ELEKTRONICZNE WYMAZYWANIE DANYCH WRAŻLIWYCH

System do anonimizacji to narzędzie, który służy do automatyzacji ukrywania danych osobowych oraz innych informacji wrażliwych z obrazów dokumentów.

W obliczu zbliżającego się terminu wejścia nowego unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych – RODO – system do anonimizacji dokumentów to rozwiązanie, które ułatwi przygotowania do nowych obowiązków i ustalenia nowych procedur.

JAK DZIAŁA ANONIMIZACJA?

Konkurencyjne rozwiązania obecnie dostępne na rynku umożliwiają anonimizację dokumentów jedynie w formie plików w formacie edytowalnym. Najczęściej każdorazowo należy przeczytać cały dokument i ręcznie przepisać wszystkie słowa, które mają zostać zanonimizowane.

System anonimizacji e-MSI to jedyne dostępne na polskim rynku rozwiązanie pozwalające na anonimizację obrazu dokumentów (skanów, zdjęć), a dzięki użyciu inteligentnych algorytmów wyszukiwania i rozpoznawania typu danych, system automatycznie rozpoznaje i ukrywa dane wrażliwe.

• Dokument do anonimizacji jest skanowany i wysyłany na specjalnie przygotowany adres e-mail.
• System monitoruje skrzynkę e-mail, dzieli dokumenty po kodach kreskowych, a następnie uruchamia OCR i szereg inteligentnych algorytmów, za pomocą których wskazuje dane do anonimizacji, w tym m.in.:
• Wyszukuje na dokumencie imiona i nazwiska (wspiera się bazą imion i nazwisk)
• Wyszukuje numery PESEL NIP, lub inne o stałej strukturze skonfigurowane przez administratora (dane o określonym formacie i/lub sumie kontrolnej)
• Wyszukuje na dokumencie adresy (komunikacja z bazą TERYT)
• Wyszukuje na dokumencie inne dane, które umieszczone są w systemach dziedzinowych klienta (system może być zasilany dowolną bazą danych jako wzorca formatu)
• Wszystkie znalezione słowa są oznaczane jako potencjalne obszary do zaczernienia i przekazywane do ostatecznej weryfikacji
• System generuje zadanie dla użytkownika z oznaczonymi obszarami do zaczernienia.
• Użytkownik weryfikuje sugerowane przestrzenie i zaznacza dodatkowe treści do ukrycia (jeśli takie na dokumencie istnieją).

• Użytkownik zatwierdza ostateczny zakres anonimizacji i przekazuje dokument do kolejnego kroku.

• W dalszym etapie możliwa jest jedno lub wielostopniowa akceptacja dokumentu.
• Ostateczny zanonimizowany dokument po zaczernieniu jest eksportowany do postaci nieodwracalnej i w zależności od potrzeb jego kopia umieszczona jest we wskazanym folderze, publikowana w BIP lub w innym systemie docelowym.

NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJONALNOŚCI

• Współpraca ze skanerami poprzez automatyczne pobieranie skanów z skrzynki e-mail oraz folderów sieciowych.
• Rozdzielanie paczek skanowanych dokumentów po kodach kreskowych (masowa obsługa plików).
• Zautomatyzowane wyszukiwanie i rozpoznawanie danych osobowych w dokumencie.
• Sugerowanie miejsc zaczernienia dokumentu – poprzez analizę treści dokumentu – wbudowany system rozpoznawania treści oparty o silnik OCR.
• System korzysta ze słowników słów do anonimizacji – system TERYT, baza polskich imion i nazwisk.
• Możliwość podłączenia wewnętrznych baz danych do listy słów do anonimizacji, np. baza mieszkańców, system GIS.
• Algorytmy uczenia – system uczy się słów wskazanych przez użytkownika do anonimizacji – możliwość wskazywania różnych słów dla różnych typów dokumentów, np. jeśli system nie wskazał słowa John jako imienia do zanonimizowania, po wskazaniu tego słowa przez użytkownika w kolejnych dokumentach to imię będzie już zanonimizowane.
• Możliwość zdefiniowania wielostopniowej weryfikacji anonimizacji dokumentu przed utworzeniem wersji finalnej – ścieżka weryfikacji może być zależna od danych w systemie, np. od typu dokumentu.
• Intuicyjny interfejs weryfikatora – zaznaczanie słów do anonimizacji poprzez rysowanie czarnych kwadratów na dokumencie.
• Brak ograniczeń na liczbę dokumentów.
• Możliwość pracy do 500 osób weryfikujących jednocześnie.

KORZYŚCI

Obecnie większość dokumentów anonimizowanych jest w sposób manualny. Dokumenty skanuje się, a następnie ręcznie wymazuje się dane osobowe w programach graficznych. Szczególnie w instytucjach publicznych jest to proces, który generuje olbrzymi koszt w postaci czasu pracowników. Celem wdrożenia systemu jest wyeliminowanie procesu ręcznego wymazywania danych z dokumentów, a co za tym idzie – zredukowanie kosztów anonimizacji. System dodatkowo eliminuje błędy powstające przy ręcznej anonimizacji dużej ilości dokumentów. System w przeciwieństwie do oka ludzkiego nie męczy się i jego efektywność nie maleje z czasem.

System anonimizacji jest zawsze indywidualnie dopasowywany do potrzeb klienta i istnieje możliwość rozszerzenia jego funkcji o substytucję wyrażeń (np. zastąpienie imienia i nazwiska inicjałami) na życzenie.

Jeśli nie odpowiedzieliśmy na wszystkie Państwa pytania dotyczące anonimizacji, lub są Państwo również zainteresowani procesem pseudonimizacji, to zapraszamy do przeczytania tego wpisu, lub kontaktu z zespołem naszych ekspertów.

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.