poniedziałek,9 Marzec 2015

e-Faktury – dlaczego warto?

Zalety e-faktury

Coraz większą popularnością cieszą się e-dokumenty, a wśród nich e-faktury. Popularność elektronicznej faktury sprowadza się przede wszystkim do wygody, jaka towarzyszy wszystkiemu, co elektroniczne i internetowe. Chociaż często księgowość jest początkowo niechętna zmianom i przyzwyczajona do pracy z tradycyjnymi, papierowymi fakturami, z doświadczenia wiem, że już po kilku miesiącach pracy z fakturami elektronicznymi wszyscy pracownicy przyzwyczajają się do nowego komfortu pracy i nie wyobrażają sobie powrotu do papieru.  E-faktura jest bezpieczna i ekonomiczna. Nie trzeba jej osobno przechowywać w wersji papierowej, co wiąże się z dużą oszczędnością miejsc – koszty przechowywania faktur elektronicznych na dysku są znacznie mniejsze niż koszty magazynowania ich papierowych odpowiedników Łatwiejsze jest też wyszukanie e-faktury na dysku, niż jej tradycyjnego odpowiednika w stosie segregatorów i teczek. Oznacza to, że dostęp do e-faktury jest niezwykle łatwy, szybki i nieograniczony.Warto w tym miejscu wspomnieć również, że droga elektroniczna jest pokonywana przez dokument szybciej, niż droga tradycyjna, czyli pocztowa. Odchodzą więc koszty, jakie trzeba ponieść w wypadku nadania przesyłki, zatrudnienia osoby dystrybuujących dokumenty po różnych działach czy budynkach organizacji. Znika także niebezpieczeństwo niedostarczenia przesyłki na czas, lub – co gorsza – w ogóle. Co więcej, wprowadzenie elektronicznych faktur w firmie, znacząco wpływa na ich bezpieczeństwo – e-faktury zapisywane są w systemie, który zaopatrzony jest w mechanizm backupu, co praktycznie eliminuje ryzyko utraty dokumentów.

Definicja

Z definicji e-fakturą nazwiemy każdą fakturę, w której wszystkie dane występują w formacie cyfrowym oraz mogą być przetwarzane automatycznie. Faktury elektroniczne są w pełni zautomatyzowane. Oznacza to, że dostawca i odbiorca przekazują je sobie w sposób automatyczny i bezpośredni, za pomocą Internetu czy innych dróg elektronicznych. Protokół, w którym transmitowane są e-faktury, to XML, EDI lub inny podobny format.

Kilka informacji prawnych

Przede wszystkim należy pamiętać, że e-faktura prawnie odpowiada fakturze tradycyjnej (papierowej). Dlatego też za pomocą e-faktury tak samo rozliczymy się z fiskusem, jak w przypadku faktury papierowej. E-faktura przesłana do odbiorcy drogą elektroniczną, a następnie wydrukowana przez niego, jest traktowana tak samo, jak faktura tradycyjna. Należy także pamiętać, że faktur elektronicznych nie trzeba drukować! Przez przechowywanie e-faktur rozumie się gromadzenie ich w systemie/na dysku. W przypadku kontroli wystarczy zapewnić dostęp online do faktur odpowiedniemu organowi skarbowemu. Faktury sporządzone i przechowywane w formie elektronicznej powinny być udostępniane organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W celu wprowadzenia do swojej firmy e-faktury trzeba upewnić się, że nasi kontrahenci akceptują taką formę dostarczania im dokumentów. Gdy odbiorca dokona akceptacji fakturowania elektronicznego, już następnego dnia można rozpocząć wystawianie i przesyłanie do niego e-faktur. Obecnie uznaje się pojęcie akceptacji domniemanej, tj. jeżeli kontrahent nie wyrazi sprzeciwu, w momencie opłacenia przez niego e-faktury przyjmuje się, że zgadza się na taki tryb rozliczeń.  Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też rezygnacja, inaczej cofnięcie akceptacji przez odbiorcę e-faktury. W takim wypadku podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Jest to przypadek, w którym można wystawić fakturę papierową.

