Digitalizacja procesów Obiegu dokumentów ogranicza do minimum ryzyko przestoju w biznesie, redukując czas oraz koszty związane z przetwarzaniem dokumentów.
Po wdrożeniu procesów obiegu dokumentów nasi klienci zwracają uwagę na:
- Swobodny dostęp do plików i informacji niezależnie od miejsca pracy, dzięki czemu praca zdalna nie stanowi już wyzwania.
- Możliwość szybkiego odnalezienia dokumentu oraz weryfikacji etapu na jakim aktualnie się znajduję.
- Zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa
- Usprawnienie pracy wszystkich działów przedsiębiorstwa , ograniczając ryzyko porażki.
- Możliwość pełnotekstowego przeszukiwania dokumentów (wszystkie dokumenty są OCRowane).
- System pilnuje przewidzianych terminów na wykonanie zadania, przypomina i eskaluje według ustalonych zasad.
- Ograniczenie ilości drukowanych kartek, eksploatacji drukarek oraz czas, który pracownicy mogą efektywnie poświęcić na inne zadania.
Przykład procesu obiegu dokumentów
Dokumenty w postaci elektronicznej nigdy się nie zgubią, ani nie zniszczą. Zalety wykorzystywania elektronicznego obiegu dokumentów jest znacząca, dlatego tworzymy procesy by w największym stopniu zoptymalizować pracę przedsiębiorstwa. Treści takie jak: korespondencja, różnego rodzaju dokumentacja, umowy muszą być przechwycone , zarządzane , przechowywane i dostarczone odpowiedniemu użytkownikowi we właściwym czasie oraz miejscu.
Ręczne wprowadzenie dokumentu
Proces obiegu dokumentu inicjowany jest przez osobę chcącą rozpocząć proces obiegu dokumentów w firmie, poprzez dodanie dokumentu i przesłanie procesu dalej.
Odczytanie danych z dokumentu
Sztuczna inteligencja odczytuje dane dokumentu zaczytując je do formularza, klasyfikując, czyli wstępnie określając jego typ. Moduł klasyfikatora IDR przystosowany jest do ciągłej nauki i doskonalenia rozpoznawania typu dokumentu i metadanych.
Rejestracja dokumentu
Ewidencja korespondencji wychodzącej ma na celu odpowiednie skatalogowanie, całej korespondencji, ktKolejne kroki procesu to rejestracja dokumentów, natomiast szczegóły ścieżki dokumentu są dopasowywane do organizacji. Podczas wdrożenia, pomagamy Klientom aby dostarczane narzędzia w unikalny sposób integrowały się z SAP, ERP, CRM itp, takl aby maksymalnie wyeliminować przepisywanie danych pomiędzy systemami i dbać o spójność danych.
Tworzenie procesu na miarę potrzeb
Identyfikacja procesów biznesowych występujących w przedsiębiorstwie czy organizacji umożliwia systematyzację i przypisanie odpowiednich działań do ról występujących w firmie i ma na celu wydajniejsze i bardziej przejrzyste funkcjonowanie. Na podstawie dotychczas zidentyfikowanych procesów w firmie tworzymy systemy na miarę potrzeb.
Każdy nasz klient decyduje o tym jak ma wyglądać jego system. Dajemy Państwu wolna rękę do stworzenia własnego diagramu proceswoego. To Państwo decydują o każdym kroku – przekazując nam wskazówki i oczekiwania efektu finalnego. Nadszedł czas na nowe cyfrowe podejście i elektroniczny obieg dokumentów. Poniżej kilka przykładów kolejnych kroków jakie mogą zostać wdrożone w przedsiębiorstwie
Korespondencja wychodząca, może przysporzyć wielu kłopotów ponieważ dotyczy najczęściej dokumentów wytwarzanych w obrębie danej organizacji. Niemniej jednak nasz system obsługuje także ten proces za pomocą funkcji takich jak :
- Automatyczna rejestracja korespondencji wychodzącej
- Skanowanie podpisanych dokumentów
- Raporty i protokoły
JobRouter pomaga w uporządkowaniu i przyporządkowaniu korespondencji wychodzącej. Dzięki naszemu systemowi szybko przygotujesz i przekażesz ważne dokumenty. Konfigurujemy system niezależnie od tego, ile oddziałów bądź spółek w grupie obsługuje sekretariat.
Usprawnienie akceptacji każdego poziomu to bardzo ważny aspekt przedsiębiorstwa. Podjęte decyzje , szybko trafiają do zainteresowanych osób , jednocześnie poprawiając funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.
Optymalizacja procesu księgowania poprzez sprawne procesy : otrzymywania, kierowania, monitorowania w celu opisania zatwierdzenia i zapłaty.
Elektroniczne Archiwum
Wszystkie dokumenty zarówno przychodzące jak i wychodzące, dostępne są w archiwum, z możliwością pełnotekstowego przeszukiwania. Dodatkowo automatycznie tworzone są rejestry korespondencji przychodzącej i wychodzącej, z kontrolą uprawnień, tak aby każda pracownik miała dostęp do swojej części bazy.
