Digitalizacja firmy – czym jest i jak przebiega proces?

Digitalizacja firmy z platformą JobRouter®

JobRouter łączy procesy, dane i dokumenty za pomocą jednej unikalnej platformy digitalizacji

Aby pobrać pełną listę 10 kluczowych kryteriów przy wyborze systemu – kliknij tutaj.

---

Podstawowe cechy i zalety platformy:

---

Przykłady wykorzystania platformy :

---

11. Korzyści digitalizacji w firmie

Poniżej przedstawiamy zalety płynące z automatyzacji. Dzięki cyfryzacji, Twój biznes może się naprawdę rozwinąć: 

1. Zdigitalizowanie procesów pozwala na wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonanie, akceptację, zmiany i odmowy wykonywanych zadań. W taki sposób, że status zadania i osoba za nie odpowiedzialna są zawsze widoczne. Na przykład, gdy czas wykonania zadania lub akceptacji wydłuża się, ponieważ nikt nie poczuwa się do odpowiedzialności wykonania zmian,  które wynikły w czasie procesu, lub ich podział jest niejasny.
2. Pomaga dostrzec, które zadania zabierają pracownikom najwięcej czasu, kto pracuje najefektywniej i przy jakich problemach efektywność zmniejsza się.
3. Integracja sztucznej inteligencji z systemem minimalizuje ryzyko błędów – np. wykrywa nieprawidłowości w fakturach lub brakujące dane – co bezpośrednio chroni budżet firmy.
4. Usprawnia widoczność zysków, strat, czas wykonywania poszczególnych etapów zadań.
5. Pozwala na skalowalność. W systemie pozwalającym na elektronizacje aktywności, działanie musi zostać określone tylko raz, po czym może być wielokrotnie powtarzane.
6. Wpływa na szybkość regeneracji biznesu. Najważniejszym jest aby uczyć się na błędach. Cyfryzacja sprawi, że wykonane działania oraz sposóby zostaną zaarchiwizowane i dostępne do wglądu oraz analizy, w dowolnym momencie.
7. Zwiększa poczucie pewności i bezpieczeństwa pracowników. Pracownicy nie muszą przepisywać danych ręcznie, przy czym mniej obawiają się popełnienia błędu i poniesienia konsekwencji, gdy inna osoba nie wywiąże się ze zleconego zadania. Praca na platformie  jest również dużo łatwiejsza i intuicyjna, co za tym idzie – mniej stresująca.
8. Umożliwia obsługę i tworzenie procesów osobom spoza IT. Celem platformy automatyzującej jest stworzenie środowiska, w którym każdy będzie mógł się odnaleźć, bez wsparcia zespołu informatyków. Dlatego co raz bardziej popularne stały się platformy do elektronizacji low-code umożliwiające tworzenie, testowanie i edytowanie procesów osobom bez umiejętności programowania.
9. Digitalizacja firmy pozwala również na wgląd do wszystkich działów osobno i równocześnie, śledzenia powiązań, wymiany informacji i efektywności poszczególnych pracowników, co znacząco wpływa na ich rzetelność.
10. Obniża koszty szkolenia nowych pracowników, co w przedsiębiorstwach z wysoką rotacją oznacza znaczne oszczędności.
11. Przyspiesza podejmowanie decyzji. System daje możliwość wglądu do wszystkich danych przypisanych do danej sprawy w dowolnym momencie oraz pozwala na generowanie raportów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu podejmowanie decyzji staje się łatwe i przejrzyste.

---

Rozpocznij swoją cyfrową podróż z JobRouter®

Przekształć procesy biznesowe w cyfrowe, zautomatyzowane środowisko z JobRouter®: systemem oferującym niskokodowość, szybkość i elastyczność

Demo JobRouter JobRouter®

Co to jest digitalizacja?

Według firmy badawczej Gartner – oznacza wykorzystanie technologii informatycznych w celu zmienienia modelu biznesowego, osiągnięcia nowych celów biznesowych oraz stworzenia nowych możliwości, które będą stanowić wartość dodaną dla organizacji.

Elektronizacja oznacza również przekształcania procesów oraz ich elementów np. dokumentów w format elektroniczny. Automatyzuje to, co dotychczas odbywało się w sposób manualny. Może odbywać się na wielu poziomach i tak naprawdę jest z nami od wielu lat. Zaczynając od cyfryzacji poczty, czyli przejściu z listów na maile, kończąc na automatyzacji skomplikowanych procedur biznesowych. Mówiąc o digitalizacji firmy, właśnie takie procesy mamy na myśli.

Digitalizacja – cyfrowa transformacja

Jeszcze 10 lat temu digitalizacja firmy była sposobem działania, na które decydowały się tylko firmy myślące przyszłościowo, lub posiadające odpowiedni budżet.

