Obieg Dokumentów – JobRouter Abonament

Obieg faktur i korespondencji to procesy odbywające się w każdej firmie niezależnie od jej rozmiaru. JobRouter to system umożliwiający sprawne tworzenie indywidualnie dopasowanych procesów i ich szybką automatyzację. 

W sytuacji, w jakiej znajduje się obecnie gospodarka, dla firm kluczowy jest czas wdrożenia rozwiązań IT, takich jak elektroniczny obieg dokumentów. W związku z tym przygotowaliśmy gotowy szablon procesu do obiegu faktur, umów i korespondencji. Proces działa w chmurze i a jego uruchomienie po zakupie zajmuje tylko jeden dzień.

System JobRouter Abonament obejmuje:

  • Obieg korespondencji przychodzącej z rozróżnieniem na faktury, umowy i inne dokumenty
  • Ścieżkę akceptacji faktur kosztowych wraz z automatycznym OCR, bazą kontrahentów, generowaniem pliku z definicją przelewów
  • Rejestrację korespondencji wychodzącej
  • Elektroniczne archiwum dokumentów
  • Raportowanie

Korzyści korzystania z systemu dla małych i średnich firm:

  • Szybsza akceptacja i księgowanie faktur
  • Funkcja OCR eliminująca potrzebę ręcznego przepisywania danych z faktur do systemu
  • Obniżenie kosztów związanych z obiegiem dokumentacji
  • Digitalizacja procesów, tym samym przygotowanie firmy do pracy zdalnej
  • Dostęp do dokumentacji firmy online
  • Możliwość wglądu upoważnionych osób do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów z dowolnego miejsca z dostępem do internetu
  • Łatwy dostęp do systemu za pomocą przeglądarki internetowej
  • Łatwy w obsłudze interfejs
  • Tworzenie raportów na podstawie przeprocesowanych dokumentów
  • Możliwość umieszczenia systemu zarówno w chmurze, jak i na serwerze firmy
  • Możliwość integracji systemu z systemem

Jak działa JobRouter Abonament?

Szablon jest gotowym narzędziem, obejmującym grupę procesów, które mogą zostać powiązane z każdego rodzaju działalnością. Procesy mogą zostać dostosowane do Państwa potrzeb, jednak licencja ograniczona jest tylko do funkcjonalności faktur, umów i korespondencji. Jakkolwiek wraz z wzrostem firmy, istnieje możliwość zmiany rodzaju licencji i tym samym sposobu współpracy z naszą firmą. Jesteśmy gotowi wprowadzić zmiany do systemu i dopasować go do zmieniających się potrzeb Państwa działalności.

Systemem JobRouter Abonament można objąć nawet do 300 użytkowników.

Na czym polegają automatyzowane procesy?

1. Obieg faktur

  • Faktura jest wysyłana na adres e-mail połączony z systemem w formacie PDF przez kontrahenta lub bezpośrednio ze skanera.
  • Możliwe jest wykorzystanie kodów kreskowych, dzięki którym duży wsad dokumentów dzielony jest na pojedyncze faktury
  • Użytkownik po zalogowaniu do systemu, odbiera fakturę ze skrzynki odbiorczej i rozpoczyna jej wprowadzanie do systemu.
  • Na tym etapie następuje proces OCR faktury. Oznacza to automatyczne rozpoznawanie treści na fakturze. Dane z faktury automatycznie zostają wpisane w pola systemu, a użytkownik ma możliwość weryfikacji i wprowadzenia ewentualnych poprawek.
  • Narzędzie OCR to inteligentne rozwiązanie, które posiada “uczące się” algorytmy. Oznacza to, że w przypadku wprowadzania jakichkolwiek poprawek do rozpoznanych danych, zwiększy się prawdopodobieństwo ich poprawnego odczytania, gdy otrzymana zostanie faktura od tego samego adresata.
  • Przy wprowadzaniu faktury do systemu, użytkownik przydziela osobę  odpowiedzialną za kolejny etap procesu, którym jest opis merytoryczny faktury.
  • W następnym etapie osoba odpowiedzialna za opis merytoryczny dostaje w skrzynce odbiorczej systemu zadanie do wykonania.
  • Opisując fakturę, użytkownik wybiera osobę odpowiedzialną za jej akceptację, do której faktura jest przekazywana w następnym kroku.
  • Osoba upoważniona akceptuje fakturę, lub cofa sugerując poprawki w wykonanych poprzednio krokach.
  • Po akceptacji faktura trafia do księgowości. Możliwy jest eksport danych do systemu księgowego np. do Subiekta czy Optimy
  • System generuje również plik z definicją przelewów do bankowości elektronicznej, co wyklucza potrzebę przepisywania danych z systemu.
  • Zaksięgowana faktura ma automatycznie generowaną metryczkę i umieszczana jest w archiwum dokumentów systemu.
  • System spełnia wymagania prawne i formalne do długoterminowego przechowywania faktur w wersji elektronicznej

