piątek,10 Styczeń 2020

AUTOMATYZACJA PROCESÓW W GBS W BARLINKU

W 2019 roku Gospodarczy Bank Spółdzielczy (GBS) w Barlinku dołączył do grona klientów e-MSI i użytkowników JobRouter.

e-MSI podjęło się wdrożenia systemu mającego na celu zautomatyzowanie wewnętrznych procesów oraz zwiększenie efektywności pracy w GBS.

Do zautomatyzowanych procesów należały:

  • Proces obiegu delegacji

Proces obiegu delegacji obejmuje składanie wniosków o wyjazd służbowy z możliwością aplikowania o zaliczkę. Posiada on również funkcję weryfikacji innych aktualnie zaplanowanych wyjazdów służbowych, dzięki czemu wyjazdy można ze sobą łączyć.
Zautomatyzowany obszar daje możliwość akceptacji wniosku przez bezpośredniego przełożonego, a następnie wspomaga proces rozliczenia delegacji, weryfikację rozliczenia merytoryczną i formalną. 
Ostatecznie trafia do księgowości gdzie na podstawie wcześniejszych wyliczeń opracowywana jest kwota do zapłaty / pobrania od pracownika. W procesie istnieje integracja z szyną danych def2500 służąca do wykonywania płatności za zaliczki i rozliczenie delegacji. 

  • Proces zapotrzebowania

Użytkownicy systemu o uprzednio zdefiniowanych uprawnieniach, mogą tworzyć listy z produktami biurowymi. Takie zapotrzebowania są akceptowane przez kierowników, a następnie przez pracowników centrum kosztowych. Na koniec danego miesiąca wszystkie listy zapotrzebowań od poszczególnych działów są przesyłane do osoby odpowiedzialnej za całość zamówienia, która ma możliwość usuwania, dodawania i edycji tabeli zapotrzebowania. Gdy całość zostanie zweryfikowana i ostatecznie zaakceptowana, tabela zostaje automatycznie zamieniana w zamówienie i trafia do procesu o tej samej nazwie. 

  • Proces zamówień

Proces składania zamówienia może być wykonywany w dwojaki sposób:

  • Na podstawie zaakceptowanej listy produktów z procesu zapotrzebowania
  • W sposób niezależny

Po złożeniu zamówienia  system automatycznie generuje dokument je przedstawiający. Dokument musi następnie zostać zaakceptowany przez wcześniej wyznaczoną do tej funkcji osobę. W procesie mamy możliwość wybrania ścieżki z opłacenie dokumentu proformy, po tym jak wystawi ją dla nas kontrahent. 
Płatność odbywa się poprzez integrację z szyną danych z systemu def2500.

  • Proces budżetowania:

Proces ten służy do planowania budżetów w poszczególnych działach firmy GBS. Raz w roku deklarowane są budżety z rozpisaniem kosztów na poszczególne zadania w ramach 4 kwartałów. Koszty te są planowane przez poszczególnych kierowników działów, a następnie weryfikowane i akceptowane przez zarząd. Proces budżetowy jest ściśle powiązany z procesem obiegu faktur, w którym to poszczególne koszty z pozycji faktur wiązane są z zadaniami deklarowanymi w budżetach. 

  • Proces obiegu faktur kosztowych

Obieg faktur kosztowych ma na celu automatyzację i przyśpieszenie ich akceptacji.  Dzięki integracji z procesem budżetowania, kontrolowanie wydatków na bieżąco stało się bardzo proste. Przebieg procesu zakłada wieloetapową akceptację, a także kontrolę formalno-rachunkową. W końcowym etapie procesu poprzez integrację z szyną danych programu def2500 faktura jest księgowana oraz generowane jest zlecenie płatności. 

Dodatkowo, Bank planuje wdrażanie dalszych procesów we własnym zakresie i przy wsparciu naszego zespołu.

Rok ukończenia: 2019

gbs barlinek

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o