Anonimizacja dokumentów
Anonimizacja czyli elektroniczne wymazywanie danych wrażliwych
System do anonimizacji to narzędzie, który służy do automatyzacji ukrywania danych osobowych oraz innych informacji wrażliwych z obrazów dokumentów.
Zapewnij bezpieczeństwo i zgodność z przepisami dzięki automatycznemu anonimizowaniu danych
Od wejścia unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych – RODO – anonimizacja danych stała się powszechnie znanym procesem. Jej automatyzacja dla wielu firm jest kluczowa, z powodu ilości przetwarzanych danych osobowych. Właśnie dla takich firm stworzyliśmy anonimizator, który gwarantuje szybką, sprawną anonimizacje danych.
Jak działa anonimizacja?
Konkurencyjne rozwiązania obecnie dostępne na rynku umożliwiają anonimizację dokumentów jedynie w formie plików w formacie edytowalnym. Najczęściej każdorazowo należy przeczytać cały dokument i ręcznie przepisać wszystkie słowa, które mają zostać zanonimizowane.
Anonimizacja w Systemie e-MSI to rozwiązanie pozwalające na anonimizację obrazu dokumentów (skanów, zdjęć). Dzięki użyciu inteligentnych algorytmów wyszukiwania i rozpoznawania typu danych, system automatycznie rozpoznaje i ukrywa dane wrażliwe.
Jak działa anonimizacja w Systemie e-MSI
Dokument do anonimizacji jest skanowany i wysyłany na specjalnie przygotowany adres e-mail. System monitoruje skrzynkę e-mail, dzieli dokumenty po kodach kreskowych, a następnie uruchamia OCR i szereg inteligentnych algorytmów, za pomocą których wskazuje dane do anonimizacji, w tym m.in.
Imiona i nazwiska
Wyszukuje na dokumencie imiona i nazwiska (wspiera się bazą imion i nazwisk).
Numery PESEL i NIP
Wyszukuje numery PESEL NIP, lub inne o stałej strukturze skonfigurowane przez administratora (dane o określonym formacie i/lub sumie kontrolnej).
Adresy
Wyszukuje na dokumencie adresy (komunikacja z bazą TERYT).
Inne dane
Wyszukuje na dokumencie inne dane, które umieszczone są w systemach dziedzinowych klienta. (System może być zasilany dowolną bazą danych jako wzorca formatu).
W dalszym etapie
możliwa jest jedno lub wielostopniowa akceptacja dokumentu.
Ostateczny zanonimizowany dokument
po zaczernieniu jest eksportowany do postaci nieodwracalnej. W zależności od potrzeb jego kopia umieszczona jest we wskazanym folderze, publikowana w BIP lub w innym systemie docelowym.
Wszystkie znalezione słowa
są oznaczane jako potencjalne obszary do zaczernienia i przekazywane do ostatecznej weryfikacji.
System generuje zadanie
dla użytkownika z oznaczonymi obszarami do zaczernienia.
Użytkownik weryfikuje
ostateczny zakres anonimizacji i przekazuje dokument do kolejnego kroku.
Ostateczny zanonimizowany dokument po zaczernieniu jest eksportowany do postaci nieodwracalnej. W zależności od potrzeb jego kopia umieszczona jest we wskazanym folderze, publikowana w BIP lub w innym systemie docelowym.
Rozwiązujemy problemy, przekształcamy wyzwania w korzyści!
W e-msi.pl wiemy, że sukces wymaga elastyczności i innowacji. Firmy mierzą się dziś z wyzwaniami, które bez odpowiednich narzędzi mogą stać się barierami nie do pokonania. My nie tylko je podejmujemy wyzwania, ale przede wszystkim przekształcamy problemy Twojej firmy w realne korzyści.
Najważniejsze funkcjonalności anonimizacji
Współpraca ze skanerami
poprzez automatyczne pobieranie skanów z skrzynki e-mail oraz folderów sieciowych.
Rozdzielanie paczek
skanowanych dokumentów po kodach kreskowych (masowa obsługa plików).
Zautomatyzowane wyszukiwanie
i rozpoznawanie danych osobowych w dokumencie.
Sugerowanie miejsc
zaczernienia dokumentu – poprzez analizę treści dokumentu – wbudowany system rozpoznawania treści oparty o silnik OCR.
Słowniki anonimizacji
System korzysta ze słowników anonimizacji – system TERYT, baza polskich imion i nazwisk.
Połączenia z bazami danych
Możliwość podłączenia wewnętrznych baz danych do listy słów do anonimizacji, np. baza mieszkańców, system GIS.
