Obieg faktur i korespondencji to procesy odbywające się w każdej firmie niezależnie od jej rozmiaru. JobRouter to system umożliwiający sprawne tworzenie indywidualnie dopasowanych procesów i ich szybką automatyzację. 

W sytuacji, w jakiej znajduje się obecnie gospodarka, dla firm kluczowy jest czas wdrożenia rozwiązań IT, takich jak elektroniczny obieg dokumentów. W związku z tym przygotowaliśmy gotowy szablon procesu do obiegu faktur, umów i korespondencji. Proces działa w chmurze i a jego uruchomienie po zakupie zajmuje tylko jeden dzień.

System JobRouter Abonament obejmuje:

• Obieg korespondencji przychodzącej z rozróżnieniem na faktury, umowy i inne dokumenty
• Ścieżkę akceptacji faktur kosztowych wraz z automatycznym OCR, bazą kontrahentów, generowaniem pliku z definicją przelewów
• Rejestrację korespondencji wychodzącej
• Elektroniczne archiwum dokumentów
• Raportowanie

Korzyści korzystania z systemu dla małych i średnich firm:

• Szybsza akceptacja i księgowanie faktur
• Funkcja OCR eliminująca potrzebę ręcznego przepisywania danych z faktur do systemu
• Obniżenie kosztów związanych z obiegiem dokumentacji

• Digitalizacja procesów, tym samym przygotowanie firmy do pracy zdalnej
• Dostęp do dokumentacji firmy online
• Możliwość wglądu upoważnionych osób do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów z dowolnego miejsca z dostępem do internetu

• Łatwy dostęp do systemu za pomocą przeglądarki internetowej
• Łatwy w obsłudze interfejs
• Tworzenie raportów na podstawie przeprocesowanych dokumentów

• Możliwość umieszczenia systemu zarówno w chmurze, jak i na serwerze firmy
• Możliwość integracji systemu z systemem

Jak działa JobRouter Abonament?

Szablon jest gotowym narzędziem, obejmującym grupę procesów, które mogą zostać powiązane z każdego rodzaju działalnością. Procesy mogą zostać dostosowane do Państwa potrzeb, jednak licencja ograniczona jest tylko do funkcjonalności faktur, umów i korespondencji. Jakkolwiek wraz ze wzrostem firmy, istnieje możliwość zmiany rodzaju licencji i tym samym sposobu współpracy z naszą firmą. Jesteśmy gotowi wprowadzić zmiany do systemu i dopasować go do zmieniających się potrzeb Państwa działalności.

Systemem JobRouter Abonament można objąć nawet do 300 użytkowników.

Na czym polegają automatyzowane procesy?

1. Obieg faktur

• Faktura jest wysyłana na adres e-mail połączony z systemem w formacie PDF przez kontrahenta lub bezpośrednio ze skanera.
• Możliwe jest wykorzystanie kodów kreskowych, dzięki którym duży wsad dokumentów dzielony jest na pojedyncze faktury
• Użytkownik po zalogowaniu do systemu, odbiera fakturę ze skrzynki odbiorczej i rozpoczyna jej wprowadzanie do systemu.
• Na tym etapie następuje proces OCR faktury. Oznacza to automatyczne rozpoznawanie treści na fakturze. Dane z faktury automatycznie zostają wpisane w pola systemu, a użytkownik ma możliwość weryfikacji i wprowadzenia ewentualnych poprawek.
• Narzędzie OCR to inteligentne rozwiązanie, które posiada “uczące się” algorytmy. Oznacza to, że w przypadku wprowadzania jakichkolwiek poprawek do rozpoznanych danych, zwiększy się prawdopodobieństwo ich poprawnego odczytania, gdy otrzymana zostanie faktura od tego samego adresata.
• Przy wprowadzaniu faktury do systemu, użytkownik przydziela osobę  odpowiedzialną za kolejny etap procesu, którym jest opis merytoryczny faktury.
• W następnym etapie osoba odpowiedzialna za opis merytoryczny dostaje w skrzynce odbiorczej systemu zadanie do wykonania.
• Opisując fakturę, użytkownik wybiera osobę odpowiedzialną za jej akceptację, do której faktura jest przekazywana w następnym kroku.
• Osoba upoważniona akceptuje fakturę, lub cofa sugerując poprawki w wykonanych poprzednio krokach.
• Po akceptacji faktura trafia do księgowości. Możliwy jest eksport danych do systemu księgowego np. do Subiekta czy Optimy
• System generuje również plik z definicją przelewów do bankowości elektronicznej, co wyklucza potrzebę przepisywania danych z systemu.
• Zaksięgowana faktura ma automatycznie generowaną metryczkę i umieszczana jest w archiwum dokumentów systemu.
• System spełnia wymagania prawne i formalne do długoterminowego przechowywania faktur w wersji elektronicznej

