Anonimizacja dokumentów

Od wejścia unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych – RODO – anonimizacja danych stała się powszechnie znanym procesem. Jej automatyzacja dla wielu firm jest kluczowa, z powodu ilości przetwarzanych danych osobowych. Właśnie dla takich firm stworzyliśmy anonimizator, który gwarantuje szybką, sprawną anonimizacje danych.

Jak działa anonimizacja?

Konkurencyjne rozwiązania obecnie dostępne na rynku umożliwiają anonimizację dokumentów jedynie w formie plików w formacie edytowalnym. Najczęściej każdorazowo należy przeczytać cały dokument i ręcznie przepisać wszystkie słowa, które mają zostać zanonimizowane.

Anonimizacja w Systemie e-MSI to rozwiązanie pozwalające na anonimizację obrazu dokumentów (skanów, zdjęć). Dzięki użyciu inteligentnych algorytmów wyszukiwania i rozpoznawania typu danych, system automatycznie rozpoznaje i ukrywa dane wrażliwe.

Dokument do anonimizacji jest skanowany i wysyłany na specjalnie przygotowany adres e-mail.

System monitoruje skrzynkę e-mail, dzieli dokumenty po kodach kreskowych, a następnie uruchamia OCR i szereg inteligentnych algorytmów, za pomocą których wskazuje dane do anonimizacji, w tym m.in.:

• Wyszukuje na dokumencie imiona i nazwiska (wspiera się bazą imion i nazwisk).
• Wyszukuje numery PESEL NIP, lub inne o stałej strukturze skonfigurowane przez administratora (dane o określonym formacie i/lub sumie kontrolnej).
• Wyszukuje na dokumencie adresy (komunikacja z bazą TERYT).
• Wyszukuje na dokumencie inne dane, które umieszczone są w systemach dziedzinowych klienta. (System może być zasilany dowolną bazą danych jako wzorca formatu).
• Wszystkie znalezione słowa są oznaczane jako potencjalne obszary do zaczernienia i przekazywane do ostatecznej weryfikacji.
• System generuje zadanie dla użytkownika z oznaczonymi obszarami do zaczernienia.
• Użytkownik weryfikuje sugerowane przestrzenie i zaznacza dodatkowe treści do ukrycia (jeśli takie na dokumencie istnieją).

• Użytkownik zatwierdza ostateczny zakres anonimizacji i przekazuje dokument do kolejnego kroku.

• W dalszym etapie możliwa jest jedno lub wielostopniowa akceptacja dokumentu.
• Ostateczny zanonimizowany dokument po zaczernieniu jest eksportowany do postaci nieodwracalnej. W zależności od potrzeb jego kopia umieszczona jest we wskazanym folderze, publikowana w BIP lub w innym systemie docelowym.

Najważniejsze funkcjonalności anonimizacji

• Współpraca ze skanerami poprzez automatyczne pobieranie skanów z skrzynki e-mail oraz folderów sieciowych.
• Rozdzielanie paczek skanowanych dokumentów po kodach kreskowych (masowa obsługa plików).
• Zautomatyzowane wyszukiwanie i rozpoznawanie danych osobowych w dokumencie.
• Sugerowanie miejsc zaczernienia dokumentu – poprzez analizę treści dokumentu – wbudowany system rozpoznawania treści oparty o silnik OCR.
• System korzysta ze słowników słów do anonimizacji – system TERYT, baza polskich imion i nazwisk.
• Możliwość podłączenia wewnętrznych baz danych do listy słów do anonimizacji, np. baza mieszkańców, system GIS.
• Algorytmy uczenia – system uczy się słów wskazanych przez użytkownika do anonimizacji. Istnieje możliwość wskazywania różnych słów dla różnych typów dokumentów. Np. jeśli system nie wskazał słowa ‚John’ jako imienia do zanonimizowania, po wskazaniu tego słowa przez użytkownika w kolejnych dokumentach, imię będzie już zanonimizowane.
• Możliwość zdefiniowania wielostopniowej weryfikacji anonimizacji dokumentu przed utworzeniem wersji finalnej. Ścieżka weryfikacji może być zależna od danych w systemie, np. od typu dokumentu.
• Intuicyjny interfejs weryfikatora – zaznaczanie słów do anonimizacji poprzez rysowanie czarnych kwadratów na dokumencie.
• Brak ograniczeń na liczbę dokumentów.
• Możliwość pracy do 500 osób weryfikujących jednocześnie.

Anonimizacja – jakie korzyści?

Obecnie większość dokumentów anonimizowanych jest w sposób manualny. Dokumenty skanuje się, a następnie ręcznie wymazuje się dane osobowe w programach graficznych. Szczególnie w instytucjach publicznych jest to proces, który generuje olbrzymi koszt w postaci czasu pracowników. Celem wdrożenia systemu jest wyeliminowanie procesu ręcznego wymazywania danych z dokumentów, a co za tym idzie – zredukowanie kosztów anonimizacji.

System dodatkowo eliminuje błędy powstające przy ręcznej anonimizacji dużej ilości dokumentów. W przeciwieństwie do oka ludzkiego, system nie męczy się, a jego efektywność nie maleje z czasem.

System anonimizacja jest zawsze indywidualnie dopasowywany do potrzeb klienta i istnieje możliwość rozszerzenia jego funkcji o substytucję wyrażeń (np. zastąpienie imienia i nazwiska inicjałami) na życzenie.

Jeśli interesuje Państwa anonimizacja, lub chcą Państwo wiedzieć więcej na temat procesu pseudonimizacji, to zapraszamy do przeczytania tego wpisu, lub kontaktu z zespołem naszych ekspertów.

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.

Skontaktuj się z nami