Gotowe szablony procesów
JobRouter Abonament posiada gotowy szablon procesu do obiegu faktur, umów i korespondencji. Co oznacza, że nie tworzymy go od podstaw – dzięki temu jest bardzo szybki do wdrożenia. Procesy działają w chmurze i a jego uruchomienie po zakupie zajmuje tylko jeden dzień.
System JobRouter Abonament obejmuje
Rejestrację korespondencji wychodzącej
Elektroniczne archiwum dokumentów
Raportowanie
Obieg korespondencji przychodzącej z rozróżnieniem na faktury, umowy i inne dokumenty
Ścieżkę akceptacji faktur kosztowych wraz z automatycznym OCR, bazą kontrahentów, generowaniem pliku z definicją przelewów
Jak działa JobRouter Abonament?
Szablon jest gotowym narzędziem, obejmującym grupę procesów, które mogą zostać powiązane z każdego rodzaju działalnością. Procesy mogą zostać dostosowane do Państwa potrzeb, jednak licencja ograniczona jest tylko do funkcjonalności faktur, umów i korespondencji. Jakkolwiek wraz ze wzrostem firmy, istnieje możliwość zmiany rodzaju licencji i tym samym sposobu współpracy z naszą firmą. Jesteśmy gotowi wprowadzić zmiany do systemu i dopasować go do zmieniających się potrzeb Państwa działalności.
Systemem JobRouter Abonament można objąć nawet do 300 użytkowników.
Korzyści korzystania z systemu dla małych i średnich firm:
- Szybsza akceptacja i księgowanie faktur
- Funkcja OCR eliminująca potrzebę ręcznego przepisywania danych z faktur do systemu
- Obniżenie kosztów związanych z obiegiem dokumentacji
- Digitalizacja procesów, tym samym przygotowanie firmy do pracy zdalnej
- Dostęp do dokumentacji firmy online
- Możliwość wglądu upoważnionych osób do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów z dowolnego miejsca z dostępem do internetu
- Łatwy dostęp do systemu za pomocą przeglądarki internetowej
- Łatwy w obsłudze interfejs
- Tworzenie raportów na podstawie przeprocesowanych dokumentów
- Możliwość umieszczenia systemu zarówno w chmurze, jak i na serwerze firmy
- Możliwość integracji systemu z systemem
Dlaczego JobRouter?
JobRouter to środowisko low-code z którego korzysta ponad 1000 przedsiębiorstw na całym świecie. JobRouter AG to niemiecka firma odpowiedzialna za stworzenie środowiska JobRouter w 2003 roku. Od tego czasu JobRouter AG stworzył sieć partnerów wdrażających system.
e-MSI jest certyfikowanym Premium Partnerem JobRouter, a co za tym idzie – liderem na polskim rynku we wdrażaniu systemu. JobRouter to platforma, która nieustannie się rozwija, dlatego też wychodząc naprzeciw zapytaniom o system stworzyliśmy wersję systemu na abonament dla mniejszych firm.
Jesteśmy pasjonatami automatyzacji procesów i poszukiwania najefektywniejszych rozwiązań IT. Dlatego doskonale rozumiemy wpływ informatyzacji na gospodarkę i obecne potrzeby digitalizacji każdego rodzaju działalności. Jako firma również chcemy się nieustannie rozwijać i odpowiadać na potrzeby wzrastającej liczbie naszych klientów.
Na czym polegają automatyzowane procesy?
1. Obieg faktur
- Faktura jest wysyłana na adres e-mail połączony z systemem w formacie PDF przez kontrahenta lub bezpośrednio ze skanera.
- Możliwe jest wykorzystanie kodów kreskowych, dzięki którym duży wsad dokumentów dzielony jest na pojedyncze faktury
- Użytkownik po zalogowaniu do systemu, odbiera fakturę ze skrzynki odbiorczej i rozpoczyna jej wprowadzanie do systemu.
- Na tym etapie następuje proces OCR faktury. Oznacza to automatyczne rozpoznawanie treści na fakturze. Dane z faktury automatycznie zostają wpisane w pola systemu, a użytkownik ma możliwość weryfikacji i wprowadzenia ewentualnych poprawek.
