E-doręczenia to kolejny projekt, który popchnie Polskę na drodze digitalizacji administracji publicznej. Rząd w tej chwili pracuje nad stworzeniem standardu doręczeń elektronicznych i planuje wdrożyć je w życie jeszcze w tym roku.

O co dokładnie chodzi?

Do tej pory komunikacja z organami administracyjnymi oznaczała wymianę listów poleconych oraz wizyty w urzędach. Nowy projekt ma na celu zamianę tradycyjnych sposobów komunikacji  z Urzędami na elektroniczne skrzynki odbiorcze. Proponowane rozwiązanie pozwoli na potwierdzenie odbioru oficjalnego dokumentu przy pomocy jednego przycisku myszy. Docelowo projekt będzie również obejmował komunikację przedsiębiorców i osób fizycznych z organami administracji.

Kiedy ustawa o e-Doręczeniach wejdzie w życie?

Pierwotnie ustawa miała wejść w życie 1 lipca 2021 roku. Natomiast od 21 października 2021 roku, podmioty wpisane do KRS, CEIDG oraz członkowie korporacji prawniczych, doradcy podatkowi i  rzecznicy patentowi będą mieli mieć obowiązek posiadania skrzynki do elektronicznych doręczeń. Czy poza administracją publiczną e-Doręczenia będą dotyczyć każdej firmy zarejestrowanej w Polsce.

Zmiany terminu wdrożenia e-Doręczeń

Termin wdrożenia ustawy został przełożony na 2022 rok, pierwotnie na lipiec, termin został ponownie zmieniony i pozostaje nieokreślony. Nowy termin dla obowiązku założenia skrzynki do e-Doręczeń Minister do spraw informatyzacji ma ogłosić w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej, co najmniej 90 dni przed wdrożeniem ustawy.

Na stronie ministerstwa widnieje już harmonogram dla podmiotów publicznych. Jest w nim umieszczona informacja, że jako pierwsze podmioty publiczne, do stycznia 2024 roku skrzynkę w systemie e-Doręcznia muszą założyć:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, zawody zaufania publicznego,
• NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• uczelnie wyższe, PAN,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki;

Co ustawa o e-Doręczeniach oznacza dla przedsiębiorców?

Podmioty zarejestrowane w KRS będą mogły wybrać pomiędzy państwowym operatorem gwarantującym nieodpłatną realizację usługi e-Doręczenia z podmiotami publicznymi, a kwalifikowanym dostawcą usług  zaufania. 

Jest to wybór pomiędzy dostawcą elektronicznej skrzynki odbiorczej, za pomocą której będzie przebiegać komunikacja z organami administracyjnymi. Zgodnie z ustawą, do 2025 roku państwowym operatorem usług e-Doręczenia będzie Poczta Polska. Usługi będą zawarte na platformie Envelo, należącej do Grupy Poczty Polskiej. Envelo spełnia wymagania unijnego rozporządzenia eIDAS, które odnosi się do regulacji dotyczących integralności i poufności przesyłek elektronicznych, identyfikacji ich nadawcy i odbiorcy oraz potwierdzenia nadania i odbioru. 

Podmioty publiczne korzystające z platformy Envelo dostaną do obsługi e-Doręczeń 15 GB miejsca w skrzynce odbiorczej. Natomiast podmioty niepubliczne 1 GB.  

Na początku wdrożenia ustawy, oczekuje się, że obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki odbiorczej do e-Doręczeń  będzie dotyczył podmiotów publicznych i niepublicznych, takich jak: przedsiębiorcy, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, notariusze, rzecznicy patentowi.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

W pierwszym kroku należy założyć adres do e-Doręczeń. Adres można uzyskać wypełniając formularz na stronie:

https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen

W celu wysłania formularza wymagany jest profil zaufany lub e-dowód. Proces zakładania adresu e-Doręczeń przechodzi sprawnie i jest bardzo prosty.

