Archiwum elektroniczne – skanowanie dokumentów

Rola skanerów w elektronicznym archiwum dokumentów

Gdy mówimy o elektronicznym archiwum, zazwyczaj myślimy o archiwizacji dokumentów i plików w formacie cyfrowym – takich jak np. Word, Excel, PDF. Prawdziwym zyskiem z użytkowania oprogramowania archiwum elektronicznego jest cyfryzacja dokumentów papierowych. I tu pojawia się problem jak takie dokumenty przekonwertować do postaci elektronicznej – czyli do obrazka.

Odpowiedź jest oczywista – należy je zeskanować.

Proces skanowania jednak może przebiegać w bardzo różny sposób i może być krótszy lub dłuższy.

Oczywiście dla małej ilości dokumentów – nie ma większego znaczenia czym przeniesiemy papier do formy cyfrowej – dla kilku kartek wystarczy płaski skaner.

Kiedy mamy jednak kilkadziesiąt, kilkaset, kilka tysięcy kartek dziennie problem robi się poważny. Podobnie jak w sytuacji przeniesienia istniejącego papierowego archiwum na formę cyfrową.

Tu z pomocą przychodzą maszyny wielofunkcyjne (drukarka, ksero, skaner w jednym) oraz specjalistyczne skanery dokumentów.

Maszyny wielofunkcyjne spełniają swoją rolę pod dwoma warunkami – mają interfejs sieciowy i podajnik dokumentów ze skanowaniem dwustronnym.

Pozwala to skanować dokument w miarę wygodnie do wskazanej lokalizacji sieciowej – serwer, lub konkretny komputer. Takie urządzenia charakteryzują się niestety małą wydajnością – kilkanaście kartek na minutę, oraz małymi możliwościami konfiguracyjnymi.

Pierwsza wada może być pominięta przy skanowaniu kilku dokumentów dziennie – nie obciąża to czasowo za bardzo pracownika, druga natomiast może mieć już bardzo poważne konsekwencje.

Jak skanować dokumenty

Aby archiwum było wydajne – dokumenty powinny spełniać kilka parametrów jakościowych oraz technicznych.

Parametry jakościowe to jakość skanu i wyrazistość. Generalnie sprawdzają się ustawienia: 150dpi, skan czaro-biały (1 bit). Parametr techniczny to format oraz przede wszystkim wielkość pliku. Plik powinien być możliwie mały przy zachowaniu wymagań jakościowych. Przyjmuje się, że dla jednej strony to 50-150 kB. Plik również powinien być przechowywany w formacie możliwym do podglądu przez użytkowników archiwum. Sprawdzającym się formatem jest np. pdf albo tiff. Archiwum cyfrowe oczywiście może posiadać własną przeglądarkę plików graficznych i własne formaty.

Podane powyżej parametry skanowania zapewniają wystarczającą jakość skanowanych dokumentów, oraz ich niewielki rozmiar. Jeżeli zaniedbamy kwestię parametrów skanowania może się okazać, że bardzo szybko skończy nam się przestrzeń dyskowa przeznaczona na archiwum. Jedna strona A4 zeskanowana w pełnym kolorze i wysokiej rozdzielczości może mieć rozmiar nawet 30-40 megabajtów (MB)! Jeden dokument 100 stronnicowy (typu np. umowa) wtedy zajmuje około 3,5 GB przestrzeni dyskowej! Dla porównania, na przestrzeni 3,5GB zmieściłoby się około 37 tysięcy poprawnie zeskanowanych stron dokumentów.

Jaki skaner wybrać

W tym momencie dochodzimy do profesjonalnych skanerów dokumentów. Jest to oczywiście najlepsza opcja. Zwłaszcza, że obecnie nie jest już niedostępna cenowo. Przyzwoite skanery dokumentów, estetyczne, niewielkie, z wydajnością około 40-50 kartek (skan dwustronny) można kupić za około 2k złotych. Skaner taki można postawić na biurku, oferuje również zazwyczaj szerokie możliwości konfiguracyjne, zapewniając spełnienie kryteriów jakościowych i technicznych dokumentów. Oczywiście są to najprostsze modele. Ceny rosną w zależności od wymagań jakościowych oraz ilościowych. Ważnym parametrem każdego takiego skanera, na który należy zwrócić uwagę przy zakupie, jest sugerowana przez producenta dzienna graniczna ilość skanowanych dokumentów. Liczba ta wiele nam powie o wydajności dobowej skanera, oraz o jego przeznaczeniu.

Znając swoje potrzeby oraz ilości skanowanych dokumentów, możemy w przybliżeniu obliczyć trwałość urządzenia oraz jego wydajność.

Dla bardziej wymagających użytkowników są oczywiście skanery z wyższej półki. Są to już zazwyczaj bardzo drogie urządzenia, charakteryzujące się wysoką niezawodnością i wydajnością nawet kilkaset kartek na minutę.

Podsumowując, jakość i rodzaj skanerów zależy bezpośrednio od ilości skanowanych dokumentów. Archiwizować dokumenty papierowe można na dowolnym skanerze – ale wygoda i ergonomia pracy może zdecydowanie zwiększyć wydajność i przyczynić się do oszczędności finansowych oraz oszczędności zasobów w firmie.