e-Doręczenia
Integracja Twojej firmy z Systemem e-Doręczenia
Polski rząd stworzył standard doręczeń elektronicznych, który jest elektronicznym sposobem dostarczania korespondencji na tej samej zasadzie jak listy polecone. Dostęp do e-doręczeń będzie miał każdy obywatel, jednakże obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami najpierw obejmie administracje publiczną i urzędy centralne. Przygotuj swoją firmę już dziś do wdrożenia systemu e-Doręczenia.
Zaufali nam
Celem modułu e-MSI e-Doręczenia jest udostępnienie usług oferowanych przez rządowy system e-Doręczenia z poziomu wewnętrznego systemu firmy
W tym celu, e-MSI integruje rządowy system e-Doręczenia z wewnętrznym środowiskiem IT firmy umożliwiając:
- wysyłanie wiadomości,
- odbieranie wiadomości,
- archiwizację poświadczeń dostarczenia wiadomości
- wyszukiwania adresów do e-Doręczeń (ADE) w bazie adresów elektronicznych (BAE)
e-Doręczenia – O co dokładnie chodzi?
E-doręczenia to kolejny projekt, który pchnie Polskę na drodze digitalizacji administracji publicznej. Rząd stworzył standard doręczeń elektronicznych i planuje wdrożyć je w życie jeszcze w tym roku.
Do tej pory komunikacja z organami administracyjnymi oznaczała wymianę listów poleconych oraz wizyty w urzędach. Nowy projekt ma na celu zamianę tradycyjnych sposobów komunikacji z Urzędami na elektroniczne skrzynki odbiorcze. Rozwiązanie pozwala na potwierdzenie odbioru oficjalnego dokumentu przy pomocy jednego przycisku myszy. Najpierw obowiązek korzystania z systemu e-doręczenia obejmie Administrację Publiczną i Urzędy Centralne, docelowo projekt będzie również obejmował komunikację przedsiębiorców i osób fizycznych z organami administracji.
Integracja z JobRouter
System JobRouter oferuje zsynchronizowanie z państwowym operatorem usług e-Doręczenia. Firmy, które wybiorą JobRouter nie będą musiały kontrolować skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej, ponieważ wszystkie wydarzenia w skrzynce będą automatycznie wywoływały proces w systemie JobRouter. Dzięki temu korespondencja z administracją publiczną, jak i potwierdzenia doręczenia dokumentów, staną się częścią systemu z którego organizacja korzysta na co dzień.
Przykładami procesów, które mogą zostać zintegrowane z e-Doręczeniami są:
- Korespondencja (przychodząca i wychodząca)
- Windykacja
- Komunikacja z pracownikiem
Przykłady wykorzystania – procesy JobRouter zintegrowane z e-Doręczeniami
Korespondencja
Głównym procesem, którego integracja JobRouter z systemem e-Doręczenia ułatwi pracę organizacjom, będzie cyfrowy proces obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej. System JobRouter będzie mógł komunikować się z systemem e-Doręczenia Poczty Polskiej w czasie rzeczywistym.
W momencie pojawienia się nowej wiadomości w systemie Poczty Polskiej, JobRouter automatycznie uruchomi proces korespondencji przychodzącej. Następnie oznaczy nadawcę i przypisze kategorię dostarczonej wiadomości. W ten sam sposób będzie obsługiwany proces korespondencji wychodzącej. Wiadomość przesłana do organów administracji przez system JobRouter, będzie inicjowała wysłanie wiadomości ze skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej.
Windykacja
Integracja systemu e-Doręczeń z Jobrouter sprawdzi się również przy procesach windykacyjnych. Wysyłka i otrzymanie wezwań do zapłaty wraz z potwierdzeniem ich doręczenia będzie odbywać się w JobRouter. Proces nie będzie wymagał logowania do zewnętrznego systemu rządowego. Dodatkowo wszystkie wydarzenia takie jak: wysyłka, odbiór, potwierdzenie odbioru, będą automatycznie zapisywane w historii interakcji z kontrahentem w systemie JobRouter.
Komunikacja z pracownikiem
Wymiana dokumentacji między pracodawcą a pracownikiem często wymaga potwierdzeń doręczenia. Dzięki integracji procesów kadrowych w JobRouter z systemem e-Doręczenia można znacząco ograniczyć ryzyka, koszty i czas wymagany do przygotowania korespondencji i otrzymania potwierdzenia w tradycyjny sposób.
W procesach systemu JobRouter, wydarzenie potwierdzenia doręczenia dokumentu, można również wykorzystać jako inicjator kolejnego procesu.
Kiedy ustawa o e-Doręczeniach wejdzie w życie?
Pierwotnie ustawa miała wejść w życie 1 lipca 2021 roku. Jednak data ta była kilkakrotnie zmieniania.
Na chwilę obecną harmonogram przedstawia się następująco:
W przypadku podmiotów publicznych, obowiązek założenia adresu e-Doręczeń do 1 stycznia 2025 r. mają:
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, zawody zaufania publicznego,
- NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- uczelnie wyższe, PAN,
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki;
W przypadku innych, niewymienionych powyżej podmiotów publicznych, mają one obowiązek wdrożenia e-Doręczeń do 1 stycznia 2025 r. Natomiast sądy i trybunały, komornicy, prokuraturę, organy ścigania i Służbę Więzienną obowiązuje termin do 1 października 2029 r.
