Digitalizacja Firmy
Co to jest digitalizacja?
Według firmy badawczej Gartner – Digitalizacja oznacza wykorzystanie technologii informatycznych w celu zmienienia modelu biznesowego, osiągnięcia nowych celów biznesowych oraz stworzenia nowych możliwości, które będą stanowić wartość dodaną dla organizacji.
Digitalizacja oznacza również proces przekształcania procesów oraz ich elementów np. dokumentów w format elektroniczny. Digitalizacja automatyzuje to, co dotychczas odbywało się w sposób manualny. Digitalizacja może odbywać się na wielu poziomach i tak naprawdę jest z nami od wielu lat. Zaczynając od digitalizacji poczty, czyli przejściu z listów na maile, kończąc na automatyzacji skomplikowanych procesów biznesowych. Mówiąc o digitalizacji firmy, właśnie takie procesy mamy na myśli.
Digitalizacja – Cyfrowa Transformacja
Jeszcze 10 lat temu digitalizacja firmy była sposobem działania, na które decydowały się tylko firmy myślące przyszłościowo, lub posiadające odpowiedni budżet.
Czy teraz, firma, która wyprze się digitalizacji ma szanse na zysk i na przetrwanie? Odpowiedź wydaje się być prosta. Jakkolwiek wielu przedsiębiorców wciąż boi się podjąć pierwsze kroki w stronę automatyzacji. Organizacjom brakuje zaufania i przekonania, czy tak naprawdę digitalizacja procesów jest nieunikniona.
Z drugiej strony presje digitalizacji wypiera na firmach rząd wprowadzając nowe przepisy, np. te dotyczące e-doręczeń, czy też krajowego-systemu e-faktur.
My jesteśmy pasjonatami od znajdowania nowych rozwiązań i pokonywania wyzwań za pomocą platform digitalizacji, więc dorzucimy swoje trzy grosze:
Tak! Digitalizacja jest nieunikniona, jeśli Twoim celem jest rozwój biznesu i nie chcesz aby Twoja firma została pokonana przez konkurencje.
Digitalizacja firmy – jak rozpocząć?
Proces transformacji cyfrowej firmy powinien rozpocząć się od wyznaczenia celów biznesowych i identyfikacji obszarów, które jako pierwsze powinny zostać poddane automatyzacji. W niektórych firmach takie obszary będą widoczne na pierwszy rzut oka, na przykład firmy ręcznie przetwarzające setki faktur i zamówień. W firmach, w których nie jest jasne gdzie zacząć digitalizację procesów, lub jaki kolejny krok podjąć w stronę pełnej digitalizacji – warto skorzystać z pomocy doświadczonych analityków biznesowych, którzy wskażą miejsca gdzie zwrot z inwestycji w digitalizację będzie najszybszy.
Kolejny krok to rozeznanie rynku, tzn. dostępnych firm wdrożeniowych i ich rozwiązań. Digitalizacji firmy nie dokonamy używając Excela. Potrzebne nam są narzędzia dedykowane do automatyzacji procesów. Jest to niemała inwestycja, a przede wszystkim trudna decyzja. Liczba dostępnych na rynku firm oferujących rozwiązania do digitalizacji i zarządzania procesami biznesowymi cały czas rośnie.
Dlatego tak ważne jest ustalenie pewnych kryteriów przy wyborze dostawcy systemu.
Poniżej przedstawiamy listę 5 kluczowych wytycznych według których, uważamy, że firmy powinny się kierować przy dostawcy systemu do digitalizacji.
- Koszty
Jak wysokie są koszty jednorazowe (instalacja, zakup licencji itp.) oraz koszty długoterminowe oprogramowania (utrzymanie, wsparcie, wynajem itp.)?
- Elastyczność i skalowalność
Czy oprogramowanie można dostosować do ewentualnych zmian w procesach i czy jest skalowalne? - Wymagania techniczne
Jakie wymagania techniczne (system operacyjny, pamięć, procesory itp.) należy spełnić, aby móc korzystać z oprogramowania? - Intuicyjność
Jak intuicyjne i proste w obsłudze jest dane oprogramowanie? - Doświadczenie dostawcy na rynku
Czy oprogramowanie jest znane na rynku i czy dostawca ma wystarczające doświadczenie w Twojej branży lub firmach o podobnej wielkości?
Aby pobrać pełną listę 10 kluczowych kryteriów przy wyborze systemu digitalizacji – kliknij tutaj.
Równocześnie warto się zastanowić, jakie plany na przyszłość ma firma, której procesy chcemy zautomatyzować. Czy digitalizacja firmy będzie odbywać się etapami? Czy będziemy chcieli automatyzować więcej procesów wraz z rozwojem firmy? W tym wypadku, warto rozważyć systemy, które obejmują firmę całościowo i umożliwiają digitalizacje procesów w różnych obszarach firmy. Dedykowane rozwiązania są tańsze, np. dedykowany system do obsługi zamówień, czy faktur, ale oznaczają, że chęć automatyzacji kolejnych procesów w firmie, wiązać się będzie z kolejną inwestycją. Warto wspomnieć, że niestety dedykowane systemy zwykle nie zapewniają zbyt dużo elastyczności i możliwości dostosowania do konkretnych wymagań organizacji.