Po uzyskaniu adres, uzyskujesz dostęp do skrzynki do e-Doręczeń. Skrzynka w umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do Bazy adresów elektronicznych (BAE).

e-Doręczeia – pierwsze doświadczenia

Pomimo założenia skrzynki do e-Doręczeń na początku roku 2022, poza wiadomością z powitaniem od Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nasza skrzynka nadal pozostaje pusta.

Sam proces założenia skrzynki e-Doręczeń przy aktywnym Profilu Zaufanym jest bardzo prosty. Należy przejść przez instrukcje podane na stronie edoreczenia.gov.pl 

Schody zaczynają się przy próbie wysłania wiadomości. Wysyłkę zaczynamy od wyboru adresata. Do wyboru mamy wyszukiwanie po NIP, REGON, KRS bądź danych instytucji:

Niestety na chwilę obecną większości firm i instytucji nie ma w bazie, a wyszukiwanie kończy się taką informacją:

Co e-Doręcznia oznaczają dla osób fizycznych?

Założenia ustawy obejmują również przystosowanie osób fizycznych do korzystania z platformy. W związku z tym pojawi się również usługa hybrydowa e-Doręczenia. Usługa hybrydowa gwarantuje adresatom otrzymanie korespondencji od organów administracji publicznej. Nawet w przypadku jeśli nie posiadają swojej skrzynki odbiorczej na platformie. W usłudze hybrydowej, nadawca wysyła wiadomość za pomocą platformy. Natomiast adresat otrzymuje korespondencję w formie tradycyjnego listu poleconego, przygotowanego przez wyznaczonego przez rząd operatora.

Integracja z JobRouter

System JobRouter oferuje zsynchronizowanie z państwowym operatorem usług e-Doręczenia. Oznacza to brak potrzeby kontrolowania skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej. Wszystkie wydarzenia w skrzynce będą automatycznie wywoływały proces w systemie JobRouter. Dzięki temu korespondencja z administracją publiczną, jak i potwierdzenia doręczenia dokumentów,staną się częścią systemu z którego organizacja korzysta na co dzień.

Przykłady wykorzystania – procesy JobRouter zintegrowane z e-Doręczeniami

Korespondencja

Głównym procesem, którego integracja JobRouter z systemem e-Doręczenia ułatwi pracę organizacjom, będzie cyfrowy proces obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej. System JobRouter będzie mógł komunikować się z systemem e-Doręczenia Poczty Polskiej w czasie rzeczywistym. W momencie pojawienia się nowej wiadomości w systemie Poczty Polskiej, JobRouter automatycznie uruchomi proces korespondencji przychodzącej. Następnie oznaczy nadawcę i przypisze kategorię dostarczonej wiadomości. W ten sam sposób będzie obsługiwany proces korespondencji wychodzącej. Wiadomość przesłana do organów administracji przez system JobRouter, będzie inicjowała wysłanie wiadomości ze skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej.

Windykacja

Integracja systemu e-Doręczeń z Jobrouter sprawdzi się również przy procesach windykacyjnych. Wysyłka i otrzymanie wezwań do zapłaty wraz z potwierdzeniem ich doręczenia będzie odbywać się w JobRouter. Proces nie będzie wymagał logowania do zewnętrznego systemu rządowego. Dodatkowo wszystkie wydarzenia takie jak: wysyłka, odbiór, potwierdzenie odbioru, będą automatycznie zapisywane w historii interakcji z kontrahentem w systemie JobRouter.

Komunikacja z pracownikiem

Wymiana dokumentacji między pracodawcą a pracownikiem często wymaga potwierdzeń doręczenia. Dzięki integracji procesów kadrowych w JobRouter z systemem e-Doręczenia można znacząco ograniczyć ryzyka, koszty i czas wymagany do przygotowania korespondencji i otrzymania potwierdzenia w tradycyjny sposób. W procesach systemu JobRouter, wydarzenie potwierdzenia doręczenia dokumentu, można również wykorzystać jako inicjator kolejnego procesu.