Adres e-Doręczenia muszą również założyć w określonych terminach następujące podmioty niepubliczne:
Do 01.10.2024 r. – termin określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2023 r.:
- Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza)
- Podmioty niepubliczne wpisane do KRS od 10 grudnia 2023 roku
Do 01.01.2025 r.:
- Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 1 października 2024 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).
Do 01.01.2025 r.:
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy)
Do 01.10.2026 r.:
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy)
Szczegółowy harmonogram można znaleźć na rządowej stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram
Co ustawa o e-Doręczeniach oznacza dla przedsiębiorców?
Podmioty zarejestrowane w KRS będą mogły wybrać pomiędzy państwowym operatorem gwarantującym nieodpłatną realizację usługi e-Doręczenia z podmiotami publicznymi, a kwalifikowanym dostawcą usług zaufania.
Jest to wybór pomiędzy dostawcą elektronicznej skrzynki odbiorczej, za pomocą której będzie przebiegać komunikacja z organami administracyjnymi. Zgodnie z ustawą, do 2025 roku państwowym operatorem usług e-Doręczenia będzie Poczta Polska. Usługi będą zawarte na platformie Envelo, należącej do Grupy Poczty Polskiej. Envelo spełnia wymagania unijnego rozporządzenia eIDAS, które odnosi się do regulacji dotyczących integralności i poufności przesyłek elektronicznych, identyfikacji ich nadawcy i odbiorcy oraz potwierdzenia nadania i odbioru.
Podmioty publiczne korzystające z platformy Envelo dostaną do obsługi e-Doręczeń 15 GB miejsca w skrzynce odbiorczej. Natomiast podmioty niepubliczne 1 GB.
Na początku wdrożenia ustawy, oczekuje się, że obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki odbiorczej do e-Doręczeń będzie dotyczył podmiotów publicznych i niepublicznych, takich jak: przedsiębiorcy, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, notariusze, rzecznicy patentowi.
Jak korzystać z e-Doręczeń?
Założenie konta e-Doręczenia
- W pierwszym kroku należy założyć adres do e-Doręczeń. Adres można uzyskać wypełniając formularz na stronie:
https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen
W celu wysłania formularza wymagany jest profil zaufany lub e-dowód. Proces zakładania adresu e-Doręczeń przechodzi sprawnie i jest bardzo prosty. - Po uzyskaniu adres, uzyskujesz dostęp do skrzynki do e-Doręczeń. Skrzynka w umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do Bazy adresów elektronicznych (BAE).
e-Doręczenia – pierwsze doświadczenia
Pomimo założenia skrzynki do e-Doręczeń na początku roku 2022, poza wiadomością z powitaniem od Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nasza skrzynka nadal pozostaje pusta.
Pomimo założenia skrzynki do e-Doręczeń na początku roku 2022, poza wiadomością z powitaniem od Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nasza skrzynka nadal pozostaje pusta.
Sam proces założenia skrzynki e-Doręczeń przy aktywnym Profilu Zaufanym jest bardzo prosty. Należy przejść przez instrukcje podane na stronie edoreczenia.gov.pl
Schody zaczynają się przy próbie wysłania wiadomości. Wysyłkę zaczynamy od wyboru adresata. Do wyboru mamy wyszukiwanie po NIP, REGON, KRS bądź danych instytucji.
Niestety na chwilę obecną większości firm i instytucji nie ma w bazie, a wyszukiwanie kończy się informacją o braku wyników.
Co e-Doręczenia oznaczają dla osób fizycznych?
Założenia ustawy obejmują również przystosowanie osób fizycznych do korzystania z platformy. W związku z tym pojawi się również usługa hybrydowa e-Doręczenia. Usługa hybrydowa gwarantuje adresatom otrzymanie korespondencji od organów administracji publicznej. Nawet w przypadku jeśli nie posiadają swojej skrzynki odbiorczej na platformie. W usłudze hybrydowej, nadawca wysyła wiadomość za pomocą platformy. Natomiast adresat otrzymuje korespondencję w formie tradycyjnego listu poleconego, przygotowanego przez wyznaczonego przez rząd operatora.
Rozpocznij swoją cyfrową podróż z JobRouter®
Przekształć procesy biznesowe w cyfrowe, zautomatyzowane środowisko z JobRouter®: systemem oferującym niskokodowość, szybkość i elastyczność
Zapoznaj się z ofertą i wypróbuj JobRouter®
Aby dowiedzieć się więcej o systemie JobRouter® prosimy o kontakt e-mail: biuro@e-msi.pl lub wypełnienie formularza Demo znajdującego się u góry strony. Zespół naszych ekspertów wykonuje bezpłatne prezentacje oraz analizy przedwdrożeniowe, które pomogą Państwu zilustrować jak wyglądałaby integracja systemu e-Doręczeń z infrastrukturą IT w Państwa firmie.
Error: Contact form not found.