Czy teraz, firma, która wyprze się cyfryzacji ma szanse na zysk i na przetrwanie? Odpowiedź wydaje się być prosta. Jakkolwiek wielu przedsiębiorców wciąż boi się podjąć pierwsze kroki w stronę automatyzacji. Organizacjom brakuje zaufania i przekonania, czy tak naprawdę transformacja cyfrowa jest nieunikniona.

Z drugiej strony rząd stopniowo wycofuje obieg papierowy, wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów, poprzez nowe przepisy, np. te dotyczące e-doręczeń, czy też krajowego-systemu e-faktur.

My jesteśmy pasjonatami od znajdowania nowych rozwiązań i pokonywania wyzwań za pomocą platform digitalizujących, więc dorzucimy swoje trzy grosze:

Tak! Elektronizacja jest nieunikniona, jeśli Twoim celem jest rozwój biznesu i nie chcesz aby Twoja firma została pokonana przez konkurencje.

Digitalizacja firmy – jak rozpocząć?

Proces transformacji cyfrowej firmy powinien rozpocząć się od wyznaczenia celów biznesowych i identyfikacji obszarów, które jako pierwsze powinny zostać poddane automatyzacji. W niektórych firmach takie obszary będą widoczne na pierwszy rzut oka, na przykład firmy ręcznie przetwarzające setki faktur i zamówień. W firmach, w których nie jest jasne gdzie zacząć digitalizację, lub jaki kolejny krok podjąć w stronę pełnej automatyzacji– warto skorzystać z pomocy doświadczonych analityków biznesowych, którzy wskażą miejsca gdzie zwrot z inwestycji będzie najszybszy.

Kolejny krok to rozeznanie rynku, tzn. dostępnych firm wdrożeniowych i ich rozwiązań. Digitalizacji firmy nie dokonamy używając Excela. Potrzebne nam są narzędzia dedykowane do automatyzacji. Jest to niemała inwestycja, a przede wszystkim trudna decyzja. Liczba dostępnych na rynku firm oferujących rozwiązania do cyfryzacji i zarządzania procesami biznesowymi cały czas rośnie.

Dlatego tak ważne jest ustalenie pewnych kryteriów przy wyborze dostawcy systemu.

Wybór dostawcy systemu

Poniżej przedstawiamy listę 5 kluczowych wytycznych według których, uważamy, że firmy powinny się kierować przy dostawcy systemu.

1. Koszty
   Jak wysokie są koszty jednorazowe (instalacja, zakup licencji itp.) oraz koszty długoterminowe oprogramowania (utrzymanie, wsparcie, wynajem itp.)?
2. Elastyczność i skalowalność
   Czy oprogramowanie można dostosować do ewentualnych zmian w procesach i czy jest skalowalne?
3. Wymagania techniczne
   Jakie wymagania techniczne (system operacyjny, pamięć, procesory itp.) należy spełnić, aby móc korzystać z oprogramowania?
4. Intuicyjność
   Jak intuicyjne i proste w obsłudze jest dane oprogramowanie?
5. Doświadczenie dostawcy na rynku
   Czy oprogramowanie jest znane na rynku i czy dostawca ma wystarczające doświadczenie w Twojej branży lub firmach o podobnej wielkości?

Równocześnie warto się zastanowić, jakie plany na przyszłość ma firma, której działania chcemy zautomatyzować. Czy cyfryzacja firmy będzie odbywać się etapami? Czy będziemy chcieli automatyzować więcej procesów wraz z rozwojem firmy? W tym wypadku, warto rozważyć systemy, które obejmują firmę całościowo i umożliwiają automatyzowanie w różnych obszarach firmy. Dedykowane rozwiązania są tańsze, np. dedykowany system do obsługi zamówień, czy faktur, ale oznaczają, że chęć automatyzacji kolejnych aktywności firmy, wiązać się będzie z kolejną inwestycją. Warto wspomnieć, że niestety dedykowane systemy zwykle nie zapewniają zbyt dużo elastyczności i możliwości dostosowania do konkretnych wymagań organizacji.

Jak wygląda proces wdrażania digitalizacji firmy?