2. Obieg Umów

  • Podobnie jak w przypadku faktur, umowa najpierw trafia do skrzynki odbiorczej systemu.
  • Aby wprowadzić dokument do systemu, użytkownik rozpoczyna proces wybierając rodzaj dokumentu.
  • Po opisaniu dokumentu użytkownik wybiera osobę odpowiedzialną za podpisanie umowy.
  • Osoba odpowiedzialna otrzymuje polecenie do wykonania na swoim interfejsie systemu.
  • Zaakceptowana umowa trafia do elektronicznego archiwum dokumentów.

W ten sposób obieg umowy w firmie jest podzielony jedynie na dwie osoby, nie obciążając kancelarii. 

3. Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej

  • Użytkownik wykonuje opis dokumentu, dodając informacje takie jak dane kontrahenta, data oraz osoba odpowiedzialna za dokument.
  • Istnieje możliwość załączenia kopii dokumetu w dowolnej postaci np. skanu lub zdjęcia.
  • Użytkownik wybiera kogo chce powiadomić o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej w systemie.
  • Przesłany formularz trafia wraz z dokumentem do elektronicznego archiwum.
  • System automatycznie tworzy księgę korespondencji

4. Raportowanie

  • Na podstawie przeprocesowanych w systemie dokumentów, upoważniony użytkownik może tworzyć raporty. 

Raporty obejmują takie informacje jak:

  • Bieżące przepływy faktur i płatności (uwzględniając faktury, które jeszcze nie zostały zaksięgowane a są w obiegu)
  • Ilość uruchomionych procesów.
  • Informacje dotyczące wprowadzonych i podpisanych umów
  • Informacje o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej.
  • Czas obiegu dokumentów, jaki obciąża każdego z pracowników.

Ile kosztuje JobRouter Abonament?

Opisana powyżej pełna funkcjonalność JobRouter Abonament dostępna jest w abonamencie miesięcznym. Cena przy długoterminowej umowie zaczyna się już od 990 zł miesięcznie.

Dlaczego JobRouter?

JobRouter to środowisko low-code z którego korzysta ponad 1000 przedsiębiorstw na całym świecie. JobRouter AG to niemiecka firma odpowiedzialna za stworzenie środowiska JobRouter w 2003 roku. Od tego czasu JobRouter AG stworzył sieć partnerów  wdrażających system. e-MSI jest certyfikowanym Premium Partnerem JobRouter, a co za tym idzie – liderem na polskim rynku we wdrażaniu systemu. JobRouter to platforma, która nieustannie się rozwija, dlatego też wychodząc naprzeciw zapytaniom o system stworzyliśmy wersję systemu na abanomanet dla mniejszych firm. Jesteśmy pasjonatami automatyzacji procesów i poszukiwania najefektywniejszych rozwiązań IT. Dlatego doskonale rozumiemy wpływ informatyzacji na gospodarkę i obecne potrzeby digitalizacji każdego rodzaju działalności. Jako firma również chcemy się nieustannie rozwijać i odpowiadać na potrzeby wzrastającej liczbie naszych klientów.

Przetestuj powyższe procesy już dzisiaj w darmowej wersji demo systemu.
Dowiedz się więcej :
Workflow, System BPM
Jak zwiększyć efektywność firmy?
Obieg Dokumentów w Firmie
Jaki system wybrać?
Obieg Faktur
Jak zautomatyzować obsługę faktur kosztowych?
Invoice Data Recognition
Wykorzystanie technologi OCR. Uczący się system do rozczytywania faktur.
Anonimizacja Dokumentów
Automatyzacja anonimizacji i wymazywania danych wrażliwych



Czym jeszcze się zajmujemy?
Systemy IT
Zleć stworzenie systemu stworzonego na miarę indywidualnych potrzeb
Strony WWW
Przekaż stworzenie strony www w ręce ekspertów
Aplikacje Mobilne
Udostępnij swoje usług lub produky większej liczbie klientów

Możliwość komentowania jest wyłączona.