Firma Bioproten zajmuje się świadczeniem usług związanych z gospodarowaniem odpadami. Spółka obsługuje 279 największych polskich sieci sklepów w ponad 3648 lokalizacjach. Aby odebrać i wywieźć odpady z każdego miejsca, niezbędna jest prawidłowa organizacja tego procesu. Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie tej wielkości to ogromne wyzwanie, a do 2017 roku odbywał się w sposób tradycyjny. Logistycy przygotowywali po kilkaset dokumentów dla każdego z kierowców tygodniowo. Po powrocie z trasy kierowcy przekazywali podpisane dokumenty do procesu zatwierdzenia. W ten sposób dokumenty przechodziły przez wiele rąk angażując ogromną ilość pracy zarówno ze strony logistyków, kierowców jak i działu rozliczeń.
Dzięki wdrożeniu systemu workflow cały proces został zautomatyzowany. Logistycy w łatwy i wygodny sposób układają i edytują trasy kierowców w systemie. Dzień przed wykonaniem trasy, logistyk otrzymuje polecenie sprawdzenia i potwierdzenia obecności kierowców, pojazdów i sklepów na dany dzień. W ten sposób logistycy unikają ryzyka popełnienia błędu, które poprzednio było bardzo wysokie, zwłaszcza w przypadku nieobecności któregoś z pracowników i organizacji przejęcia trasy przez innego kierowcę. System workflow sam drukuje i przydziela dokumentom kody kreskowe. W ten sposób przygotuje indywidualny zestaw dokumentów potrzebny każdemu z kierowców na daną trasę. Po odebraniu żywności, kierowcy wpisują jej ilość w aplikacji mobilnej, która przesyła dane prosto do systemu. Po podpisaniu dokumentów i powrocie do siedziby firmy, dokumenty są poddane skanowaniu. Dzięki temu są one automatycznie odczytywane przez system i za pomocą kodów kreskowych, dopasowywane do odpowiednich klientów, pobierając przy tym wszystkie potrzebne dane.
Podsumowując, system workflow, który e-MSI wdrożyło dla firmy BIOPROTEN obejmuje procesy:
- Zarządzania umowami handlowymi, zawierające:
- dane kontrahenta z podziałem na regiony,
- przydział logistyków do obsługi odpowiednich umów,
- cenniki przypisane do danych regionów, określające ceny za dany pojemnik danego odpadu, lub kg. danego odpadu oraz cenę za podjazd
- punkty odbioru: jaki sklep, adres, jaki handlowiec załatwił umowę z danym sklepem oraz dane odbioru dla konkretnego sklepu, np. ile worków chleba trzeba odebrać dla danej Biedronki
- zapisywanie historycznych danych — możliwość sprawdzenia jak się zmieniały ceny dla danego kontrahenta, lub ilości odbiorów dla danego punktu
- możliwość tworzenia raportów do powyżej wymienionych danych.
- Tworzenia miesięcznego harmonogramu odbiorów z możliwością wydruku. Na podstawie, którego tworzy się raport przyszłych tras. Dzięki temu osoby z działu handlowego i rozliczeń nieobeznane w harmonogramach logistyków mogą łatwo wskazać klientowi, kiedy odbędzie się odbiór odpadów w jego sklepie.
- Ostatecznego potwierdzenia trasy dla danego kierowcy na dany dzień, z możliwością zmian jej punktów odbioru, ich kolejności, pojazdu, czy kierowcy oraz dopisaniem uwag do każdego z tych punktów. Możliwość wydruku trasy na dany dzień dla kierowcy.
- Wygenerowania odpowiednich dokumentów odbioru w odpowiedniej liczbie kopii (wraz z kodem kreskowym na jednej z kopii) i wydruk całości dokumentów. Obsługując 4 rodzajów dokumentów: WZ, Dok. handlowy, KPO, Formularz typu B1 i przekazanie ich do kierowcy.
- Wprowadzanie danych odbioru (waga, liczba poj.) przez kierowcę na aplikacji mobilnej.
- Skanowania dokumentów i powiązania ich z danymi w systemie, umożliwiając rozliczenie każdego punktu trasy w osobnym zadaniu. Możliwość ręcznego wprowadzenia dokumentów dodatkowych.
- Weryfikacji danych odbioru przez dział logistyki
- Weryfikacji kosztów za odbiór przez dział rozliczeń (z możliwością liczenia wg cen standardowych, cen za odbiór dodatkowy oraz ceny za podjazd)
- Generowania zestawienia odbiorów z danego okresu rozliczeniowego.
- Comiesięcznego rozliczania kontrahentów wg zweryfikowanych lub ręcznie wygenerowanych.
- Szczegółowej kontroli nad daną trasą, z danym punktem poprzez raporty.
- Kontroli miesięcznych odbiorów oraz podsumowania odbiorów prezentujących, który handlowiec przyniósł jaką ilość zysków.
- Kontroli terminowości certyfikatów (część odpadów wymaga certyfikatu), miesiąc przed terminem wygaśnięcia system wysyła powiadomienie mailowe.