Zaufali nam
e-Doręczenia – o co dokładnie chodzi?
E-doręczenia to kolejny projekt, który pchnie Polskę na drodze digitalizacji administracji publicznej. Rząd stworzył standard doręczeń elektronicznych i planuje wdrożyć je w życie stopniowo, zgodnie z przyjętym harmonogramem.
Do tej pory komunikacja z organami administracyjnymi oznaczała wymianę listów poleconych oraz wizyty w urzędach. Nowy projekt ma na celu zamianę tradycyjnych sposobów komunikacji z Urzędami na elektroniczne skrzynki odbiorcze.
Rozwiązanie pozwala na potwierdzenie odbioru oficjalnego dokumentu przy pomocy jednego przycisku myszy. Najpierw obowiązek korzystania z systemu e-doręczenia obejmie Administrację Publiczną i Urzędy Centralne.
Docelowo projekt będzie również obejmował komunikację przedsiębiorców i osób fizycznych z organami administracji. Usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.
1. E-doręczenia są równoważne z tradycyjną przesyłką poleconą.
2. E-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:
- nadawca i odbiorca są identyfikowani (sprawdza się ich tożsamość) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
- zaufany dostawca usługi umożliwia każdorazowo pobranie dowodu wysyłki i doręczenia korespondencji,
- usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą, a odbiorcą.
Integracja z JobRouter
System JobRouter oferuje zsynchronizowanie z państwowym operatorem usług e-Doręczenia. Firmy, które wybiorą JobRouter nie będą musiały kontrolować skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej, ponieważ wszystkie wydarzenia w skrzynce będą automatycznie wywoływały proces w systemie JobRouter. Dzięki temu korespondencja z administracją publiczną, jak i potwierdzenia doręczenia dokumentów, staną się częścią systemu z którego organizacja korzysta na co dzień.
e-MSI integruje rządowy system e-Doręczenia ze środowiskiem IT firmy umożliwiając:
- wysyłanie wiadomości,
- odbieranie wiadomości,
- archiwizację poświadczeń dostarczenia wiadomości
- wyszukiwania adresów do e-Doręczeń (ADE) w bazie adresów elektronicznych (BAE)
Firmy, które wybiorą JobRouter nie będą musiały kontrolować skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej, ponieważ wszystkie wydarzenia w skrzynce będą automatycznie wywoływały proces w systemie JobRouter. Dzięki temu korespondencja z administracją publiczną, jak i potwierdzenia doręczenia dokumentów, staną się częścią systemu z którego organizacja korzysta na co dzień.
Integracja e-Doręczeń z systemem JobRouter przenosi tę usługę na wyższy poziom funkcjonalności, umożliwiając ich pełne wykorzystanie w codziennej pracy organizacji. Dzięki temu Twoje procesy stają się bardziej efektywne, a komunikacja bezpieczna i łatwa do zarządzania w jednym, spójnym środowisku IT.
Rozpocznij swoją cyfrową podróż z JobRouter®
Przekształć procesy biznesowe w cyfrowe, zautomatyzowane środowisko z JobRouter®: systemem oferującym niskokodowość, szybkość i elastyczność
Dlaczego wdrożyć e-Doręczenia z System JobRouter?
Jedno środowisko pracy
- Wszystkie dokumenty i powiadomienia w jednym miejscu, bez konieczności logowania się do odrębnych systemów.
- Pełna integracja z platformą JobRouter zapewnia sprawny obieg dokumentów wewnątrz organizacji.
Automatyzacja procesów
- Dokumenty wysyłane przez e-Doręczenia są automatycznie wprowadzane do systemu i archiwizowane.
- Redukcja czasu pracy i minimalizacja ryzyka błędów.
Bezpieczna komunikacja
- System zapewnia identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz ochronę korespondencji przed zmianą lub przechwyceniem.
- Kwalifikowane dowody wysyłki i odbioru każdej przesyłki.
Eliminacja ograniczeń
- Brak limitów pojemności: dokumenty są przenoszone do centralnego archiwum cyfrowego.
- Szybszy dostęp do potrzebnych danych i korespondencji.
e-Doręczenia – jak wykorzystać w organizacji
Korespondencja przychodząca
Głównym procesem, którego integracja JobRouter z systemem e-Doręczenia ułatwi pracę organizacjom, będzie cyfrowy proces obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej. System JobRouter będzie mógł komunikować się z systemem e-Doręczenia Poczty Polskiej w czasie rzeczywistym.
W momencie pojawienia się nowej wiadomości w systemie Poczty Polskiej, JobRouter automatycznie uruchomi proces korespondencji przychodzącej.
Korespondencja wychodząca
Następnie oznaczy nadawcę i przypisze kategorię dostarczonej wiadomości. W ten sam sposób będzie obsługiwany proces korespondencji wychodzącej.
Wiadomość przesłana do organów administracji przez system JobRouter, będzie inicjowała wysłanie wiadomości ze skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej.
Windykacja
Integracja systemu e-Doręczeń z Jobrouter sprawdzi się również przy procesach windykacyjnych. Wysyłka i otrzymanie wezwań do zapłaty wraz z potwierdzeniem ich doręczenia będzie odbywać się w JobRouter.
Proces nie będzie wymagał logowania do zewnętrznego systemu rządowego. Dodatkowo wszystkie wydarzenia takie jak: wysyłka, odbiór, potwierdzenie odbioru, będą automatycznie zapisywane w historii interakcji z kontrahentem w systemie JobRouter.
