BPX to firma znana z wdrażania systemów typu FK, ERP i Workflow, między innymi takich producentów jak SAP, Infor i Qlik. Liczba projektów, które prowadzą jednocześnie jest bardzo duża, stąd pojawiła się potrzeba związana z ustrukturyzowaniem prowadzonych wdrożeń oraz optymalizacją elektronicznego zarządzania budżetami projektów, jak i rozliczeniami z podwykonawcami.
Na bazie platformy JobRouter wdrożyliśmy 4 procesy, z których aktualnie korzysta około 200 osób:
- Proces zakładania projektów
- Proces activity report
- Proces wydatków
- Proces Importu AR
Wszystkie powyższe procesy są ze sobą zintegrowane w następujący sposób:
Prace rozpoczynamy od założenia projektu w „procesie zakładania projektów”, gdzie definiujemy zakres wdrożenia, jego budżet, oraz harmonogram przebiegu. Następnie w ramach „procesu Activity Report” pracownicy wybrani do jego realizacji odnotowują czas pracy nad poszczególnymi zadaniami. W ramach „procesu wydatków” każdy z pracowników w projekcie może logować dodatkowe wydatki związane np. z delegacjami w obrębie danego wdrożenia.
„Proces importu AR” służy do zaciągnięcia do systemu JR wcześniejszych zestawień logowania czasu pracy poszczególnych pracowników w danych projektach archiwalnych.
Szczegółowy opis każdego procesów przedstawiliśmy poniżej.
1. Proces zakładania projektów
Proces ten służy do zakładania, akceptacji i zarządzania projektami na poziomie ogólnym. Przy zakładaniu projektu możemy zdefiniować jakie zadania będą wchodziły w jego skład, kto będzie za nie odpowiedzialny, a także zaprojektować budżet w postaci MD i ogólnych kosztów. Ponadto mamy możliwość utworzenia harmonogramu projektu wraz z kamieniami milowymi, dzięki czemu na późniejszym etapie w ramach odpowiednich raportów można będzie śledzić postępy wykonania oraz konsumpcji wydatków i MD. Proces integruje się z JOBDATA pobierając z niego informacje szczegółowe o kwotach pracowników w zależności od pełniącej w projekcie przez nich roli. Proces pozwala na zamykanie zakończonych projektów, które trafiają do dedykowanej skrzynki odbiorczej (pod warunkiem spełnienia określonych warunków) oraz ich otwierania jeśli istnieje konieczność ich modyfikacji lub wznowienia.
2. Proces activity report
Proces ten służy do logowania czasu pracy i wydatków w ramach zleconych zadań w poszczególnych projektach przez “Developerów”, które następnie akceptowane są przez Projekt Managerów. Ściśle zintegrowany z procesem zakładania projektów. Pracownik może brać udział jednocześnie w kilku projektach w związku z czym akceptacja wpisanego czasu pracy następuje w ramach ścieżki równoległej.
3. Proces wydatków
Proces ten służy do odnotowywania wydatków, które pojawiają się podczas realizacji projektów. Głównie związanych z podróżami służbowymi. Wprowadzony koszt akceptowany jest przez osobę zatwierdzającą wydatki danego projektu oraz przez księgowość. Po akceptacji księgowości kwota zaakceptowanych wydatków jest widoczna w podsumowaniu projektu.
4. Proces import AR
Proces ten służy do importu raportów logowania czasu pracy z plików csv na podstawie wypracowanego schematu. Jest to proces jednokrokowy.