Prawidłowe usytuowanie oraz wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum jest niezwykle ważne. Zgodnie z §8 pkt 9 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.  lokal archiwum  powinien być dostosowany poniższych wymagań.

Usytuowanie i stan lokalu archiwum

Lokalizacja archiwum powinna spełniać następujące kryteria:

• lokal powinien być usytuowany na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym, w budynku biurowym, najlepiej w jego północnej lub północno-wschodniej części;
• lokal archiwum  powinien się znajdować na parterze lub piętrze budynku (przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów);
• nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, posiada dobrą wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych;
• zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu;
• lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, prawidłowo oświetlony, równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien posiadać sprawną instalację elektryczną  i dobrą wentylację;
• pomieszczenia archiwum zakładowego powinny zawierać:
  • pokój biurowy;
  • magazyny archiwalne gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy dokumentacji;
  • pomieszczenie spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu);

Zabezpieczenie lokalu archiwum

Poprzez prawidłowo zabezpieczone archiwum, rozumie się:

• ochronę przed pożarem, poprzez zastosowanie:
  • systemu alarmu przeciwpożarowego
  • automatycznego systemu gaszenia ognia lub systemu ręcznego gaszenia ognia
  • podręcznego sprzętu ochrony przeciwpożarowej
  • ogniotrwałych drzwi lub drzwi obustronnie obitych blachą;

• ochronę przed włamaniem, poprzez zastosowanie:
  • alarmu antywłamaniowego lub całodobowego monitoringu alarmującego w razie zagrożenia policję lub agencję ochrony osób i mienia;
  • drzwi antywłamaniowych;
  • okien zabezpieczonych przed włamaniem;

• ochronę przed nasłonecznieniem

Należy regularnie sprawdzać i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji, alarmów oraz innych urządzeń archiwum. Dodatkowo, powinno się przygotować plan gotowości i reagowania w wypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych.

Wyposażenie lokalu archiwum

W skład wyposażenia archiwum powinny się znaleźć:

• regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne) – zabezpieczone przed korozją, ustawione prostopadle do okien. Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 5 cm. Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza. W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. Regały powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi lub powinny mieć unikatowe oznaczenia;

• urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza – w magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej;

• drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;

• szafy i regały na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;

• zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum;

• biurka, krzesła dla archiwistów;

• stoliki, krzesła, lampki służące do udostępniania akt na miejscu;

• druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, itp.) niezbędne do wykonywania zadań archiwum;

•  stanowisko komputerowe z drukarką.

Należy pamiętać o regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum. Co najmniej dwa razy w roku powinno się przeprowadzać gruntowne odkurzanie dokumentacji przy pomocy odkurzacza wyposażonego w filtr HEPA.
Po zakończeniu pracy magazyny archiwalne powinny być zamykane i plombowane, a klucze przechowywane w miejscu do tego wyznaczonym.
Prawo wstępu do archiwum ma archiwista oraz w jego obecności: jego przełożeni, przedstawiciele państwowej służby archiwalnej i innych organów kontrolnych, osoby upoważnione do korzystania z zasobów archiwalnych.

Jakie istnieją alternatywy dla tradycyjnego archiwum?

Jak widać powyżej, przechowywanie dokumentów w archiwum podlega wielu obowiązkom. Ponadto nadchodzące zmiany przepisów dotyczących ochrony danych osobowych mogą wpłynąć na to, że sam proces przygotowania dokumentów do archiwizacji stanie się jeszcze bardziej żmudny i skomplikowany. (Dowiedz się więcej o RODO)

Jakkolwiek istnieje alternatywa dla tradycyjnego archiwum i jest to elektroniczne archiwum dokumentów.

W świetle obecnego polskiego prawa, przechowywanie dokumentów jedynie w archiwum elektronicznym jest nie tylko legalne, ale i bezpieczne. (Dowiedź się więcej o orzeczeniu Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.)

Zalet przechowywania dokumentów w systemie IT jest mnóstwo, choć mogłoby się wydawać, że używanie elektronicznego archiwum jest mniej bezpieczne. Nic bardziej mylnego, dokumenty umieszczone w archiwum elektronicznym nie mogą zostać łatwo wykradzione, zniszczone, czy poddane czynnikom zewnętrznym.

Jakkolwiek wybór systemu, który posłuży jako elektroniczne archiwum dokumentów, może być prawdziwym wyzwaniem. Zatem jeśli chiałabyś/chciałbyś dowiedzieć się więcej, zapraszamy do zapoznania się z wytycznymi systemów, na jakie  należy zwrócić uwagę i jak nie przepłacić decydując się na elektroniczne archiwum,  wypełnienia formularza zamieszczonego u góry naszej strony, lub kontaktu e-mail na biuro@e-msi.pl