Kontakt

Podpis elektroniczny dokumentu

e-Podpis z JobRouter® Sign

Podejmij się następnego kroku w digitalizacji swojej firmy! Składaj podpisy cyfrowe- prosto, bezpiecznie i zgodnie z prawem, dzięki integracji Namirial eSignAnywhere z platformą JobRouter®.

projekt bez nazwy

Setki firm z całej Polski wybrało nasze rozwiązania

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny w JobRouter

Bezpieczne podpisywanie dokumentów
z JobRouter® Sign

Moduł JobSign w systemie JobRouter pozwala na bezpieczne i wygodne podpisywanie dokumentów, które przede wszystkim jest zgodne z prawem. Dokumenty podpisane w systemie są ostemplowane pieczęcią elektroniczną JobRouter, która potwierdza autentyczność dokumentu i fakt, że został on podpisany w systemie JobRouter. Dodatkowo, pieczęć systemu gwarantuje również integralność dokumentu, dzięki czemu dokument może zostać podpisany przez różne osoby, lecz żadna z nich nie może go edytować.

E-book

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o podpisie elektronicznym i poznać aspekty prawne w tym zakresie, to zachęcamy do pobrania krótkiego ebooka informacyjnego.

reklama linkedin podpis 2 2

Podpis elektroniczny jako część procesów w JobRouter

JobRouter Sign to nie tylko sam podpis elektroniczny. Moduł pozwala na składanie podpisu z każdego poziomu procesu i rozpoczynanie kolejnych procesów w ramach przetwarzania podpisu.

Podpis elektroniczny może być integrowany w zarówno już istniejące, jak i nowe procesy w systemie, na przykład w procesy obiegu umów. W tym przypadku użytkownik JobRouter wysyła umowę do podpisania, wprowadzając imię, nazwisko oraz adres e-mail adresata umowy. Następnie, adresat otrzymuje mailowo instrukcję i adres URL, który pozwoli mu na podpisanie dokumentu.

Podpis elektroniczny

JobRouter® Sign zmienia sposób, w jaki prowadzisz interesy i finalizujesz transakcje

Zalety JobRouter Sign

Przedstawiony sposób podpisywania dokumentów to przede wszystkim zaoszczędzony czas i pieniądze w budżecie firmy, związane z przesyłaniem dokumentów drogą pocztową i kurierem, a także:

Zgodne z prawem

archiwizowanie dokumentów dzięki certyfikacji zaufanego dostawcy usług.

Tworzenie szablonów dokumentów,

do których użytkownik systemu musi podać jedynie dane adresata dokumentu.

Szybkie podpisywanie dokumentów

z każdego urządzenia z dostępem do internetu i przeglądarką internetową.

Zwiększona produktywność

i satysfakcja pracowników dzięki zoptymalizowanemu przepływowi informacji w pracy nad dokumentami.

Zmniejszenie ryzyka biznesowego

– szybciej przebiegające procesy

Zwiększona przejrzystość

statusu dokumentu.

Podpis elektroniczny

Pełna moc prawna

Dokumenty podpisane w systemie JobRouter mogą być dowodem w sprawach sądowych.

Bezpieczne podpisy cyfrowe

Podpis elektroniczny na większości dokumentów ma taką samą wartość prawną jak podpis odręczny.

Przykładowe zastosowanie podpisów elektronicznych

Wdrażanie pracowników

Nowy pracownik musi podpisać takie dokumenty jak: umowa o pracę, umowa o poufności, instrukcje BHP, umowa o użytkowanie samochodu służbowego.
Obecnie, wiele firm rekrutuje pracowników do pracy zdalnej i podpisanie tych dokumentów w miejscu, gdzie znajduje się siedziba firmy, nie jest możliwe.

Umowy poufności

Współpraca biznesowa często wymaga zawarcia umów o zachowaniu poufności. Dzięki JobRouter Sign podpisywanie tego typu umów jest możliwe w ramach procesu. Taka umowa jest automatycznie archiwizowana w systemie.

Umowy serwisowe

W JobRouter umowy serwisowe mogą zostać umieszczone w procesie rozpoczynającym się we wcześniej zdefiniowanym w kalendarzu dniu.

Z JobRouter Sign kontrahenci będą mogli podpisywać umowy serwisowe znacznie szybciej i sprawniej.

Elektroniczne podpisywanie dokumentów – wygoda dla obu stron

Podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest uregulowane prawnie przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w rozporządzeniu eIDAS. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone z dokumentem oraz to, że podpisujący świadomie użyli swoich danych przy podpisywaniu dokumentu. Podpis elektroniczny musi składać się z co najmniej imienia, nazwiska, adresu e-mail oraz adresu IP sieci, z której dany odbiorca połączył się z Internetem podczas podpisywania dokumentu.

„Cel Projektu, którym było wdrożenie w PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. narzędzia informatycznego wspierającego automatyzację procesu ocen okresowych i premiowania pracowników Spółki – został osiągnięty. System
informatyczny, który został wdrożony, pozwala na znaczące ułatwienie przeprowadzenia procesu oceny dla pracowników i menedżerów.

