Obieg faktur i korespondencji to procesy odbywające się w każdej firmie niezależnie od jej rozmiaru. JobRouter to system umożliwiający sprawne tworzenie indywidualnie dopasowanych procesów i ich szybką automatyzację.
W sytuacji, w jakiej znajduje się obecnie gospodarka, dla firm kluczowy jest czas wdrożenia rozwiązań IT, takich jak elektroniczny obieg dokumentów. W związku z tym przygotowaliśmy gotowy szablon procesu do obiegu faktur, umów i korespondencji. Proces działa w chmurze i a jego uruchomienie po zakupie zajmuje tylko jeden dzień.
System JobRouter Abonament obejmuje:
Obieg korespondencji przychodzącej z rozróżnieniem na faktury, umowy i inne dokumenty
Ścieżkę akceptacji faktur kosztowych wraz z automatycznym OCR, bazą kontrahentów, generowaniem pliku z definicją przelewów
Rejestrację korespondencji wychodzącej
Elektroniczne archiwum dokumentów
Raportowanie
Korzyści korzystania z systemu dla małych i średnich firm:
Szybsza akceptacja i księgowanie faktur
Funkcja OCR eliminująca potrzebę ręcznego przepisywania danych z
faktur do systemu
Obniżenie kosztów związanych z obiegiem dokumentacji
Digitalizacja procesów, tym samym przygotowanie firmy do pracy zdalnej
Dostęp do dokumentacji firmy online
Możliwość wglądu upoważnionych osób do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów z dowolnego miejsca z dostępem do internetu
Łatwy dostęp do systemu za pomocą przeglądarki internetowej
Łatwy w obsłudze interfejs
Tworzenie raportów na podstawie przeprocesowanych dokumentów
Możliwość umieszczenia systemu zarówno w chmurze, jak i na serwerze firmy
Możliwość integracji systemu z systemem
Jak działa JobRouter Abonament?
Szablon jest gotowym narzędziem, obejmującym grupę procesów, które mogą zostać powiązane z każdego rodzaju działalnością. Procesy mogą zostać dostosowane do Państwa potrzeb, jednak licencja ograniczona jest tylko do funkcjonalności faktur, umów i korespondencji. Jakkolwiek wraz ze wzrostem firmy, istnieje możliwość zmiany rodzaju licencji i tym samym sposobu współpracy z naszą firmą. Jesteśmy gotowi wprowadzić zmiany do systemu i dopasować go do zmieniających się potrzeb Państwa działalności.
Systemem JobRouter Abonament można objąć nawet do 300 użytkowników.
Na czym polegają automatyzowane procesy?
1. Obieg faktur
Faktura jest wysyłana na adres e-mail połączony z systemem w formacie PDF przez kontrahenta lub bezpośrednio ze skanera.
Możliwe jest wykorzystanie kodów kreskowych, dzięki którym duży wsad dokumentów dzielony jest na pojedyncze faktury
Użytkownik po zalogowaniu do systemu, odbiera fakturę ze skrzynki odbiorczej i rozpoczyna jej wprowadzanie do systemu.
Na tym etapie następuje proces OCR faktury. Oznacza to automatyczne rozpoznawanie treści na fakturze. Dane z faktury automatycznie zostają wpisane w pola systemu, a użytkownik ma możliwość weryfikacji i wprowadzenia ewentualnych poprawek.
Narzędzie OCR to inteligentne rozwiązanie, które posiada “uczące się” algorytmy. Oznacza to, że w przypadku wprowadzania jakichkolwiek poprawek do rozpoznanych danych, zwiększy się prawdopodobieństwo ich poprawnego odczytania, gdy otrzymana zostanie faktura od tego samego adresata.
Przy wprowadzaniu faktury do systemu, użytkownik przydziela osobę odpowiedzialną za kolejny etap procesu, którym jest opis merytoryczny faktury.
W następnym etapie osoba odpowiedzialna za opis merytoryczny dostaje w skrzynce odbiorczej systemu zadanie do wykonania.
