Automatyzacja procesów HR w praktyce: przykłady zastosowań

Automatyzacja procesów HR pomaga firmom oszczędzać czas, redukować koszty i poprawiać jakość zarządzania personelem. W dzisiejszych czasach każda firma, bez względu na wielkość, stara się zwiększać swoją efektywność i konkurencyjność. Jednym z kluczowych obszarów, w którym można to osiągnąć, jest zarządzanie zasobami ludzkimi (HR). Wdrażanie nowoczesnych technologii w procesy HR, zwane automatyzacją, jest obecnie nie tylko trendem, ale koniecznością. Ten artykuł przedstawi, jak automatyzacja może być zastosowana w różnych aspektach HR, jakie są możliwe ścieżki automatyzacji poszczególnych obszarów oraz  jakie korzyści może przynieść wdrożenie nowych technologii w organizacji. 

Czym jest automatyzacja procesów HR?

Automatyzacja procesów HR odnosi się do zastosowania technologii informatycznych służących do wykonywania rutynowych zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Może obejmować szeroki zakres działań, od rekrutacji i onboardingu nowych pracowników, przez zarządzanie wynagrodzeniami i benefitami, aż po oceny pracownicze i rozwój talentów. Dzięki automatyzacji, wiele z tych procesów, które wcześniej były wykonywane ręcznie, staje się szybsze, bardziej precyzyjne i mniej podatne na błędy.

Podejście do automatyzacji procesów HR

Nowoczesne systemy do automatyzacji procesów HR umożliwiają personelowi działów zarządzania zasobami ludzkimi na usprawnienie wielu powtarzalnych zadań, uwalniając w ten sposób ich czas na skupienie się na doskonaleniu procesów, gdzie wyeliminowanie czynnika ludzkiego nie jest możliwe. 

Automatyzacja procesów HR i jej wdrożenie w firmie to złożony proces, który wymaga starannego planowania i strategicznego podejścia.

Pierwszym jego krokiem jest dokładne zrozumienie specyficznych potrzeb i celów firmy. Należy przeprowadzić analizę obecnych procesów HR, zidentyfikować obszary wymagające poprawy oraz określić cele, jakie automatyzacja ma osiągnąć.

• Firmy mogą zdecydować się na całkowitą automatyzację wszystkich procesów HR, co pozwala na maksymalizację efektywności, redukcję kosztów operacyjnych i eliminację błędów ludzkich. Pełna automatyzacja obejmuje wszystkie etapy zarządzania zasobami ludzkimi, od rekrutacji i onboardingu, przez zarządzanie wynagrodzeniami, aż po oceny pracownicze i rozwój talentów. 

• Alternatywnie, mogą wybrać częściową automatyzację, koncentrując się na tych zadaniach, które są najbardziej czasochłonne, powtarzalne lub podatne na błędy, . Takie selektywne podejście pozwala na zachowanie pewnego poziomu kontroli manualnej i indywidualnego podejścia tam, gdzie jest to niezbędne, jednocześnie osiąganiu korzyści płynących z automatyzacji tam, gdzie przynosi ona największą wartość dla organizacji. 

Niezależnie od wybranego modelu, kluczowe jest dokładne zrozumienie potrzeb firmy i strategiczne wdrożenie odpowiednich technologii, które wspierają cele organizacji i przyczyniają się do jej rozwoju.

Inteligentna automatyzacja – AI i nowe technologie w automatyzacji HR

Inteligentna automatyzacja procesów HR to nowoczesne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi, które wykorzystuje zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe i analiza danych, aby jeszcze bardziej usprawnić i zoptymalizować procesy HR. AI pozwala na analizę dużych zbiorów danych, co umożliwia precyzyjną selekcję kandydatów i identyfikację najlepszych talentów. Uczenie maszynowe, z kolei, umożliwia ciągłe doskonalenie algorytmów, które automatycznie dostosowują się do zmieniających się potrzeb firmy i rynku pracy. Dzięki zastosowaniu tych technologii, możliwe jest bardziej efektywne zarządzanie wydajnością pracowników, analizowanie danych z różnych źródeł i sugerowanie spersonalizowanych planów rozwoju oraz ścieżek kariery. Takie podejście pozwala firmom podejmować bardziej świadome decyzje, poprawiając zarówno efektywność działania. 

