czwartek,2 Sierpień 2018

OBIEG FAKTUR WRAZ Z SYSTEMEM IDR DLA HOMANIT

Dla dwóch dynamicznie rozwijających się spółek grupy: Homanit Karlino oraz Homanit Krosno Odrzańskie zespół e-MSI wdrożył system JobRouter workflow, tym samym automatyzując dotychczasowe procesy biznesowe. Platformą JobRouter został objęty proces akceptacji faktur kosztowych i magazynowych. Proces rozpoczyna się od automatycznego pobrania faktur elektronicznych w momencie wysyłania ich przez klientów mailowo lub po zeskanowaniu dokumentu papierowego.

Jednym z elementów wdrożenia był mechanizm IDR (Invoice Data Recognition), który automatycznie znajduje kluczowe dane na skanach faktur i sam umieszcza je w formularzach. Po weryfikacji rozpoznanych danych, system przekazuje fakturę do akceptacji właściwych komórek organizacyjnych.

Ponadto, proces jest zintegrowany z systemem SAP w zakresie wspólnej bazy kontrahentów, zamówień oraz zleceń. Dodatkowo, jeśli istnieją różnice w kwotach pomiędzy zamówieniem i fakturą, system oznacza kolorami takie pozycje. W takiej sytuacji uruchamiane są dodatkowe kroki akceptacji zarządu dla danej faktury.

Po zakończeniu akceptacji system generuje metryczkę faktury z pełnymi danymi, a po weryfikacji przez księgowość faktura jest automatycznie księgowana w systemie SAP.

Poza samym procesem system wyposażono w serię kluczowych raportów.

Podsumowanie wdrożenia:

1. Proces akceptacji faktur

2. 120 użytkowników

3. 6 usług integracyjnych SAP, takich jak:

  • zapis dokumentów (osobno faktury usługowe bez zamówień i faktury z powiązanym dokumentem zamówienia),
  • pobieranie  słowników (terminy płatności, ośrodki kosztów, numery zleceń, środki trwałe)

4. Automatyczne rozczytywanie faktur (IDR)

5. Kontrola statusu podatnika VAT dla każdego kontrahenta (dla polskich kontrahentów – z usługi udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, dla zagranicznych: z usługi VIES)

Korzyści płynące z wdrożenia:

1. Kontrola organizacji faktur i kosztów od momentu położenia na skaner/otrzymania maila

2. Znaczna redukcja czasu procesowania faktury od wpływu do zaksięgowania w SAP

3. Zmniejszenie czasu i kompleksowości pracy przy wprowadzaniu danych do systemu dzięki IDR

4. Pełen monitoring procesu, wąskich gardeł

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Możliwość komentowania jest wyłączona.