Opisując fakturę, użytkownik wybiera osobę odpowiedzialną za jej akceptację, do której faktura jest przekazywana w następnym kroku.
Osoba upoważniona akceptuje fakturę, lub cofa sugerując poprawki w wykonanych poprzednio krokach.
Po akceptacji faktura trafia do księgowości. Możliwy jest eksport danych do systemu księgowego np. do Subiekta czy Optimy
System generuje również plik z definicją przelewów do bankowości elektronicznej, co wyklucza potrzebę przepisywania danych z systemu.
Zaksięgowana faktura ma automatycznie generowaną metryczkę i umieszczana jest w archiwum dokumentów systemu.
System spełnia wymagania prawne i formalne do długoterminowego przechowywania faktur w wersji elektronicznej
2. Obieg Umów
Podobnie jak w przypadku faktur, umowa najpierw trafia do skrzynki odbiorczej systemu.
Aby wprowadzić dokument do systemu, użytkownik rozpoczyna proces wybierając rodzaj dokumentu.
Po opisaniu dokumentu użytkownik wybiera osobę odpowiedzialną za podpisanie umowy.
Osoba odpowiedzialna otrzymuje polecenie do wykonania na swoim interfejsie systemu.
Zaakceptowana umowa trafia do elektronicznego archiwum dokumentów.
W ten sposób obieg umowy w firmie jest podzielony jedynie na dwie osoby, nie obciążając kancelarii.
3. Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Użytkownik wykonuje opis dokumentu, dodając informacje takie jak dane kontrahenta, data oraz osoba odpowiedzialna za dokument.
Istnieje możliwość załączenia kopii dokumetu w dowolnej postaci np. skanu lub zdjęcia.
Użytkownik wybiera kogo chce powiadomić o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej w systemie.
Przesłany formularz trafia wraz z dokumentem do elektronicznego archiwum.
System automatycznie tworzy księgę korespondencji
4. Raportowanie
Na podstawie przeprocesowanych w systemie dokumentów, upoważniony użytkownik może tworzyć raporty.
Raporty obejmują takie informacje jak:
Bieżące przepływy faktur i płatności (uwzględniając faktury, które jeszcze nie zostały zaksięgowane a są w obiegu)
Ilość uruchomionych procesów.
Informacje dotyczące wprowadzonych i podpisanych umów
Informacje o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej.
Czas obiegu dokumentów, jaki obciąża każdego z pracowników.
Dlaczego JobRouter?
JobRouter to środowisko low-code z którego korzysta ponad 1000 przedsiębiorstw na całym świecie. JobRouter AG to niemiecka firma odpowiedzialna za stworzenie środowiska JobRouter w 2003 roku. Od tego czasu JobRouter AG stworzył sieć partnerów wdrażających system. e-MSI jest certyfikowanym Premium Partnerem JobRouter, a co za tym idzie – liderem na polskim rynku we wdrażaniu systemu. JobRouter to platforma, która nieustannie się rozwija, dlatego też wychodząc naprzeciw zapytaniom o system stworzyliśmy wersję systemu na abanomanet dla mniejszych firm. Jesteśmy pasjonatami automatyzacji procesów i poszukiwania najefektywniejszych rozwiązań IT. Dlatego doskonale rozumiemy wpływ informatyzacji na gospodarkę i obecne potrzeby digitalizacji każdego rodzaju działalności. Jako firma również chcemy się nieustannie rozwijać i odpowiadać na potrzeby wzrastającej liczbie naszych klientów.
Przetestuj powyższe procesy już dzisiaj w darmowej wersji demo systemu.
Czym jeszcze się zajmujemy?Systemy IT
Zleć stworzenie systemu stworzonego na miarę indywidualnych potrzebStrony WWW
Przekaż stworzenie strony www w ręce ekspertówAplikacje Mobilne
Udostępnij swoje usług lub produky większej liczbie klientów
Możliwość komentowania jest wyłączona.
W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie strona ta korzysta z plików Cookies (tzw. ciasteczek) - dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie oraz wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z polityką prywatności.ZgodaPolityka prywatności