- Narzędzie OCR to inteligentne rozwiązanie, które posiada “uczące się” algorytmy. Oznacza to, że w przypadku wprowadzania jakichkolwiek poprawek do rozpoznanych danych, zwiększy się prawdopodobieństwo ich poprawnego odczytania, gdy otrzymana zostanie faktura od tego samego adresata.
- Przy wprowadzaniu faktury do systemu, użytkownik przydziela osobę odpowiedzialną za kolejny etap procesu, którym jest opis merytoryczny faktury.
- W następnym etapie osoba odpowiedzialna za opis merytoryczny dostaje w skrzynce odbiorczej systemu zadanie do wykonania.
- Opisując fakturę, użytkownik wybiera osobę odpowiedzialną za jej akceptację, do której faktura jest przekazywana w następnym kroku.
- Osoba upoważniona akceptuje fakturę, lub cofa sugerując poprawki w wykonanych poprzednio krokach.
- Po akceptacji faktura trafia do księgowości. Możliwy jest eksport danych do systemu księgowego np. do Subiekta czy Optimy
- System generuje również plik z definicją przelewów do bankowości elektronicznej, co wyklucza potrzebę przepisywania danych z systemu.
- Zaksięgowana faktura ma automatycznie generowaną metryczkę i umieszczana jest w archiwum dokumentów systemu.
- System spełnia wymagania prawne i formalne do długoterminowego przechowywania faktur w wersji elektronicznej
2. Obieg Umów
- Podobnie jak w przypadku faktur, umowa najpierw trafia do skrzynki odbiorczej systemu.
- Aby wprowadzić dokument do systemu, użytkownik rozpoczyna proces wybierając rodzaj dokumentu.
- Po opisaniu dokumentu użytkownik wybiera osobę odpowiedzialną za podpisanie umowy.
- Osoba odpowiedzialna otrzymuje polecenie do wykonania na swoim interfejsie systemu.
- Zaakceptowana umowa trafia do elektronicznego archiwum dokumentów.
W ten sposób obieg umowy w firmie jest podzielony jedynie na dwie osoby, nie obciążając kancelarii.
3. Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
- Użytkownik wykonuje opis dokumentu, dodając informacje takie jak dane kontrahenta, data oraz osoba odpowiedzialna za dokument.
- Istnieje możliwość załączenia kopii dokumentu w dowolnej postaci np. skanu lub zdjęcia.
- Użytkownik wybiera kogo chce powiadomić o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej w systemie.
- Przesłany formularz trafia wraz z dokumentem do elektronicznego archiwum.
- System automatycznie tworzy księgę korespondencji
4. Raportowanie
- Na podstawie przeprocesowanych w systemie dokumentów, upoważniony użytkownik może tworzyć raporty.
Raporty obejmują takie informacje jak:
- Bieżące przepływy faktur i płatności (uwzględniając faktury, które jeszcze nie zostały zaksięgowane a są w obiegu)
- Ilość uruchomionych procesów.
- Informacje dotyczące wprowadzonych i podpisanych umów
- Informacje o zarejestrowanej korespondencji wychodzącej.
- Czas obiegu dokumentów, jaki obciąża każdego z pracowników.
Dlaczego JobRouter?
JobRouter to środowisko low-code z którego korzysta ponad 1000 przedsiębiorstw na całym świecie. JobRouter AG to niemiecka firma odpowiedzialna za stworzenie środowiska JobRouter w 2003 roku. Od tego czasu JobRouter AG stworzył sieć partnerów wdrażających system. e-MSI jest certyfikowanym Premium Partnerem JobRouter, a co za tym idzie – liderem na polskim rynku we wdrażaniu systemu. JobRouter to platforma, która nieustannie się rozwija, dlatego też wychodząc naprzeciw zapytaniom o system stworzyliśmy wersję systemu na abonament dla mniejszych firm. Jesteśmy pasjonatami automatyzacji procesów i poszukiwania najefektywniejszych rozwiązań IT. Dlatego doskonale rozumiemy wpływ informatyzacji na gospodarkę i obecne potrzeby digitalizacji każdego rodzaju działalności. Jako firma również chcemy się nieustannie rozwijać i odpowiadać na potrzeby wzrastającej liczbie naszych klientów.
Error: Contact form not found.