Dodatkowo ogranicza czas poświęcony przez menedżerów na realizację procesu oceny podległych pracowników. Wdrożenie systemu zapewnia także lepszy dostęp do informacji (zestawienia, raporty, analiza wyników w czasie).”

Aneta Zgorzelska
Dyrektor Zarządzania
Kapitałem Ludzkim

Podpis elektroniczny

Trzy rodzaje podpisu elektronicznego

Istnieją trzy rodzaje podpisu elektronicznego – podpis zwykły, kwalifikowany oraz zaawansowany.

Podpis zwykły

Podpis zwykły to deklaracja osoby podpisującej się w formie imienia i nazwiska, na przykład pod oświadczeniem w formie mailowej.

Podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany to najbardziej powszechny podpis elektroniczny, ponieważ jest równy podpisu odręcznemu. Jest on najczęściej wykorzystywany do podpisywania dokumentów o mocy prawnej. Podpis kwalifikowany wymaga wykorzystania certyfikatu kwalifikowanego, który jest podporządkowany osobie podpisującej się. Dzięki certyfikatowi mamy pewność, że podpis na pewno należy do danej osoby. Podpis taki ma największą moc prawną, natomiast jego używanie wiąże się z potrzebą zakupu podpisu, użycia urządzenia do odczytu kart oraz posiadania karty podobnej do karty kredytowej. Popularność tego typu podpisów poza właścicielami firm i zarządami jest znikoma.

Podpis zaawansowany

Podpis zaawansowany wykorzystuje profil zaufany w systemie dostawcy usługi elektronicznej, profil zaufany w systemie lokalnym lub profil zaufany w systemie ePUAP. Podpis jest indywidualnie przypisywany osobie podpisującej się i nie może zostać sfałszowany. Ponadto, jest powiązany z podpisanym dokumentem w taki sposób, że każda późniejsza zmiana na dokumencie jest rozpoznawalna.

Wersja JobRouter 5.0 i wyższe obsługuje wszystkie trzy powyżej opisane podpisy.

jobrouter3

component 33 – 2@2x

Rozpocznij swoją cyfrową podróż z JobRouter®

Przekształć procesy biznesowe w cyfrowe, zautomatyzowane środowisko z JobRouter®: systemem oferującym niskokodowość, szybkość i elastyczność

Poznaj system JobRouter®

Jakie dokumenty
można podpisywać podpisem elektronicznym?

Umowy z kontrahentami

Umowy o zlecenie, dzieło, pracę

Regulaminy pracy

Dokumenty opisujące zakres obowiązków

Umowy inwestycyjne

Bilanse i kosztorysy

Oferty przetargowe

Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Listy referencyjne

Protokoły zdania i odbioru

Informacje o opłatach i ich zmianach

Przekazanie nieruchomości

PIT-y

Jakich dokumentów nie można podpisywać podpisem elektronicznym?

Oświadczenia woli, które wymaga formy pisemnej (art. 78 Kodeksu cywilnego)

Niektórych dokumentów kadrowych podlegających prawu cywilnemu, takich jak umowy o przekazaniu praw autorskich, umowy o wynalazku pracowniczym lub informacji o prywatności.

Licencja na prawa własności przemysłowej (art. 76 ust. 1, art. 100 ust. 1, art. 118 ust. 1 i art. 163 ust. 1 Prawa własności przemysłowej) lub wyłącznej licencji na prawa autorskie (art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim)

Przeniesienia praw własności przemysłowej (art. 12 ust. 2 Prawa własności przemysłowej) lub przeniesienia praw autorskich (art. 53 us. o prawie autorskim)

Procesy dla każdej przestrzeni biznesowej

Zbuduj cyfrową przyszłość swojej organizacji z nami. Oferujemy zarówno sprawdzone, standardowe rozwiązania, jak i tworzymy unikalne systemy „szyte na miarę” – zawsze dopasowane do Twoich potrzeb, niezależnie od wielkości firmy.

Sprzedaż i obsługa

• CRM – zarządzanie kontaktami i relacjami • Wsparcie sprzedaży • Obsługa reklamacji • Zgłoszenia serwisowe • Call-Center / Helpdesk

Finanse i Księgowość

• Budżetowanie • Zarządzanie projektami • Zarządzanie płynnością • Obieg faktur i zamówień • Akceptacje finansowe • Księgowanie

Produkcja

• Realizacja zleceń • Zarządzanie jakością • Zarządzanie projektami

Podpis elektroniczny

HR

• Rekrutacja • Onboarding • Szkolenia • Urlopy i delegacje • Zwolnienia • Zarządzanie zasobami • Ocena okresowa

Administracja

• Zarządzanie zasobami • Obieg korespondencji • Zamówienia publiczne • Regulaminy wewnętrzne

Zaopatrzenie

• E-zaopatrzenie • przetwarzanie zamówień • przyjmowanie towarów • autoryzacja wydatków • zarządzanie inwentaryzacją • proces zakupu do zapłaty • portal dostawców • portal samoobsługowy

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.