System elektroniczny obieg dokumentów dla Urzędu Miasta Grodzisk Mazowiecki

Dla Urzędu Miejskiego w Grodzisku Mazowieckim, zespół e-MSI podjął się realizacji wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.
W ramach projektu został stworzony i wdrożony System Intranetowy do obsługi i rejestru faktur, umów i wniosków. Udzielono również licencji, bez ograniczenia ilości jednoczesnych użytkowników. System został kompleksowo skonfigurowany w zakresie dopasowania do potrzeb zamawiającego, między innymi poprzez integracje z dotychczas używanym systemem bankowym do wykonywania przelewów.

Pracownicy Urzedu, będący użytkownikami systemu, zostali przeszkoleni w 30 grupach nie większych niż 10 osób.

Realizując wdrożenie, e-MSI zobowiązało się również, aby dostosować system do ewentualnych zmian w zakresie obowiązującego prawa powszechnego przez 3 lata po wdrożeniu.

Najważniejsze funkcjonalności systemu:

1) Elektroniczny obieg dokumentów:

  • Obsługujący proces wpływu faktury/umowy/wniosku w formie dokumentu elektronicznego,
  • Obsługujący proces wpływu faktury/umowy/wniosku w formie dokumentu papierowego.

2) Automatyczny odczyt danych wynikających z faktur w formie dokumentu elektronicznego oraz dokumentu papierowego, w tym:

  • Skanowanie dokumentów jedno i wielostronicowych,
  • Edycja obrazu skanowanego dokumentu,
  • Analiza OCR,
  • Automatyczne generowanie sygnatur.

3) Generowanie wewnętrznych dokumentów, będących podstawą płatności (inne niż faktury);
4) Archiwizacja dokumentów elektronicznych, w tym:

  • Podłączania załączników pod otrzymane faktury kosztowe (umowy, protokoły, kosztorysy itp.),
  • Zapewnienie dostępu do zarchiwizowanych dokumentów oraz możliwości ich wielokrotnego wydruku.

5) Elektroniczny obieg faktur zakupowych według wskazanej przez Zamawiającego ścieżki autoryzacji.
6) Gromadzenie danych niezbędnych do utworzenia rejestrów zakupów VAT.
7) Generowanie przelewów do systemu bankowości elektronicznej.
8) Utrzymywanie centralnego rejestru umów/wniosków/zleceń zawierającego informacje wskazane przez Zamawiającego.
9) Archiwizacja dokumentów elektronicznych.
11) Raportowanie zgodnie z potrzebami użytkownika.

Rok: 2018