Papierowe akta pracownicze, a e-teczka

Prawo pracy nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia akt osobowych każdego pracownika . Od 2019 możliwe jest prowadzenie akt w formie e-teczki za sprawą”Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją”, która umożliwiła  przedsiębiorcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej  w formie papierowej lub elektronicznej.

Jednocześnie przepisy jasno wskazują, że „Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej” .

Idąc dalej, ustawodawca przewidział również przekształcenie aktualnej dokumentacji w wersji papierowej na jej cyfrowy odpowiednik przez „…sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym”.

Wymogiem koniecznym, bez względu na formę prowadzenia dokumentacji jest przechowywanie jej  „.. w sposób  gwarantujący  zachowanie  jej  poufności,  integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.”

W praktyce oznacza to, iż działy HR mogą zupełnie zrezygnować z papierowej dokumentacji, zastępując ją e-teczką czyli elektronicznymi aktami pracowniczymi, bez konieczności utrzymywania ich również w papierowym archiwum.

Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych firm i przedsiębiorstw, które procedują, zarządzają i archiwizują niezliczone ilości dokumentów pracowniczych. Ze względu możliwość złagodzenia czasochłonnego obciążenia związanego z prowadzeniem dokumentacji oraz ograniczenie fizycznej przestrzeni dedykowanej na papierowe archiwum, coraz więcej pracodawców rozważa przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją pracownicze, tzw. e-teczki.

Co to jest e-teczka?

E-teczka jest alternatywą dla akt osobowych pracowników w tradycyjnej formie stanowiącą odzwierciedlenie tradycyjnie funkcjonujących teczek. Każda e-teczka tworzona jest osobno dla poszczególnych pracowników i zawiera pełną dokumentację zatrudnienia, uporządkowaną zgodnie z aktualnie przyjętym przez Ustawodawcę porządkiem ich przechowywania,  czyli 4 części: A, B, C oraz D.

Część A 

Dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie.

Część B

Dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

Część C

Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Część D

Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej ponoszonej przez pracownika.

Dedykowana e-teczka osobowa dla każdego pracownika zapewnia miejsce na każdy istotny dokument. Dodawanie dokumentów oraz zarządzanie nimi w e-teczce  odbywa w sposób szybki prosty.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Chociaż elektroniczne przechowywanie akt osobowych jest dozwolone na mocy przepisów prawa pracy, pracodawcy muszą pamiętać o określonych okresach ich przechowywania Jak długo muszą być przechowywane, zależy od konkretnej dokumentacji. Ustawodawca podzielił pracowników na trzy grupy, uzależniając okres retencji przede wszystkim od daty rozpoczęcia zatrudnienia:

• Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.: ich ewidencja będzie przechowywywana jeszcze przez okres 50 lat od dnia rozwiązania umowy
• Pracownicy zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.: ich dokumentację należy przechowywać przez okres 10 lat lub nadal przez okres 50 lat (okres ten uzależniony jest od decyzji pracodawcy)
• Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r.: akta pracownicze będą przechowywane przez okres 10 lat

Pomimo skróconego okresu konieczności przechowywania dokumentów dla grupy pracowników zatrudnionych od 2019 roku, często duża ilość dokumentacji nadal musi być archiwizowana przez kolejne kilkadziesiąt lat.

Przechowywanie  dokumentacji elektronicznej w formie e-teczek jest bezpieczniejsze i wiąże się z mniejszym ryzykiem.  Dzieje się tak, ponieważ rejestry elektroniczne zapewniają proaktywną ochronę i eliminują wiele błędów ludzkich, jeśli chodzi o bezpieczeństwo. 

Korzyści z korzystania z e-teczek

Przekształcenie papierowego archiwum na elektroniczny rejestr e-teczek niesie za sobą wiele korzyści, wśród których wymienić należy głównie:

• Zmniejszone koszty magazynowania. Wdrożenie e-teczek zmniejsza to potrzebę fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentacji zatrudnienia przez wiele lat, co może zaoszczędzić pieniądze i czas.
• Szybszy dostęp do danych. Przechowywanie elektroniczne ułatwia wyszukiwanie informacji i umożliwia sprawny dostęp do dokumentów, również przy jednoczesnym dostępie do plików przez wiele osób.
• Bezpieczeństwo danych. E-teczka osobowa daje większe bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz odpowiedź na wymogi rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) oraz ochrona przed zagubieniem lub zniszczeniem dokumentu.
• Optymalizacja obsługi działu kadr. Dzięki możliwości elektronicznego podpisu dokumentów cały proces onbordingu pracownika może odbyć się w sposób zdalny.
• Zrównoważony rozwój . Coraz więcej przedsiębiorstw wprowadza do swoich organizacji zasady  zrównoważonego rozwoju łącząc dobre zarządzanie zasobami ekonomicznymi i środowiskowymi.

Przed rozpoczęciem procesu digitalizacji należy jednak rozważyć czy nasza organizacja gotowa jest na pełną cyfryzację akt oraz czy wszystkie papierowe dokumenty chcemy zastąpić ich elektronicznymi odpowiednikami.