Automatyzacja w HR- praktyczne przykłady zastosowań

Elektroniczne wnioski urlopowe

Pracownicy mogą składać wnioski urlopowe online za pomocą intuicyjnych platform, które automatycznie przekazują je do odpowiednich przełożonych do zatwierdzenia. Systemy  mogą natychmiast sprawdzić dostępność innych członków zespołu, zapewniając, że nie dochodzi do nadmiernego nakładania się terminów urlopów. Po zatwierdzeniu wniosku, system automatycznie aktualizuje harmonogramy pracy i powiadamia dział płac o planowanej nieobecności. Dodatkowo, zintegrowane kalendarze umożliwiają pracownikom łatwe monitorowanie swoich dni urlopowych i planowanie kolejnych, zgodnie z polityką firmy. Automatyzacja tego procesu HR eliminuje potrzebę ręcznego wypełniania formularzy i zmniejsza ryzyko błędów, co przekłada się na większą efektywność i zadowolenie zarówno pracowników, jak i menedżerów.

Przykład  wdrożenia procesu wniosków urlopowych. 

Ocena okresowa

Pracodawcy mogą łatwo tworzyć i zarządzać kompleksowymi programami oceny pracowniczej. Platformy umożliwiają automatyczne  zbieranie danych z różnych źródeł, takich jak wyniki realizacji celów, feedback od współpracowników i klientów, oraz statystyki dotyczące efektywności pracy. Pracownicy mogą wypełniać swoje samooceny online, a menedżerowie mają możliwość śledzenia postępów i wyników w czasie rzeczywistym.

Proces  automatyzacji oceny okresowej pozwala na łatwe tworzenie spersonalizowanych raportów, które prezentują wyniki w czytelny i przejrzysty sposób. Automatyczne przypomnienia i powiadomienia zapewniają, że terminy ocen są przestrzegane, a cały proces przebiega zgodnie z planem. Dzięki analizie danych i zaawansowanym algorytmom, system może również zidentyfikować wzorce i trendy, które mogą wskazywać na potrzeby rozwojowe pracowników, co pomaga w planowaniu programów szkoleniowych i ścieżek kariery.

Przykład wdrożenia procesu oceny okresowej

Automatyzacja procesu rekrutacji

System umożliwia automatyczne publikowanie ofert pracy na różnych platformach rekrutacyjnych oraz w mediach społecznościowych. Kiedy aplikacje zaczynają napływać, systemy automatycznie sortują i filtrują kandydatury na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów, takich jak doświadczenie, wykształcenie czy umiejętności. Dzięki temu menedżerowie rekrutacji mogą skoncentrować się na najbardziej obiecujących kandydaturach. Automatyzacja może objąć również zarządzanie komunikacją z kandydatami. Systemy mogą wysyłać automatyczne potwierdzenia odbioru aplikacji, zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne oraz powiadomienia o statusie rekrutacji. Ponadto, platformy rekrutacyjne często oferują funkcje automatycznego harmonogramowania spotkań, co eliminuje potrzebę ręcznego ustalania terminów i zmniejsza ryzyko konfliktów w kalendarzach.

Kolejnym elementem automatyzacji jest wykorzystanie narzędzi do wstępnej selekcji kandydatów, takich jak testy umiejętności, quizy czy wideorozmowy z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. 

Na końcu procesu rekrutacyjnego, automatyzacja może wspierać generowanie raportów i analiz, które pomagają w ocenie efektywności działań rekrutacyjnych.

Przykład wdrożenia procesu rekrutacji

Proces delegacji

Automatyzacja delegacji  umożliwia  sprawniejsze planowanie, koordynację i monitorowanie wszystkich aspektów związanych z wyjazdami służbowymi pracowników. Systemy do automatyzacji  pozwalają na szybkie tworzenie elektronicznych wniosków o delegację, automatyczne generowanie dokumentów oraz monitorowanie statusu i kosztów podróży służbowych, z uwzględnieniem wysokości należnych diet. Pracownicy w ramach procesu dodatkowo mogą wnioskować o zaliczkę oraz jej wypłatę.

