czwartek,14 Maj 2020

AUTOMATYZACJA OBIEGU FAKTUR I UMÓW DLA IGNASZAK

Ignaszak Sp. J to polska firma będąca dealerem trzech wiodących marek samochodowych Audi, Volkswagen oraz Skoda. Ignaszak jest również autoryzowanym serwisem marki Seat.  Firma istnieje od 1977 roku i ciągle się rozwija, ma dwie siedziby w Koninie i w Kaliszu.

W 2020 roku zakończyliśmy wdrożenie systemu JobRouter w firmie Ignaszak, automatyzując proces obiegu faktur i wniosków zakupowych.

Automatyzacja obiegu faktur objęła wszystkie etapy procesu od otrzymania faktury w skrzynce odbiorczej systemu, do którego jest wysyłana mailem. Do akceptacji zarządu i podaniu weryfikacji księgowości, która importuje fakturę do systemu księgowego i generuje polecenie zapłaty.
Faktury od kontrahentów w formie papierowej są oklejane kodami kreskowymi, system automatycznie odczytuje kod kreskowy i wysyła fakturę do osoby odpowiedzialnej za rejestrację dokumentu. Obieg faktur został również wyposażony w narzędzie IDR, służące do inteligentnego OCR-owania dokumentów. Dodatkowo proces objął wielopoziomową akceptację i został zintegrowany z systemem Sage Symfonia. 
Wdrożenie pozwala również na eksport do systemu bankowego, czyli dokonywania płatności w systemie oraz generowanie dekretów.

Kolejnym zautomatyzowanym procesem dla firmy Ignaszak był proces zamówień.
Proces służy do składania zapotrzebowania na zakup. Składa się z części składania wniosku oraz części akceptacyjnej. W przypadku przypisania zlecenia do faktury, faktura zostanie przeprocesowania uproszczoną ścieżką omijającą akceptację zarządu.
W tym procesie również zostały zawarte kroki związane z dokonywniem płatności czyli generowanie  plików z zleceniami przelewów do banku i eksport do systemu bankowego.

Dodatkowo, system został wyposażony w możliwość złożonego raportowania na podstawie przeprowadzonych procesów. System umożliwia tworzenie raportów dotyczących:

  • Faktur kosztowych
  • Faktur będących w poszczególnych działach z informacją na temat ilości
  • Rejestr czasu obiegu faktur
  • Faktur w akceptacji
  • Zamówień
OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Możliwość komentowania jest wyłączona.