środa,22 Sierpień 2018

SYSTEM ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW DLA URZĘDU MIASTA GRODZISK MAZOWIECKI

Dla Urzędu Miejskiego w Grodzisku Mazowieckim, zespół e-MSI podjął się realizacji wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.
W ramach projektu został stworzony i wdrożony System Intranetowy do obsługi i rejestru faktur, umów i wniosków. Udzielono również licencji, bez ograniczenia ilości jednoczesnych użytkowników. System został kompleksowo skonfigurowany w zakresie dopasowania do potrzeb zamawiającego, między innymi poprzez integracje z dotychczas używanym systemem bankowym do wykonywania przelewów.

Pracownicy Urzedu, będący użytkownikami systemu, zostali przeszkoleni w 30 grupach nie większych niż 10 osób.

Realizując wdrożenie, e-MSI zobowiązało się również, aby dostosować system do ewentualnych zmian w zakresie obowiązującego prawa powszechnego przez 3 lata po wdrożeniu.

Najważniejsze funkcjonalności systemu:

1) Elektroniczny obieg dokumentów:

  • Obsługujący proces wpływu faktury/umowy/wniosku w formie dokumentu elektronicznego,
  • Obsługujący proces wpływu faktury/umowy/wniosku w formie dokumentu papierowego.

2) Automatyczny odczyt danych wynikających z faktur w formie dokumentu elektronicznego oraz dokumentu papierowego, w tym:

  • Skanowanie dokumentów jedno i wielostronicowych,
  • Edycja obrazu skanowanego dokumentu,
  • Analiza OCR,
  • Automatyczne generowanie sygnatur.

3) Generowanie wewnętrznych dokumentów, będących podstawą płatności (inne niż faktury);
4) Archiwizacja dokumentów elektronicznych, w tym:

  • Podłączania załączników pod otrzymane faktury kosztowe (umowy, protokoły, kosztorysy itp.),
  • Zapewnienie dostępu do zarchiwizowanych dokumentów oraz możliwości ich wielokrotnego wydruku.

5) Elektroniczny obieg faktur zakupowych według wskazanej przez Zamawiającego ścieżki autoryzacji.
6) Gromadzenie danych niezbędnych do utworzenia rejestrów zakupów VAT.
7) Generowanie przelewów do systemu bankowości elektronicznej.
8) Utrzymywanie centralnego rejestru umów/wniosków/zleceń zawierającego informacje wskazane przez Zamawiającego.
9) Archiwizacja dokumentów elektronicznych.
11) Raportowanie zgodnie z potrzebami użytkownika.

Rok: 2018

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Możliwość komentowania jest wyłączona.