Zarządzanie obiegiem dokumentów w czasach pandemii stało się ogromnym wyzwaniem dla placówek służby zdrowia. W większości placówek przekazywanie dokumentów między pracownikami odbywało się ręcznie i wymagało fizycznego dostarczenia dokumentu do odpowiedniej osoby. W rezultacie zarówno pracownicy, jak i pacjenci byli narażeni na zarażenie się koronawirusem, który mógł być roznoszony w procesie przekazywania dokumentów.
W związku z powyższym, jeden ze szpitalów covidowych – Szpital im. Józefa Strusia skontaktował się z nami z prośbą o wsparcie w automatyzacji przekazywania dokumentów. Zdecydowaliśmy się pomóc placówce, wdrażając system do obiegu dokumentów, zupełnie za darmo. System uchronił pracowników przed przekazywaniem dokumentów „z rąk do rąk” i zautomatyzował proces obiegu dokumentów środowisku informatycznym, do którego dostęp ma każdy pracownik z dostępem do komputera, lub urządzenia mobilnego.
System objął dwa główne obszary obiegu dokumentów — proces zamówień doraźnych oraz proces korespondencji.
Pierwszy obszar zagwarantował automatyzację procesu zamówień związanych z częścią apteczną i zaopatrzeniową, działem zamówień publicznych, działem technicznym i sekcją ds. obsługi informatycznej, włącznie z ich akceptacją.
Drugi obszar objął automatyzację procesów gwarantujących dostarczenie dokumentów do pracowników szpitala odpowiedzialnych za zapoznanie się z daną korespondencją.