Przykład wdrożenia procesu delegacji 

Powyższe procesy stanowią tylko przykłady zastosowań systemów do automatyzacji procesów HR. Aktualne technologie umożliwiają automatyzację praktycznie każdego obszaru działu zarządzania zasobami ludzkimi a wybór odpowiedniego systemu do automatyzacji procesów biznesowych pozwala na jak najbardziej optymalne dostosowanie procesów do potrzeb firmy. 

Korzyści z automatyzacji procesów HR

Zwiększenie efektywności

Automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego wykonywania wielu rutynowych zadań, co pozwala zespołom HR skupić się na bardziej wartościowych działaniach strategicznych. Dzięki temu możliwe jest szybsze przetwarzanie wniosków, skrócenie czasu rekrutacji i bardziej efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi.

Eliminacja błędów

Ręczne wykonywanie wielu zadań HR wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, takich jak błędne naliczanie wynagrodzeń czy nieprawidłowe rozliczanie kosztów podróży służbowych. Automatyzacja minimalizuje ryzyko tych błędów, zapewniając większą dokładność i zgodność z przepisami.

Lepsza analiza danych

Automatyczne systemy HR często oferują zaawansowane funkcje analityczne, które pozwalają na dokładne monitorowanie i analizowanie danych dotyczących pracowników. Dzięki temu możliwe jest lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań pracowników, identyfikowanie trendów i podejmowanie bardziej świadomych decyzji.

Poprawa doświadczenia pracowników

Automatyzacja procesów HR przyczynia się do poprawy doświadczenia pracowników, oferując im bardziej spersonalizowane i efektywne usługi. Pracownicy mogą łatwiej składać wnioski urlopowe, zarządzać swoimi benefitami czy uczestniczyć w programach szkoleniowych, co zwiększa ich satysfakcję i zaangażowanie.

Na co warto zwrócić uwagę wybierając narzędzie do automatyzacji 

• Po pierwsze, istotne jest określenie konkretnych potrzeb i celów, jakie chcemy osiągnąć poprzez automatyzację. Należy przeanalizować, które procesy wymagają usprawnienia oraz jakie funkcje systemu będą dla nas najbardziej istotne.

• Kolejnym ważnym aspektem jest dostosowanie systemu do specyfiki działalności i branży firmy. System powinien być elastyczny i możliwy do dostosowania do indywidualnych wymagań oraz procesów organizacji. Wybrane oprogramowanie  może dobrze działać w przypadku obecnej wielkości firmy, ale nie będzie można jej skalować w miarę jej powiększania.

• Bezpieczeństwo danych to kolejny istotny czynnik, który należy uwzględnić. System powinien zapewniać odpowiedni poziom ochrony danych osobowych i informacji poufnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i procedurami. 

• Możliwość integracji z istniejącymi systemami oraz łatwość wdrożenia i obsługi. System powinien być kompatybilny z innymi narzędziami używanymi w firmie oraz intuicyjny w obsłudze, aby zminimalizować czas i koszty związane z jego wdrożeniem i użytkowaniem.

Są to kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę przed wyborem narzędzia do automatyzacji.  

Wdrożenie systemu do automatyzacji procesów w firmie to krok w stronę efektywności, oszczędności czasu oraz poprawy jakości działań. Wybór odpowiedniego rozwiązania, dostosowanego do indywidualnych potrzeb i specyfiki organizacji, może przynieść liczne korzyści i znacząco ułatwić codzienną pracę zespołu HR oraz całej firmy. Warto jednak pamiętać, że automatyzacja to nie tylko narzędzie, ale także proces ciągłego doskonalenia i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych i biznesowych. Dlatego też, kluczowe jest nie tylko wybór odpowiedniego systemu, ale także świadomość, zaangażowanie i ciągłe dążenie do doskonalenia procesów, co pozwala firmie utrzymać konkurencyjność i osiągnąć sukces w dynamicznym środowisku biznesowym.