Digitalizacja dokumentów – praktyczny przewodnik 

Czym jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania tradycyjnych, papierowych dokumentów w ich cyfrowe odpowiedniki. Polega on na skanowaniu dokumentów i zapisywaniu ich w formie plików elektronicznych, które mogą być przechowywane na dyskach twardych, w chmurze lub na innych nośnikach cyfrowych.

Digitalizacja dokumentów obejmuje także indeksowanie i kategoryzowanie cyfrowych wersji, aby ułatwić ich późniejsze wyszukiwanie i przetwarzanie. Dzięki temu procesowi, dokumenty są nie tylko bardziej dostępne, ale również mogą być łatwo udostępniane i przeglądane na różnych urządzeniach, takich jak komputery, tablety czy smartfony. Digitalizacja dokumentów jest fundamentem nowoczesnego zarządzania informacją, umożliwiając firmom i instytucjom sprawne funkcjonowanie w cyfrowym świecie.

Metody digitalizacji dokumentów

Digitalizacja dokumentów może być realizowana na wiele sposobów, w zależności od potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorstwa. Kluczowe metody obejmują skanowanie, wykorzystanie technologii OCR oraz przechowywanie danych w chmurze lub elektronicznym archiwum.

Skalowanie procesów digitalizacji

Skalowanie procesów digitalizacji jest kluczowe dla efektywności i wydajności całego przedsięwzięcia. Proces ten obejmuje:

1. Analiza potrzeb i zasobów: Przed rozpoczęciem digitalizacji, konieczne jest dokładne zrozumienie ilości dokumentów, ich rodzajów oraz dostępnych zasobów. Czy mamy do czynienia z setkami, tysiącami czy milionami stron? Jakie są typy dokumentów (faktury, umowy, formularze)?
   
2. Etapowe podejście: Rozpoczęcie digitalizacji od najbardziej krytycznych dokumentów. To pozwala na szybką poprawę efektywności w kluczowych obszarach, jednocześnie umożliwiając testowanie i optymalizację procesów przed ich pełnym wdrożeniem.
   
3. Automatyzacja procesów: W miarę możliwości należy stosować narzędzia automatyzujące proces skanowania, indeksowania i archiwizacji dokumentów. Automatyzacja zmniejsza liczbę błędów ludzkich i przyspiesza cały proces.

Wybór odpowiednich narzędzi i technologii

Wybór odpowiednich narzędzi i technologii do digitalizacji dokumentów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego procesu. 

• Skanowanie dokumentów jest podstawową metodą digitalizacji
  
  W zależności od ilości i rodzaju dokumentów, można zastosować różne typy skanerów. Skanery płaskie są idealne do pojedynczych stron i zdjęć, oferując wysoką jakość obrazu, ale są mniej efektywne przy dużych ilościach dokumentów. Skanery z podajnikiem automatycznym (ADF) pozwalają na szybkie skanowanie wielostronicowych dokumentów, co jest nieocenione w firmach z dużym obrotem papierowych danych. Skanery wielofunkcyjne, łączące funkcje drukarki, kopiarki i skanera, są wszechstronnym rozwiązaniem dla biur, umożliwiając kompleksowe zarządzanie dokumentami.
  
• Mobilne aplikacje skanujące
  
  To wygodne narzędzie dla osób, które potrzebują szybko zeskanować dokumenty w terenie. Aplikacje takie pozwalają na skanowanie za pomocą smartfona i natychmiastową konwersję do formatu PDF lub JPEG. Dodatkowo, technologie OCR zintegrowane z tymi aplikacjami umożliwiają przekształcenie zeskanowanych obrazów na edytowalne pliki tekstowe, co zwiększa użyteczność zdigitalizowanych dokumentów.
  
• Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) 
  
  To zaawansowana technologia, która pozwala na konwersję zeskanowanych obrazów tekstowych na edytowalne i przeszukiwalne pliki. Oprogramowanie OCR, takie jak moduł IDR e-MSI, automatyzuje proces indeksowania i archiwizacji dokumentów. Dzięki temu, firmy mogą szybciej i efektywniej zarządzać swoimi zasobami informacyjnymi.
  