Przechowywanie

E-faktury są łatwe i oszczędne w przechowaniu. Za równo wystawca, jak i odbiorca są zobligowani do przechowywania faktur elektronicznych w formacie, w którym zostały one przesłane. Należy zagwarantować autentyczność pochodzenia każdej e-faktury i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Autentyczność pochodzenia to, najprościej ujmując, pewność co do tożsamości wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w e-fakturze nie zostały zmienione żadne dane, które w fakturze muszą się znajdować. Co za tym idzie, należy szczególnie zwrócić uwagę w jakim formacie zapisywana jest faktura elektroniczna. Najlepiej zapisywać ją jako PDF, format ten zapewnia integralność, ponieważ zapisanych danych  nie można zmienić. E-faktury przechowuje się tak długo jak te papierowe, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrola podatkowa i skarbowa

Do obowiązków Podatnika należy:
•    umożliwienie organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowego (bez zwłoki), pełnego (bez wyjątków) i ciągłego (bez przerw) dostępu drogą elektroniczną do faktur;
•    umożliwienie udokumentowanego poboru i odczytu e-faktur przez te organy (udostępnienie komputera, łącza do Internetu i oprogramowania do obsługi e-faktur);
•    udostępnienia tym organom danych dotyczących autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury, przesłanej w formie elektronicznej.

Dlaczego warto przejść na e-faktury?

Krótko mówiąc: oszczędzają nam czas i pieniądze. Przy każdym wystawieniu faktury tradycyjnej, oprócz wypełnienia danych, musimy ją wydrukować, a następnie wysłać pocztą lub samodzielnie dostarczyć klientowi. Im większa firma, tym więcej transakcji, a co za tym idzie – więcej czasu przeznaczonego na fakturowanie. Do tego dochodzi czas zmarnowany na stanie w kolejkach na poczcie czy w banku. Kwoty przeznaczone na papier, tusz do drukowania, koperty i znaczki, a także koszty wysyłki mogą wydawać się niskie w przypadku kilku faktur miesięcznie, ale stają się znaczne wraz z rozwojem firmy.
Innym powodem dla którego warto wystawiać faktury elektroniczne jest szybkość dostarczania: ponieważ wystawioną fakturę sprzedawca przesyła z swojego komputera (lub innego urządzenia posiadającego dostęp do Internetu) na komputer klienta, e-faktura w kilka sekund dociera do odbiorcy. Właściwie można ją wystawić jeszcze w trakcie spotkania z klientem i w tej samej chwili mu ją przesłać.
Kolejną zaletą jest oszczędność miejsca. Zostało już wspomniane, że faktury należy przechowywać przez okres 5 lat. Nawet w przypadku małej firmy, w przeciągu kilka lat liczba faktur sięga co najmniej kilku tysięcy dokumentów, które trzeba gdzieś umieścić. Papierowe faktury zabierają powierzchnię biurową, podczas gdy e-faktury jedynie miejsce na dysku. Do tego dochodzi kwestia bezpieczeństwa – papierowe dokumenty łatwo można zgubić lub zniszczyć, natomiast fakturą elektronicznym zapisanym np. w chmurze to nie grozi.  Co więcej, mamy do nich dostęp z każdego miejsca, w każdej chwili.
Ostatnią kwestią jest ekologia. Szacuje się, że drukowanie faktur w samej Polsce wymaga ścięcia ponad 200 tysięcy drzew w ciągu roku! Do tego dochodzą zanieczyszczenia miliardów litrów wody podczas przetwarzania papieru oraz koszty energii wykorzystanej na jego produkcję (Ile papieru zużywają polscy urzędnicy?).
Reasumując – przejście z faktur tradycyjnych to rozwiązanie niosące za sobą wiele korzyści.  Przede wszystkim jest praktyczne i wygodne. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Dodatkowo jest korzystne dla środowiska, wpisując się w proekologiczne trendy w biznesie.

OSTATNIE WIPISY

DESI 2019

W poprzednim roku pisaliśmy o Digital Society Index…


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o