Krajowy System e-Faktur

1 stycznia 2022 weszły w życie istotne zmiany w zakresie e-usług administracji. Zmiany miały na celu ułatwić i przyspieszyć rozliczenia między firmami oraz identyfikację oszustw podatkowych przez nasz rząd.

Krajowy Systeme-Faktur (KSeF) służy podatnikom do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Definicją faktury ustrukturyzowanej jest faktura o ujednoliconym wzorze wystawiona w systemie KSeF.

Według rządowego planu, Krajowy System e-Faktur (KSeF) miał zostać wdrożony1 października 2021 roku, termin został jednak przesunięty na 1 styczeń 2022.

Używanie systemu z początku jest dobrowolne. Jakkolwiek Unia Europejska zgodziła się na odstępstwo od dyrektywy VAT, pozwalając na wprowadzenie obowiązku korzystania z systemu KSeF od 1 stycznia 2024 roku.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur będzie miało wpływ na szybkość w wykrywaniu nieprawidłowości i oszustw w rozliczaniu podatków VAT przez Urząd Skarbowy.

Jak wygląda struktura eFaktury?

Struktura eFaktury może zostać pobrana ze strony Ministerstwa Finansów, tutaj.

Jakie korzyści z korzystania z KSeF oferuje podatnikom rząd?

Szukając zachęt do korzystania z systemu, zaproponowano pierwszym podatnikom, którzy zdecydują się korzystać z systemu KSeF po jego wdrożeniu, skrócenie terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni.

Użytkownik systemu KSeF będzie miał pewność, że faktura, którą wysłał, została dostarczona, dzięki konieczności potwierdzania otrzymania dokumentu w aplikacji, lub systemie do poboru faktur korzystającego z API.

System eliminuje również potrzeby wystawiania duplikatów faktur, ponieważ dokumenty wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur nie mogą zaginąć, lub ulegnąć zniszczeniu. W związku z tym system zwolnił firmy korzystające z KSeF z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.

Co jeszcze zmienia KSeF?

Zmiany obejmują dotychczas obowiązujące ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.; dalej: VATU), ustawę z 16 listopada 2016 roku o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 505 ze zm.) oraz ustawę o ordynacji podatkowej z 29 sierpnia 1997 roku (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.; dalej: OrdPU).

Ponadto, wystawienie faktury ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur, wymaga zgody odbiorcy. Do wystawienia faktury może zostać upoważniona konkretna osoba lub podmiot, np. firma księgowa. Faktury ustrukturyzowane mogą być również wystawiane za pomocą zintegrowanych przez API systemów.

Co Krajowy System e-Faktur oznacza dla przedsiębiorców?

Nadchodzące zmiany oznaczają nie lada wyzwanie dla przedsiębiorców. Małe firmy, które nie korzystają z wewnętrznych systemów, będą mogą skorzystać z rozwiązania webowego dostarczonego przez rząd. Przedsiębiorstwa korzystające z systemów finansowo-księgowych oraz systemów służących do wystawiania i procesowania faktur, muszą dostosować je do nowych regulacji.

Przy obsłudze dużej ilości faktur, zalecamy korzystanie z systemu wewnętrznego, dopasowanego również do innych procesów firmy. Dzięki temu, nadchodzące zmiany w regulacjach nie utrudnią, a nawet ułatwią procesowanie faktur.

Jednym z systemów, z którym obieg ustrukturyzowanych faktur kosztowych może zostać zintegrowany, jest system workflow JobRouter.

System JobRouter + Krajowy System e-Faktur

W systemie JobRouter możliwe jest zebranie w jednym archiwum zarówno faktur otrzymywanych w formie PDF, EDI, wersji papierowej oraz faktur elektronicznych ustrukturyzowanych, w tym pochodzących z Krajowego Systemu e-Faktur. System JobRouter umożliwia ich automatyczne pobieranie z serwerów Ministerstwa Finansów oraz podgląd faktury w formie przyjaznej dla akceptującego.

