Przechowywanie dokumentów to zagwozdka wielu organizacji. Pomimo dostępnych na rynku technologii i alternatywnych do tradycyjnego archiwum rozwiązań, częstym problemem staje się interpretacja obecnych ustaw. Niejednokrotnie spotykamy się z pytaniem – czy rozwiązania, które działają w innych krajach są zgodne z Polskimi przepisami i czy kontrola skarbowa nie jest im przeciwna?
Z drugiej strony pojawia się potrzeba ochrony. Dokumenty przechowywane w archiwum często nie posiadają swojej kopii, ponieważ ich przechowywanie wiązałoby się z wynajęciem kolejnej przestrzeni. Utrata oryginału może wiązać się z problemami ze strony kontroli skarbowej, jak również wywołaniem zamieszania wewnątrz firmy. Kryzysowych sytuacji się nie planuje i nikt się do nich nie przygotowuje. A nieszczęśliwe zdarzenia zazwyczaj zaskakują w jednych z najbardziej niespodziewanych momentów, jak na przykład pożar czy kradzież. W niektórych przypadkach nawet rozlana na dokument kawa może spowodować niemały problem. W związku z tym wiele osób stawia sobie pytanie – jak działać przezornie bez potrzeby ponoszenia ogromnych kosztów?
W poprzednich wpisach, pisaliśmy o tym jakie korzyści przynoszą platformy do digitalizacji, system OCR i e-archiwum. Dziś na przykładzie sytuacji przedstawionej w interpretacji wniosku pewnej Spółki z Ograniczoną Odpowiedzialnością, chcielibyśmy udowodnić, że proponowane przez nas rozwiązania są bezpieczne.
Spółka ta, przeniosła księgi rachunkowe do programu księgowego, umożliwiającego archiwizację dokumentów w formie elektronicznej. Wszystkie dokumenty zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne są wprowadzane i przechowywane w systemie. (np. za pomocą skanu) Wprowadzone do systemu zostały również dokumenty zarchiwizowane poprzednio tradycyjną metodą, a ich papierowe kopie zostały zniszczone. System funkcjonuje zgodnie z prawem, chroniąc dokumenty przed wglądem osób niepowołanych i przechowuje je co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
W związku z tym, dnia 8 kwietnia 2016, powyższa Spółka złożyła wniosek do Izby Skarbowej, z prośbą o interpretacje przepisów prawa podatkowego i zapytaniem czy w świetle obowiązujących praw, firma może przechowywać dokumenty otrzymane i wystawione jedynie w formie elektronicznej oraz niszczyć oryginalne papierowe kopie dokumentów. Jak również, czy spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w wystawionych fakturach, jeśli będą one istnieć tylko w formie elektronicznej
W odpowiedzi Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów wyraził zgodę na przechowywanie dokumentów (tj. faktur wystawionych i otrzymanych od kontrahentów) wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz odliczanie podatku naliczonego z faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, która została zniszczona.
Z powyżej opisanej sprawy wynika, że posiadanie e-archiwum do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, których oryginał jest w postaci papierowej, jest nie tylko legalne, ale i bezpieczne. Co więcej, przechowywanie dokumentów jedynie w archiwum elektronicznym, przy wcześniejszym zniszczeniu ich papierowych kopii, w świetle Polskiego prawa jest dozwolone.
Jednym z elementów platformy digitalizacji jest e-archiwum. Zachęcamy zatem do przeczytania innych wpisów na naszym blogu z których dowiesz się więcej o funkcjach platformy, e-archiwum i automatyzacji biznesu.
Źródło: Interpretacje.org
