6 wyzwań jakie stawia przed firmą cyfryzacja procesów
Cyfryzacja to temat stanowiący integralną część codziennie omawianych przez media tematów. Tym samym jest to obecny temat dyskusji w firmach, zwłaszcza tych, które dążą do pozbycia się obiegu papieru.
Dzięki nowoczesnym technologiom ręczne przepisywanie dokumentów przechodzi do przeszłości, nie tylko ze względu na wygodę i zaoszczędzony czas, który gwarantują, ale również bezpieczeństwo i przejrzystość pracy.
W związku z korzyściami, jakie przynosi digitalizacja, wiele firm pragnie natychmiast do niej przystąpić. Jakkolwiek, proces automatyzacji biznesu wymaga dobrze dobranej strategii, ponieważ chodzi tu nie tylko o wprowadzenie nowych standardów w dziale IT, ale zmiany w podejściu do zarządzania firmą i funkcji jej pracowników.
1. Prawidłowa cyfryzacja to wybór odpowiednio zaplanowanej w czasie strategii, zamiast próby automatyzacji za wszelką cenę.
Cyfryzacja w firmie często idzie w parze z silną presją zewnętrzną i obawą, że konkurencja może dogonić wybraną firmę, lub co więcej, uzyskać lepszą lub nawet samodzielną pozycję rynkową. Z jednej strony może to prowadzić do sztywności w działaniach cyfryzacyjnych, z drugiej strony nadgorliwość i próba osiągnięcia szybkich efektów, może zachęcić do szybkiego dotarcia do narzędzia, które rozwiąże jedynie pojedynczy problem.
W najlepszym wypadku może to skutkować pozytywnym wpłynięciem na podejście firmy do narzędzi cyfrowych; w najgorszym przypadku może to jednak doprowadzić do powstania surowego środowiska IT, wymagającego znacznych nakładów administracyjnych. Jeśli pożądany sukces biznesowy nie stanie się wkrótce widoczny, motywacja opadnie, a cel, dla którego rozpoczęto cyfryzację, dalej zostanie nieosiągnięty.
Dlatego też strategia cyfrowa nie powinna już być definiowana poprzez możliwości danego narzędzia. Decydenci powinni raczej wybrać rozwiązanie, które będzie rosło wraz z wymaganiami firmy, będzie sprawne, i będzie w stanie zintegrować zarówno istniejące, jak i przyszłe systemy.
W przeciwnym razie termin „biuro cyfrowe” stanie się synonimem nieefektywnych, częściowo zdigitalizowanych procesów, podczas gdy potencjał cyfryzacji pozostanie niewykorzystany. Strategia cyfrowa powinna opierać się na kompleksowym podejściu i być oparta na projektach pozwalających biznesowi wejść na kolejne szczeble automatyzacji. Ważnym jest również świadomość wpływu rozwoju technologicznego firmy na bezpośrednich partnerów biznesowych, dlatego warto przedyskutować z nimi zmiany technologiczne firmy.
2. Cyfryzacja ma uprościć środowiska IT firmy
W przeszłości indywidualne rozwiązania musiały być wdrażane dla specjalistycznego obszaru lub problemu. Jednak dziś technologia jest znacznie bardziej zaawansowana. Skalowalne platformy do digitalizacji łączą funkcjonalność systemów DMS, przepływu pracy (workflow) i zarządzania danymi, działają jako interfejs między istniejącymi systemami, takimi jak ERP i CRM, a tym samym zmniejszają złożoność środowiska pracy.
Tylko tego typu komunikacja między poszczególnymi aplikacjami i systemami umożliwia kompleksową transformację cyfrową, w której możliwe stają się płynne procesy cyfrowe i przepływy pracy. Choć może to być skomplikowane, pierwsze zdigitalizowane procesy mogą być naprawdę proste.
Jednakże, jeśli wytrzymałe narzędzia, systemy odpowiedzialne tylko za jeden proces lub aplikacje chmurowe nadal będą dodawane, przeciążona infrastruktura IT nie pomoże w budowaniu wydajnych i prostych procesów. Tak nieefektywne rozwiązania mają negatywny wpływ na biura cyfrowe i wbrew pozorom – wręcz odpychają biznes od pełnej automatyzacji, zamiast ku niej dążyć.
3. Wprowadzaj zmiany dla obecnych potrzeb firmy, ale bądź również nastawiony na rozwój w przyszłości
Aby utrzymać raz osiągniętą efektywność pracy, integracja wybranego rozwiązania do digitalizacji firmy powinna być zorientowana na jej bieżące potrzeby i procesy, które odbywają się w niej w danym momencie. Takie rozwiązanie powinno gwarantować możliwości zwiększenia swojej kompleksowości wraz z rozwojem firmy.