Digitalizacja dokumentów, a digitalizacja procesów
Digitalizacja dokumentów, czyli utrzymywanie archiwum dokumentów firmowych: teczek pracowników, umów, faktur w wersji elektronicznej, w archiwum dokumentów to duży krok do przodu. Zwłaszcza w kontekście ryzyka pracy zdalnej, dostęp do dokumentacji jest kluczowy. Jednak dopiero ustrukturyzowany przepływ tych dokumentów znacząco wpływa na optymalizację procesów, a co za tym idzie redukcję nakładu pracy na procesy administracyjne. Podsumowując digitalizacja dokumentów jest niezbędnym, jednak tylko pierwszym krokiem w kierunku digitalizacji procesów.
11 Korzyści digitalizacji w firmie
Poniżej przedstawiamy zalety płynące z digitalizacji procesów. Dzięki digitalizacji, Twój biznes może się naprawdę rozwinąć. Digitalizacja firmy to innymi słowem automatyzacja procesów i przynosi następujące korzyści:
- Digitalizacja procesów pozwala na wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonanie, akceptację, zmiany i odmowy wykonywanych zadań. W taki sposób, że status zadania i osoba za nie odpowiedzialna są zawsze widoczne. Na przykład, gdy czas wykonania zadania lub akceptacji wydłuża się, ponieważ nikt nie poczuwa się do odpowiedzialności wykonania zmian, które wynikły w czasie procesu, lub ich podział jest niejasny.
- Pomaga dostrzec, które zadania zabierają pracownikom najwięcej czasu, kto pracuje najefektywniej i przy jakich problemach efektywność zmniejsza się.
- Zmniejsza ryzyko popełnienia błędu, które znacząco wpływają na straty w budżecie – opóźnienia wpłat, akceptacje wniosków i faktur, lub wykonanie płatności za nigdy nie otrzymane produkty.
- Usprawnia widoczność zysków, strat, czas wykonywania poszczególnych etapów zadań.
- Pozwala na skalowalność procesów. W systemie pozwalającym na digitalizacje procesów, proces musi zostać określony tylko raz, po czym może być wielokrotnie powtarzany.
- Wpływa na szybkość regeneracji biznesu. Najważniejszym jest aby uczyć się na błędach. Digitalizacja sprawi, że wykonane procesy oraz sposób działania zostaną zaarchiwizowane i dostępne do wglądu oraz analizy, w dowolnym momencie.
- Zwiększa poczucie pewności i bezpieczeństwa pracowników. Pracownicy nie muszą przepisywać danych ręcznie, przy czym mniej obawiają się popełnienia błędu i poniesienia konsekwencji, gdy inna osoba nie wywiąże się ze zleconego zadania. Praca na platformie digitalizacji jest również dużo łatwiejsza i intuicyjna, co za tym idzie – mniej stresująca.
- Umożliwia obsługę i tworzenie procesów osobom spoza IT. Celem platformy digitalizacji jest stworzenie środowiska, w którym każdy będzie mógł się odnaleźć, bez wsparcia zespołu informatyków. Dlatego co raz bardziej popularne stały się platformy do digitalizacji low-code umożliwiające tworzenie, testowanie i edytowanie procesów osobom bez umiejętności programowania.
- Digitalizacja w firmie pozwala również na wgląd do wszystkich działów osobno i równocześnie, śledzenia powiązań, wymiany informacji i efektywności poszczególnych pracowników, co znacząco wpływa na ich rzetelność.
- Obniża koszty szkolenia nowych pracowników, co w przedsiębiorstwach z wysoką rotacją oznacza znaczne oszczędności.
- Przyspiesza podejmowanie decyzji. System daje możliwość wglądu do wszystkich danych przypisanych do danej sprawy w dowolnym momencie oraz pozwala na generowanie raportów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu podejmowanie decyzji staje się łatwe i przejrzyste.
Jaka jest rola digitalizacji rozwoju biznesu?
Czy pamiętasz jak dokonywałaś/dokonywałeś zakupów 10-15 lat temu? A jak kupujesz dzisiaj? Podobnie z załatwianiem spraw bankowych czy urzędowych. To najlepszy przykład postępującej wszędzie digitalizacji.
Szybkość przenoszenia procesów do świata cyfrowego jest tym co różni organizacje rozwijające się szybko od tych wolniejszych. Klaus Schwab, przewodniczący i założyciel World Economic Forum powiedział:
“W nowym świecie, to nie duża ryba zjada małą rybę, to szybka ryba zjada wolną rybę!”
Czy masz jeszcze wątpliwości, co do tego ile firma może zyskać wdrażając platformę do digitalizacji?
W dzisiejszych czasach firmy nie korzystające z technologii do automatyzacji procesów mają małe szanse na rozwój, a nawet przetrwanie. Narzędzi do digitalizacji na rynku jest wiele, dlatego ważnym jest aby wybrać sprawdzone i nowoczesne rozwiązanie, które całkowicie pokryje potrzeby Twojego biznesu.
My polecamy naszym klientom platformę digitalizacji JobRouter. Jest to system, który pozwala na digitalizację procesów i bezproblemowe przejście firmy na poziom elektroniczny bez potrzeby pisania kodu i zatrudniania specjalistów ds. IT.
Na naszej stronie znajdziesz więcej wskazówek i informacji o JobRouter, wszystkich jego modułach, funkcjonalnościach oraz wykonanych przez nas i naszych partnerów wdrożeniach. Zachęcamy do wypełnienia formularza z zapytaniem o demo, którym obiecujemy Cię nie rozczarować!
