e-Doręczenie – kluczowe informacje i terminy
Co to jest e-Doręczenie?
E-Doręczenie to nowoczesna usługa umożliwiająca wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online z gwarancją bezpieczeństwa i pewności skutków prawnych, podobnie jak list polecony z potwierdzeniem odbioru. Świadczona jest przez akredytowanych dostawców usług zaufania: publicznie przez Pocztę Polską S.A. oraz prywatnie przez dostawców wpisanych do rejestru prowadzonego przez ministra cyfryzacji.
Usługa ta stanowi cyfrową platformę komunikacyjną między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną, zastępując tradycyjne przesyłki polecone. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano publiczną usługę hybrydową (PUH), gdzie korespondencja jest dostarczana papierowo, mimo cyfrowego zapisu w urzędach.
Doręczenie elektroniczne realizowane jest przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, obsługiwaną przez Pocztę Polską S.A., lub przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, oferowaną przez prywatnych dostawców usług zaufania, zapewniając szeroki dostęp do bezpiecznej komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi i niepublicznymi.
Jak rozpocząć korzystanie z e-Doręczeń?
Aby rozpocząć korzystanie jako przedsiębiorca prywatny z e-Doręczeń, załóż adres na tej stronie i wpisz go do bazy adresów elektronicznych (BAE). W przypadku korzystania z publicznego dostawcy, złóż wniosek przez przycisk „Załatw online” na odpowiedniej stronie.
Podmioty publiczne korzystają z e-usługi na stronie gov.pl.
BAE, prowadzona przez ministra ds. cyfryzacji, zawiera adresy e-Doręczeń podmiotów publicznych, obywateli i przedsiębiorców. Wpisanie adresu do BAE sprawia, że urzędy będą przesyłać korespondencję elektronicznie.
Jeśli korzystasz z publicznego dostawcy, aktywacja adresu automatycznie dodaje go do BAE. Dla adresu od niepublicznego dostawcy konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.
Po aktywacji adresu u publicznego dostawcy uzyskasz darmową skrzynkę do e-Doręczeń dla firmy, umożliwiającą wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości oraz dostęp do adresów w BAE. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą zarządzać skrzynką samodzielnie lub wyznaczyć administratora, a przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora.
BAE zawiera dane trzech kategorii podmiotów:
- publicznych,
- niepublicznych będących osobami fizycznymi,
- niepublicznych niebędących osobami fizycznymi.
Istotne daty w harmonogramie obowiązku stosowania e-Doręczeń
1 stycznia 2025 r. Od tej daty e-Doręczenie będą obowiązkowe dla:
- zawodów zaufania publicznego (adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze),
- podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców (KRS),
- organów administracji rządowej i jednostek budżetowych,
- organów władzy publicznej, w tym organów kontroli państwowej,
- ZUS i KRUS oraz funduszy przez nie zarządzanych,
- NFZ,
- agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej, państwowych funduszy celowych, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, uczelni publicznych, PAN i jej jednostek, instytucji kultury oraz innych państwowych lub samorządowych osób prawnych,
- jednostek samorządu terytorialnego i ich związków oraz metropolitalnych związków i zakładów budżetowych.
1 stycznia 2025 r. Obowiązek e-Doręczeń obejmie:
- podmioty publiczne niewymienione wcześniej,
- podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 r.,
- podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG.
1 lipca 2025 r. Podmioty niepubliczne, które nie mają adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych i są wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2024 r., składające wniosek o zmianę wpisu, będą musiały:
- przekazać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń lub,
- przekazać adres do e-Doręczeń powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
1 października 2026 r. Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG, które nie mają adresu do e-Doręczeń, muszą uzyskać wpis adresu do bazy adresów elektronicznych do 30 września 2026 r.
1 października 2029 r. Obowiązek e-Doręczeń obejmie:
- sądy, trybunały, komorników, prokuratury, organy ścigania, Służbę Więzienną,
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe w zakresie publicznej usługi hybrydowej.
Ministerstwo Cyfryzacji pracuje nad systemem e-Doręczeń, przygotowując plan naprawczy i działania wspomagające wdrożenie tej usługi w podmiotach publicznych oraz planowane zmiany legislacyjne.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat integracji e-Doręczeń z Twoją firmą? Zapraszamy do lektury.
