Automatyzacja procesu obiegu dokumentów w firmie Bioproten

Firma Bioproten zajmuje się świadczeniem usług związanych z gospodarowaniem odpadami. Spółka obsługuje 279 największych polskich sieci sklepów w ponad 3648 lokalizacjach. Aby odebrać i wywieźć odpady z każdego miejsca, niezbędna jest prawidłowa organizacja tego procesu. Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie tej wielkości to ogromne wyzwanie, a do 2017 roku odbywał się w sposób tradycyjny. Logistycy przygotowywali po kilkaset dokumentów dla każdego z kierowców tygodniowo. Po powrocie z trasy kierowcy przekazywali podpisane dokumenty do procesu zatwierdzenia. W ten sposób dokumenty przechodziły przez wiele rąk angażując ogromną ilość pracy zarówno ze strony logistyków, kierowców jak i działu rozliczeń.

Dzięki wdrożeniu systemu workflow cały proces został zautomatyzowany. Logistycy w łatwy i wygodny sposób układają i edytują trasy kierowców w systemie. Dzień przed wykonaniem trasy, logistyk otrzymuje polecenie sprawdzenia i potwierdzenia obecności kierowców, pojazdów i sklepów na dany dzień. W ten sposób logistycy unikają ryzyka popełnienia błędu, które poprzednio było bardzo wysokie, zwłaszcza w przypadku nieobecności któregoś z pracowników i organizacji przejęcia trasy przez innego kierowcę.  System workflow sam drukuje i przydziela dokumentom kody kreskowe. W ten sposób przygotuje indywidualny zestaw dokumentów potrzebny każdemu z kierowców na daną trasę. Po odebraniu żywności, kierowcy wpisują jej ilość w aplikacji mobilnej, która przesyła dane prosto do systemu. Po podpisaniu dokumentów i powrocie do siedziby firmy, dokumenty są poddane skanowaniu. Dzięki temu są one automatycznie odczytywane przez system i za pomocą kodów kreskowych, dopasowywane do odpowiednich klientów, pobierając przy tym wszystkie potrzebne dane.

Podsumowując, system workflow, który e-MSI wdrożyło dla firmy BIOPROTEN obejmuje procesy:

1. Zarządzania umowami handlowymi, zawierające:

• dane kontrahenta z podziałem na regiony,
• przydział logistyków do obsługi odpowiednich umów,
• cenniki przypisane do danych regionów, określające ceny za dany pojemnik danego odpadu, lub kg. danego odpadu oraz cenę za podjazd
• punkty odbioru: jaki sklep, adres, jaki handlowiec załatwił umowę z danym sklepem oraz dane odbioru dla konkretnego sklepu, np. ile worków chleba trzeba odebrać dla danej Biedronki
• zapisywanie historycznych danych — możliwość sprawdzenia jak się zmieniały ceny dla danego kontrahenta, lub ilości odbiorów dla danego punktu
• możliwość tworzenia raportów do powyżej wymienionych danych.

2. Tworzenia miesięcznego harmonogramu odbiorów z możliwością wydruku. Na podstawie, którego tworzy się raport przyszłych tras. Dzięki temu osoby z działu handlowego i rozliczeń nieobeznane w harmonogramach logistyków mogą łatwo wskazać klientowi, kiedy odbędzie się odbiór odpadów w jego sklepie.
3. Ostatecznego potwierdzenia trasy dla danego kierowcy na dany dzień, z możliwością zmian jej punktów odbioru, ich kolejności, pojazdu, czy kierowcy oraz dopisaniem uwag do każdego z tych punktów. Możliwość wydruku trasy na dany dzień dla kierowcy.
4. Wygenerowania odpowiednich dokumentów odbioru w odpowiedniej liczbie kopii (wraz z kodem kreskowym na jednej z kopii) i wydruk całości dokumentów. Obsługując 4 rodzajów dokumentów: WZ, Dok. handlowy, KPO, Formularz typu B1 i przekazanie ich do kierowcy.
5. Wprowadzanie danych odbioru (waga, liczba poj.) przez kierowcę na aplikacji mobilnej.
6. Skanowania dokumentów i powiązania ich z danymi w systemie, umożliwiając rozliczenie każdego punktu trasy w osobnym zadaniu. Możliwość ręcznego wprowadzenia dokumentów dodatkowych.
7. Weryfikacji danych odbioru przez dział logistyki
8. Weryfikacji kosztów za odbiór przez dział rozliczeń (z możliwością liczenia wg cen standardowych, cen za odbiór dodatkowy oraz ceny za podjazd)
9. Generowania zestawienia odbiorów z danego okresu rozliczeniowego.
10. Comiesięcznego rozliczania kontrahentów wg zweryfikowanych lub ręcznie wygenerowanych.
11. Szczegółowej kontroli nad daną trasą, z danym punktem poprzez raporty.
12. Kontroli miesięcznych odbiorów oraz podsumowania odbiorów prezentujących, który handlowiec przyniósł jaką ilość zysków.
13. Kontroli terminowości certyfikatów (część odpadów wymaga certyfikatu), miesiąc przed terminem wygaśnięcia system wysyła powiadomienie mailowe.