• Digitalizacja masowa 
  
  Jest odpowiedzią na potrzeby firm, które muszą zdigitalizować duże ilości dokumentów w krótkim czasie. Proces ten może być realizowany poprzez outsourcing, gdzie specjalistyczne firmy zajmują się skanowaniem i indeksowaniem dokumentów. Alternatywnie, przedsiębiorstwa mogą zainwestować w wysokowydajne skanery produkcyjne, które są zdolne do przetwarzania tysięcy stron dziennie.

Kategoryzowanie i indeksowanie zdigitalizowanych dokumentów

To proces, który może być realizowany ręcznie lub automatycznie. 

• W przypadku ręcznego indeksowania, pracownicy przypisują odpowiednie tagi i kategorie do każdego dokumentu, co ułatwia jego późniejsze wyszukiwanie. 

• Dzięki zaawansowanym algorytmom i technologii sztucznej inteligencji, systemy zarządzania dokumentami (DMS) mogą automatycznie analizować zawartość zeskanowanych plików i przypisywać im odpowiednie kategorie oraz tagi. Proces ten zaczyna się od wykorzystania technologii OCR (Optycznego Rozpoznawania Znaków), która konwertuje obrazy tekstowe na edytowalne i przeszukiwalne pliki. Następnie, za pomocą algorytmów uczenia maszynowego, dokumenty są analizowane pod kątem kluczowych słów, fraz i struktur danych, co pozwala na ich automatyczne klasyfikowanie. Systemy DMS posiadają również funkcje rozpoznawania i segregowania dokumentów na podstawie różnych kryteriów, takich jak typ dokumentu (faktura, umowa, raport), data wystawienia, autor czy temat. Dzięki temu, cała dokumentacja jest bardziej uporządkowana, a proces wyszukiwania i udostępniania dokumentów staje się szybszy i bardziej intuicyjny.

Jak przechowywać zdigitalizowane dokumenty?

Przechowywanie zdigitalizowanych dokumentów jest kluczowym elementem ich bezpieczeństwa, dostępności i zarządzania. 

• Usługi chmurowe 

Przechowywanie zdigitalizowanych dokumentów w chmurze obliczeniowej, takiej jak Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive czy Amazon S3, jest jednym z najpopularniejszych i najbezpieczniejszych sposobów. Chmury oferują skalowalne rozwiązania przechowywania danych, zapewniając redundancję i dostępność danych z różnych lokalizacji. Dodatkowo, są zazwyczaj chronione zaawansowanymi zabezpieczeniami, takimi jak szyfrowanie danych w ruchu i spoczynku oraz funkcje uwierzytelniania dwuskładnikowego.

• Serwery lokalne

Firmy mogą również decydować się na przechowywanie zdigitalizowanych dokumentów na własnych serwerach lokalnych. To podejście daje większą kontrolę nad danymi, ale wymaga odpowiedniej infrastruktury IT oraz regularnych procedur zapewnienia bezpieczeństwa, takich jak zapewnienie kopii zapasowych danych, firewalli i oprogramowania antywirusowego.

• Systemy zarządzania dokumentami (DMS)

Jak na przykład JobRouter, oferują  elektroniczne archiwa wyposażone w zaawansowane funkcje organizacji, wyszukiwania oraz udostępniania danych. Dodatkowo, umożliwiają one organizację dokumentów w logiczne struktury, co ułatwia ich archiwizację oraz udostępnianie wewnątrz firmy. Ponadto, oferują funkcje kontroli dostępu, dzięki którym można określać, kto ma dostęp do konkretnych dokumentów oraz w jakim zakresie. To istotne zabezpieczenie, które chroni poufność informacji oraz zapewnia zgodność z przepisami prawnymi i regulacyjnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. DMS mogą być wdrożone zarówno w chmurze, jak i na serwerach lokalnych, w zależności od potrzeb i preferencji firmy.

Digitalizacja dokumentów,, przynosi liczne korzyści, takie jak między innymi:

• Zwiększona efektywność operacyjna. 
• Oszczędność miejsca i kosztów. 
• Lepsza dostępność i organizacja danych. 
• Wzmocnione bezpieczeństwo danych. 

Wybór odpowiedniej metody zależy od specyfiki dokumentów oraz potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa. Dzięki digitalizacji, firmy mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami informacyjnymi i przygotować się na przyszłe wyzwania w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.