Algorytmy uczenia
system uczy się słów wskazanych przez użytkownika do anonimizacji. Istnieje możliwość wskazywania różnych słów dla różnych typów dokumentów. Np. jeśli system nie wskazał słowa ‚John’ jako imienia do zanonimizowania, po wskazaniu tego słowa przez użytkownika w kolejnych dokumentach, imię będzie już zanonimizowane.
Elastyczna ścieżka weryfikacji
Możliwość zdefiniowania wielostopniowej weryfikacji anonimizacji dokumentu przed utworzeniem wersji finalnej. Ścieżka weryfikacji może być zależna od danych w systemie, np. od typu dokumentu.
Anonimizacja za pomocą czarnych bloków
Intuicyjny interfejs weryfikatora – zaznaczanie słów do anonimizacji poprzez rysowanie czarnych kwadratów na dokumencie.
Każda organizacja ma swoją specyfikę i strukturę organizacyjną, dlatego procesy na platformie JobRouter zawsze wdrażamy w sposób najbardziej optymalny dla organizacji, poniższe przykłady obrazują jedynie możliwe funkcjonalności.
„Cel Projektu, którym było wdrożenie w PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. narzędzia informatycznego wspierającego automatyzację procesu ocen okresowych i premiowania pracowników Spółki – został osiągnięty. System
informatyczny, który został wdrożony, pozwala na znaczące ułatwienie przeprowadzenia procesu oceny dla pracowników i menedżerów.
Dodatkowo ogranicza czas poświęcony przez menedżerów na realizację procesu oceny podległych pracowników. Wdrożenie systemu zapewnia także lepszy dostęp do informacji (zestawienia, raporty, analiza wyników w czasie).”
Aneta Zgorzelska
Dyrektor Zarządzania
Kapitałem Ludzkim
Anonimizacja – jakie korzyści?
Obecnie większość dokumentów anonimizowanych jest w sposób manualny. Dokumenty skanuje się, a następnie ręcznie wymazuje się dane osobowe w programach graficznych. Szczególnie w instytucjach publicznych jest to proces, który generuje olbrzymi koszt w postaci czasu pracowników. Celem wdrożenia systemu jest wyeliminowanie procesu ręcznego wymazywania danych z dokumentów, a co za tym idzie – zredukowanie kosztów anonimizacji.
System dodatkowo eliminuje błędy powstające przy ręcznej anonimizacji dużej ilości dokumentów. W przeciwieństwie do oka ludzkiego, system nie męczy się, a jego efektywność nie maleje z czasem.
System anonimizacja jest zawsze indywidualnie dopasowywany do potrzeb klienta i istnieje możliwość rozszerzenia jego funkcji o substytucję wyrażeń (np. zastąpienie imienia i nazwiska inicjałami) na życzenie.
Procesy dla każdej przestrzeni biznesowej
Zbuduj cyfrową przyszłość swojej organizacji z nami. Oferujemy zarówno sprawdzone, standardowe rozwiązania, jak i tworzymy unikalne systemy „szyte na miarę” – zawsze dopasowane do Twoich potrzeb, niezależnie od wielkości firmy.
Sprzedaż i obsługa
• CRM – zarządzanie kontaktami i relacjami • Wsparcie sprzedaży • Obsługa reklamacji • Zgłoszenia serwisowe • Call-Center / Helpdesk
Finanse i Księgowość
• Budżetowanie • Zarządzanie projektami • Zarządzanie płynnością • Obieg faktur i zamówień • Akceptacje finansowe • Księgowanie
Produkcja
• Realizacja zleceń • Zarządzanie jakością • Zarządzanie projektami
HR
• Rekrutacja • Onboarding • Szkolenia • Urlopy i delegacje • Zwolnienia • Zarządzanie zasobami • Ocena okresowa
Administracja
• Zarządzanie zasobami • Obieg korespondencji • Zamówienia publiczne • Regulaminy wewnętrzne
Zaopatrzenie
• E-zaopatrzenie • przetwarzanie zamówień • przyjmowanie towarów • autoryzacja wydatków • zarządzanie inwentaryzacją • proces zakupu do zapłaty • portal dostawców • portal samoobsługowy
Czas uwolnić potencjał Twojej firmy!
Odkryj moc nowoczesnej automatyzacji procesów, która została zaprojektowana, aby przyspieszyć rozwój Twojego biznesu. Od kompleksowej analizy potrzeb po zaawansowane rozwiązania AI i low-code.