Dzięki temu możliwe jest rozpoczęcie automatyzacji biznesu małymi krokami, przenosząc poszczególne procesy, a następnie całą organizację na kolejne poziomy cyfryzacji, a sama transformacja cyfrowa staje się również dostępna dla małych i średnich firm.
Jeśli w danym momencie zostanie wybrane rozwiązanie, które nie pozwala na wymianę danych i informacji z innymi systemami lub nie gwarantuje elastyczności, wtedy nawet minimalne zmiany w przepływie pracy staną się znacznym problemem.
4. Nie twórz procesów cyfrowych na podstawie dokumentu
Projekty, które są już stosunkowo proste, jak na przykład, weryfikacja odbioru cyfrowej faktury, pokazują zalety podejścia integracyjnego, które ma na celu wymianę informacji w całej firmie. Porównanie z danymi zamówienia jest automatyczne lub obsługiwane przez rozbudowane okna dialogowe.
Wszystkie zadania, zaangażowane osoby i zezwolenia są nie tylko brane pod uwagę, ale również dokumentowane przez system, nawet wymagające przepisy dotyczące ochrony danych, nie stanowią już przeszkody: Przepływy procesów mogą być zautomatyzowane i odzyskane w dowolnym momencie, skraca się również do minimum czas inwestowany na przygotowanie audytów, a generowanie raportów stanowi kwestię tylko kilku kliknięć.
Dodana wartość staje się widoczna przy pierwszych działaniach cyfrowych. Jeśli dane i dokumenty są automatycznie sprawdzane, konwertowane, przypisywane pewnym użytkownikom i przetwarzane, dodatkowy ręczny wysiłek jest zmniejszany, a osoba odpowiedzialna nie musi przełączać się pomiędzy różnymi systemami. Wynikiem tego są kompletnie zautomatyzowane procesy z organem kontrolnym, który zapewnia identyfikowalność.
Interfejsy, które synchronizują dane i oferują własne rozszerzone funkcje w tym samym czasie, mogą wprowadzić cyfrowe środowisko pracy na nowy poziom. Jeśli jednak wysiłki związane z digitalizacją są ukierunkowane na już znane analogiczne metody pracy, jak na przykład w przypadku dokumentów, to praca z wytworzonymi danymi może stać się trudniejsza, a procesy, które rozpoczynają się bez użycia dokumentów, nie będą mogły być skutecznie odwzorowane cyfrowo.
Dlatego celem cyfryzacji jest obranie zupełnie nowego podejścia, gdzie papierowy dokument nie będzie odgrywał już zbyt istotnej roli. Informacje zawarte w procesie, a także w poszczególnych etapach przetwarzania i dokumentach będą wykorzystywane znacznie efektywniej.
5. Organizacja pracy pracowników
Cyfryzacja daje mnóstwo możliwości — przede wszystkim dla pracowników. Ci nie zawsze podchodzą do zmian pozytywnie, zwłaszcza gdy muszą przełączać się między wieloma aplikacjami, całkowicie zmienić sposób pracy lub porzucić sprawdzone narzędzia. Ogarnia ich wtedy strach przed nieznanym, a ich obniżający się poziom satysfakcji ze środowiska pracy może wpłynąć na ich wydajność.
Dlatego najlepszym wyborem jest rozwiązanie przyjazne dla użytkowników, a także zapewnienie odpowiedniej komunikacji i szkolenia podczas wdrażania projektu. Pracownicy powinni być zaproszeni do pomocy w kształtowaniu procesów, ponieważ znają je bardzo dobrze i wiedzą, z jakimi potencjalnymi problemami może się dany proces zetknąć. Ich wiedza i doświadczenie są niezwykle ważne w tym wypadku, ponieważ nawet najlepszy pomysł może się nie udać, jeśli nie znajdzie praktycznego zastosowania przez pracowników.
6. Zapewnienie bezpieczeństwa danych
W związku z obowiązkiem RODO, obowiązującym każdą organizację zajmującą się przetwarzaniem, magazynowaniem czy wykorzystywaniem w inny sposób danych osobowych. Firmy znajdujące się w Unii Europejskiej długo głowiły się nad najlepszym rozwiązaniem, które pomoże uniknąć kar za nieprawidłowe zastosowanie się do przepisów, które weszły w życie w maju 2018.
Jednym ze sposobów na najłatwiejsze, a jak również najskuteczniejsze wdrożenie przepisów w środowisko firmy, okazuje się digitalizacja. Automatyzacja ochrony danych to nie tylko uniknięcie błędów, tak łatwych do pominięcia ludzkim oczom, lecz również szybkość przetwarzania danych, takich jak na przykład anonimizacja dokumentów.