Najważniejsze funkcjonalności w procesie obsługi dokumentów kosztowych:

• Cykliczne pobieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF bezpośrednio do obiegu faktur w JobRouter
• Wizualizacja dokumentu faktury ustrukturyzowanej XML w formie graficznej, czytelnej dla użytkownika
• Zachowanie faktury w systemie w formacie źródłowym – faktury ustrukturyzowanej XML 
• Moduł mapowania danych z faktury XML na formularzu JobRouter
• Szybkie wdrożenie poprzez wykorzystanie istniejących interfejsów JobRouter – SAP
• Autoryzacja poprzez token

Jak wygląda zintegrowany proces przetwarzania dokumentów kosztowych między KSEF a JobRouter?

1. Kontrahent wystawia fakturę w KSeF lub eksportuje ją do KSeF
2. Moduł cyklicznie (np. co 3 minuty) sprawdza czy w KSeF znajdują się faktury kosztowe dostępne dla danego tokenu
3. Faktura jest pobierana z KSeF
4. Równolegle z procesowaniem faktur przychodzących działa mechanizm pobierania załączników z dedykowanej skrzynki mailowej (np. “zalaczniki@…”). Na podstawie domeny mailowej lub autoryzowanego nadawcy oraz numeru faktury wprowadzonego jako temat maila załączniki przypisywane są do aktywnych zadań w procesie faktur. Brak faktury lub błąd w temacie zwraca automatycznie informację do nadawcy z prośbą o korektę danych.
5. Uruchamiany jest proces akceptacji faktury kosztowej, a na podstawie konfiguracji mapowanych danych automatycznie uzupełniany jest formularz w procesie.
6. Dodatkowo tworzony jest podgląd faktury czytelny dla użytkownika opisującego fakturę – do decyzji czy do istniejącego procesu przekazać wygenerowanego przez moduł PDFa, czy możliwa jest ingerencja w proces i podłączenie wizualizacji XMLa.
7. Po opisie i zaakceptowaniu faktury dokument za pomocą wykorzystywanego już interfejsu przekazywany jest do systemu ERP zgodnie z obecnie funkcjonującą logiką.

Najważniejsze funkcjonalności w procesie obsługi dokumentów kosztowych:

• Dedykowany serwer REST API pobierający dane o wystawionych dokumentach sprzedażowych
• Obsługa systemu sprzedażowego
• Komunikacja zwrotna – przekazanie numeru KSeF zwrotnie do systemu sprzedażowego
• Zapis UPO, powiązanie z fakturą i długoterminowe przechowanie powiązanej pary w elektronicznym repozytorium dokumentów JobArchive
• Raporty, widżety
• Mechanizm eskalacji i powiadomień w przypadku błędów

Jak wygląda zintegrowany proces przetwarzania dokumentów kosztowych między KSEF a JobRouter?

1. Wystawiana jest faktura w systemie sprzedażowym (system SAP i/lub inny ERP)
2. Poprzez interfejs (preferowany REST API) dokument przekazywany jest do modułu e-MSI KSeF
3. Przeprowadzana jest wstępna walidacja dokumentu
4. Następuje eksport faktury do KSeF i przydzielenie numeru KSeF
5. Komunikacją zwrotną w SAP zapisywany jest numer KSeF oraz data z UPO
6. Dokument FV oraz UPO zapisywane są w archiwum JobArchive a do systemu SAP przesyłany jest link do dokumentu (FV KSeF oraz UPO)

Masz pytania dotyczące KSeF?

Jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące faktur elektronicznych ustrukturyzowanych, Krajowego Systemu e-Faktur lub chciałbyś/chciałabyś dowiedzieć się więcej o integracji z JobRouter – zapraszamy do komentowania, lub bezpośredniego kontaktu mailowego na oferty@e-msi.pl