Automatyzacja procesów do obsługi sieci serwisów samochodów ciężarowych

W 2018 roku e-MSI ukończyło projekt dla Volvo Skrzypa. Zlecenie objęło zautomatyzowanie procesów do obsługi sieci serwisów samochodów ciężarowych VOLVO i Renault w dwóch obszarach działania firmy.

Do zautomatyzowanych procesów w pierwszym obszarze należały:

• umawianie na serwis,
• wstępna wycena przez kierownika serwisu,
• rejestracja przyjazdu samochodu, wyznaczenie mechanika, blacharza oraz elektryka do realizacji poszczególnych zadań,
• proces informowania klienta o ewentualnych dodatkowych usterkach i akceptacja klienta,
• weryfikacja finalizacji naprawy,
• poinformowanie klienta o gotowości pojazdu do odbioru
• fakturowanie.

Po wystawieniu faktury w przypadku braku płatności, zautomatyzowane zostały również kroki związane z miękką windykacją.

Natomiast, w drugim obszarze funkcjonowania firmy zautomatyzowany został obieg faktur kosztowych i magazynowych (proces zakupów).

Należały do niego procesy, takie jak:

• import faktur z poczty e-mail, skanera i z portalu importerów poprzez API,
• OCR – Inteligentne odczytywanie, skanowanie i procesowanie informacji ze zdjęcia faktury,
• automatyczne przydzielanie osoby odpowiedzialnej za opis merytoryczny dokumentów,
• transfer danych do systemy księgowego Sage Symfonia,
• akceptacja faktur do płatności,
• automatyczne generowanie plików przelewu,
• tworzenie metryczki faktury.

Dodatkowo, system dzięki inteligentnym algorytmom, umożliwił łatwe generowanie raportów na podstawie wybranych filtrów. Na przykład: faktur zakupów i sprzedaży oczekujących na płatność, według typu kosztu, daty, czy NIP.

Wdrożony system został zintegrowany z programem finansowo-księgowym Sage Symfonia.

Rok: 2018