2. Obieg Umów

• Podobnie jak w przypadku faktur, umowa najpierw trafia do skrzynki odbiorczej systemu.
• Aby wprowadzić dokument do systemu, użytkownik rozpoczyna proces wybierając rodzaj dokumentu.
• Po opisaniu dokumentu użytkownik wybiera osobę odpowiedzialną za podpisanie umowy.
• Osoba odpowiedzialna otrzymuje polecenie do wykonania na swoim interfejsie systemu.
• Zaakceptowana umowa trafia do elektronicznego archiwum dokumentów.

W ten sposób obieg umowy w firmie jest podzielony jedynie na dwie osoby, nie obciążając kancelarii. 

3. Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej

• Użytkownik wykonuje opis dokumentu, dodając informacje takie jak dane kontrahenta, data oraz osoba odpowiedzialna za dokument.
• Istnieje możliwość załączenia kopii dokumetu w dowolnej postaci np. skanu lub zdjęcia.
• Użytkownik wybiera kogo chce powiadomić o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej w systemie.
• Przesłany formularz trafia wraz z dokumentem do elektronicznego archiwum.
• System automatycznie tworzy księgę korespondencji

4. Raportowanie

• Na podstawie przeprocesowanych w systemie dokumentów, upoważniony użytkownik może tworzyć raporty. 

Raporty obejmują takie informacje jak:

• Bieżące przepływy faktur i płatności (uwzględniając faktury, które jeszcze nie zostały zaksięgowane a są w obiegu)
• Ilość uruchomionych procesów.
• Informacje dotyczące wprowadzonych i podpisanych umów
• Informacje o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej.
• Czas obiegu dokumentów, jaki obciąża każdego z pracowników.

Dlaczego JobRouter?

JobRouter to środowisko low-code z którego korzysta ponad 1000 przedsiębiorstw na całym świecie. JobRouter AG to niemiecka firma odpowiedzialna za stworzenie środowiska JobRouter w 2003 roku. Od tego czasu JobRouter AG stworzył sieć partnerów  wdrażających system. e-MSI jest certyfikowanym Premium Partnerem JobRouter, a co za tym idzie – liderem na polskim rynku we wdrażaniu systemu. JobRouter to platforma, która nieustannie się rozwija, dlatego też wychodząc naprzeciw zapytaniom o system stworzyliśmy wersję systemu na abanomanet dla mniejszych firm. Jesteśmy pasjonatami automatyzacji procesów i poszukiwania najefektywniejszych rozwiązań IT. Dlatego doskonale rozumiemy wpływ informatyzacji na gospodarkę i obecne potrzeby digitalizacji każdego rodzaju działalności. Jako firma również chcemy się nieustannie rozwijać i odpowiadać na potrzeby wzrastającej liczbie naszych klientów.

Przetestuj powyższe procesy już dzisiaj w darmowej wersji demo systemu.

This post is also available in: English (angielski) Deutsch (niemiecki)