Komunikacja z pracownikiem
Wymiana dokumentacji między pracodawcą a pracownikiem często wymaga potwierdzeń doręczenia. Dzięki integracji procesów kadrowych w JobRouter z systemem e-Doręczenia można znacząco ograniczyć ryzyka, koszty i czas wymagany do przygotowania korespondencji i otrzymania potwierdzenia w tradycyjny sposób.
W procesach systemu JobRouter, wydarzenie potwierdzenia doręczenia dokumentu, można również wykorzystać jako inicjator kolejnego procesu.
Kiedy ustawa o e-Doręczeniach wejdzie w życie?
Podmioty publiczne:
Od 01.01.2025 r. – Obowiązek taki wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
- Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe.
- Organy władzy publicznej.
- ZUS, KRUS i NFZ
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe (z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego)
Od 01.01.2025 r.
- Podmioty publiczne, inne niż wymienione powyżej.
Od 01.10.2029 r.
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe
- Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Podmioty niepubliczne:
Od 01.01.2025 r.
- Zawody zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz)
- Podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Od 01.04.2025 r.
- Podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 01.01.2025 r.
Od 01.01.2025 r.
- Podmioty niepubliczne wpisywane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
Od 01.07.2025 r.
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
Od 01.10.2026 r.
- Podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na dzień 10.12.2023 r.
Co ustawa o e-Doręczeniach oznacza dla przedsiębiorców?
Podmioty zarejestrowane w KRS będą mogły wybrać pomiędzy państwowym operatorem gwarantującym nieodpłatną realizację usługi e-Doręczenia z podmiotami publicznymi, a kwalifikowanym dostawcą usług zaufania.
Jest to wybór pomiędzy dostawcą elektronicznej skrzynki odbiorczej, za pomocą której będzie przebiegać komunikacja z organami administracyjnymi. Zgodnie z ustawą, do 2025 roku państwowym operatorem usług e-Doręczenia będzie Poczta Polska. Usługi będą zawarte na platformie Envelo, należącej do Grupy Poczty Polskiej. Envelo spełnia wymagania unijnego rozporządzenia eIDAS, które odnosi się do regulacji dotyczących integralności i poufności przesyłek elektronicznych, identyfikacji ich nadawcy i odbiorcy oraz potwierdzenia nadania i odbioru.
Podmioty publiczne korzystające z platformy Envelo dostaną do obsługi e-Doręczeń 15 GB miejsca w skrzynce odbiorczej. Natomiast podmioty niepubliczne 1 GB.
Na początku wdrożenia ustawy, oczekuje się, że obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki odbiorczej do e-Doręczeń będzie dotyczył podmiotów publicznych i niepublicznych, takich jak: przedsiębiorcy, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, notariusze, rzecznicy patentowi.
Jak korzystać z e-Doręczeń?
Założenie konta e-Doręczenia
- W pierwszym kroku należy założyć adres do e-Doręczeń. Adres można uzyskać wypełniając formularz na stronie:
https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen
W celu wysłania formularza wymagany jest profil zaufany lub e-dowód. Proces zakładania adresu e-Doręczeń przechodzi sprawnie i jest bardzo prosty. - Po uzyskaniu adres, uzyskujesz dostęp do skrzynki do e-Doręczeń. Skrzynka w umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do Bazy adresów elektronicznych (BAE).
e-Doręczenia – pierwsze doświadczenia
Pomimo założenia skrzynki do e-Doręczeń na początku roku 2022, poza wiadomością z powitaniem od Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nasza skrzynka nadal pozostaje pusta.
Pomimo założenia skrzynki do e-Doręczeń na początku roku 2022, poza wiadomością z powitaniem od Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nasza skrzynka nadal pozostaje pusta.
Sam proces założenia skrzynki e-Doręczeń przy aktywnym Profilu Zaufanym jest bardzo prosty. Należy przejść przez instrukcje podane na stronie edoreczenia.gov.pl
Schody zaczynają się przy próbie wysłania wiadomości. Wysyłkę zaczynamy od wyboru adresata. Do wyboru mamy wyszukiwanie po NIP, REGON, KRS bądź danych instytucji.
Niestety na chwilę obecną większości firm i instytucji nie ma w bazie, a wyszukiwanie kończy się informacją o braku wyników.
Co e-Doręczenia oznaczają dla osób fizycznych?
Założenia ustawy obejmują również przystosowanie osób fizycznych do korzystania z platformy. W związku z tym pojawi się również usługa hybrydowa e-Doręczenia. Usługa hybrydowa gwarantuje adresatom otrzymanie korespondencji od organów administracji publicznej. Nawet w przypadku jeśli nie posiadają swojej skrzynki odbiorczej na platformie. W usłudze hybrydowej, nadawca wysyła wiadomość za pomocą platformy. Natomiast adresat otrzymuje korespondencję w formie tradycyjnego listu poleconego, przygotowanego przez wyznaczonego przez rząd operatora.
Zapoznaj się z ofertą i wypróbuj JobRouter®
Aby dowiedzieć się więcej o systemie JobRouter® prosimy o kontakt e-mail: biuro@e-msi.pl lub wypełnienie formularza Demo znajdującego się u góry strony. Zespół naszych ekspertów wykonuje bezpłatne prezentacje oraz analizy przedwdrożeniowe, które pomogą Państwu zilustrować jak wyglądałaby integracja systemu e-Doręczeń z infrastrukturą IT w Państwa firmie.
Error: Contact form not found.