Wdrażania digitalizacji firmy i organizacji składa się z kilku kluczowych etapów, które pozwalają na płynne przejście od tradycyjnych metod do cyfrowych rozwiązań. Oto najważniejsze kroki:

1. Analiza potrzeb i celów – Rozpoczyna się od identyfikacji celów biznesowych (np. redukcja kosztów, przyspieszenie działań) oraz wyboru obszarów wymagających optymalizacji (np. zarządzanie dokumentami, obsługa zamówień).
2. Mapowanie procesów – Dokumentowanie istniejących workflow, aby zrozumieć ich słabe punkty, np. ręczne wprowadzanie danych lub brak integracji między działami.
3. Wybór narzędzi – Selekcja platformy (np. JobRouter®), która spełnia kryteria takie jak elastyczność, skalowalność i integracja z systemami ERP/CRM.
4. Projektowanie rozwiązań – Konfiguracja systemu przy użyciu technologii low-code, dostosowanie go do specyfiki firmy (np. automatyzacja faktur lub onboarding pracowników).
5. Testowanie i szkolenia – Przeprowadzenie pilotażu w wybranym dziale, szkolenie pracowników z obsługi platformy oraz eliminacja ewentualnych błędów.
6. Wdrożenie i integracja – Pełna implementacja systemu, połączenie go z istniejącą infrastrukturą IT (np. systemem finansowym) i stopniowe rozszerzanie na kolejne działy.
7. Monitorowanie i optymalizacja – Stała analiza efektywności procesów (np. czas realizacji zadań) oraz wprowadzanie usprawnień w oparciu o dane.

W jakich branżach przeprowadza się przemianę cyfrową?

Digitalizacja jest uniwersalnym narzędziem, które znajduje zastosowanie w niemal każdej branży. Szczególnie istotna jest w sektorach wymagających precyzji, szybkości i zarządzania dużymi wolumenami danych. Przykłady:

• Produkcja i logistyka – Automatyzacja łańcucha dostaw, śledzenie produkcji czy zarządzanie magazynem.
• Finanse i bankowość – Cyfryzacja procedur rozliczeniowych, wykrywanie oszustw dzięki AI lub integracja z KSeF.
• Opieka zdrowotna – Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM), zarządzanie kolejką pacjentów czy telemedycyna.
• Handel i usługi – Automatyzacja obsługi klienta (Chatboty), platformy e-commerce oraz systemy lojalnościowe.
• Budownictwo – Cyfrowe zarządzanie projektami, monitorowanie postępów prac lub dokumentacja zgodności.
  Nawet branże tradycyjne, jak edukacja czy administracja publiczna, coraz częściej wdrażają rozwiązania cyfrowe, takie e-protokoły czy platformy do zdalnej współpracy. Kluczem jest dostosowanie narzędzi do specyfiki branży i jej wyzwań.

Digitalizacja dokumentów, a digitalizacja procesów

Digitalizacja dokumentów, czyli utrzymywanie archiwum dokumentów firmowych: teczek pracowników, umów, faktur w wersji elektronicznej, w archiwum dokumentów to duży krok do przodu. Zwłaszcza w kontekście ryzyka pracy zdalnej, dostęp do dokumentacji jest kluczowy. Jednak dopiero usprawnienie obiegu dokumentów znacząco wpływa na oszczędność czasu i optymalizację procesów. Podsumowując elektronizacja dokumentów jest niezbędnym, jednak tylko pierwszym krokiem w kierunku cyfryzacji.

Jaka jest rola cyfrowego rozwoju biznesu?

Czy pamiętasz jak dokonywałeś zakupów 10-15 lat temu? A jak kupujesz dzisiaj? Podobnie z załatwianiem spraw bankowych czy urzędowych. To najlepszy przykład postępującej wszędzie przemiany cyfrowej.

Szybkość przenoszenia procesów do świata cyfrowego jest tym co różni organizacje rozwijające się szybko od tych wolniejszych. Klaus Schwab, przewodniczący i założyciel World Economic Forum powiedział:

“W nowym świecie, to nie duża ryba zjada małą rybę, to szybka ryba zjada wolną rybę!”

Czy masz jeszcze wątpliwości, co do tego ile firma może zyskać wdrażając platformę do digitalizacji?

W technologicznym wyścigu przetrwają tylko te firmy, które w pełni wykorzystują narzędzia automatyzacji – opóźnienia w cyfryzacji oznaczają ryzyko utraty klientów na rzecz konkurencji.  Narzędzi do automatyzacji na rynku jest wiele, dlatego ważnym jest aby wybrać  sprawdzone i nowoczesne rozwiązanie, które całkowicie pokryje potrzeby Twojego biznesu.

My polecamy naszym klientom platformę digitalizacji JobRouter. Jest to system, który pozwala na cyfryzacje procesów i bezproblemowe przejście firmy na poziom elektroniczny bez potrzeby pisania kodu i zatrudniania specjalistów ds. IT.

Na naszej stronie znajdziesz więcej wskazówek i informacji o JobRouter, wszystkich jego modułach, funkcjonalnościach oraz wykonanych przez nas i naszych partnerów wdrożeniach. Zachęcamy do wypełnienia formularza z zapytaniem o demo, którym obiecujemy Cię nie rozczarować!

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.

Skontaktuj się z nami