakupy, zarządzanie jakością oraz serwis i wsparcie jako typowe obszary wykorzystania podpisu elektronicznego.
Informacje o podpisujących, działaniach i statusach pozostają częścią historii procesu.
- przygotować dokument z szablonu
- pobrać dane z ERP, CRM lub systemu HR
- wyznaczyć właściwe osoby podpisujące
- wysłać przypomnienie
- kontrolować terminy
- obsłużyć kilka podpisów
- zarchiwizować podpisany dokument
- uruchomić dalsze działania biznesowe
Dzięki temu podpis elektroniczny nie jest osobnym narzędziem, ale częścią kompletnego procesu.
Dlaczego e-MSI?
e-MSI wdraża elektroniczny obieg dokumentów, workflow i automatyzację procesów biznesowych w oparciu o platformę JobRouter®.
Projektujemy proces podpisu jako część całego cyklu życia dokumentu – od jego utworzenia, przez weryfikację i podpisanie, aż po archiwizację i realizację kolejnych czynności.
Wdrożenie może obejmować:
- analizę dokumentów i wymagań prawnych
- dobór odpowiedniego rodzaju podpisu
- zaprojektowanie workflow
- integrację z systemami firmowymi
- uruchomienie podpisu dla osób zewnętrznych
- automatyczne generowanie dokumentów
- archiwizację
- raportowanie statusów i terminów
FAQ – Podpis elektroniczny
Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące podpisu elektronicznego.
