Jak dostosować firmę do RODO? To może być proste z JobRouter®

Od czasu wprowadzenia unijnego rozporządzenia RODO dotyczącego ochrony danych osobowych, które zaczęło obowiązywać 25 maja 2018 roku, przedsiębiorstwa musiały wprowadzić istotne zmiany w swojej administracji. Rozporządzenie to zaostrzyło prawo o ochronie danych osobowych w całej Unii Europejskiej. 

Od tamtej firmy dokonały już niezbędnych zmian w swojej organizacji. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że szybko podejmowane decyzje mogą doprowadzić do wyboru niewłaściwych rozwiązań. JobRouter® pomaga firmom dostosować się do wymogów RODO i optymalizować swoje procesy zarządzania danymi. 

Czym jest RODO?

• RODO – Regulacje o Ochronie Danych osobowych, zawierają przepisy dotyczące ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (art. 1 pkt 1).
• RODO chroni podstawowe prawa i wolności osób fizycznych, w szczególności ich prawo do ochrony danych osobowych (art. 1 pkt 2 GDRP) i swobodny przepływ danych osobowych (art. 1 pkt 3 GDRP).
• RODO promuje najnowsze wymogi dotyczące przejrzystości informacji.
• RODO wiąże wszystkich, którzy uzyskują dostęp, przetwarzają lub przechowują informacje o obywatelach UE.
• RODO wymaga dokumentacji i dostępu do wszystkich danych przechowywanych przez daną osobę w procesie, a także ich usunięcia i potwierdzenia.

W jaki sposób organizacja może skorzystać z implementacji JobRouter®?

Żądanie dostępu do danych i ich usunięcie

Proces wnioskowania o dostęp do danych można zrealizować za pomocą formularza w systemie JobRouter®. Po wysłaniu takiego wniosku JobRouter automatycznie przetwarza dane — pobrane ze wszystkich zintegrowanych źródeł (tj. systemów, baz danych) – a następnie je udostępnia. W przypadku polecenia usunięcia danych JobRouter kontroluje wszystkie etapy procesu automatycznie lub po wcześniej ustalonej autoryzacji użytkownika. Następnie wysyła potwierdzenie e-mail do osoby, która złożyła ten wniosek.

Automatyczne usuwanie danych

Przechowywane dane osobowe podlegają różnym ograniczeniom czasowym oraz wymaganiom usunięcia, po zaprzestaniu ich przetwarzania. Dzięki systemowi JobRouter złożone procesy, takie jak zarządzanie wnioskami, mogą zostać zrealizowane na jednej platformie. Następnie zarządzane przy pomocy podziału ról i autoryzacji. Treści i pliki po wysłaniu do pracowników będą przechowywane, a następnie usuwane, gdy tylko zostaną osiągnięte prawne terminy ich przechowywania.

Jakie zmiany dla przedsiębiorstw oznacza wprowadzenie RODO?

Usuwanie danych z wielu systemów

Im większe przedsiębiorstwo (pod względem: liczby pracowników, oddziałów, systemów itp.), tym trudniej kontrolować dane i zachować ich przejrzystość. Organizacje korzystające z centralnej platformy digitalizacji i zarządzania procesami biznesowymi, mają możliwość monitorowania danych osobowych, limitów ich przechowywania, jak również redukcji tych danych we wszystkich bazach różnych systemów informatycznych.

Automatyczne dostarczanie i aktualizowanie danych

Wymagania dotyczące przepływu informacji zapewniają nowe możliwości w zakresie bezpieczeństwa klienta i komunikacji. Na przykład, przydatne byłoby aktywne informowanie klientów o danych, do których przedsiębiorstwo ma dostęp, których potrzebuje i będzie potrzebować w przyszłości. Te i podobne procesy można łatwo zaimplementować w JobRouter. Po upływie określonego terminu, wcześniej zdefiniowany e-mail lub wiadomość tekstowa zostaną automatycznie wysłane do zainteresowanej strony z informacjami o dostępnych danych. Zapytanie może zawierać informację, czy klient chciałby nadal korzystać z usługi, a w razie potrzeby podać dalsze dane.

Ścieżki audytowe i dokumentacja

Nowe prawo rozszerza wcześniejszą kontrolę wstępną oceny skutków dla ochrony danych i analizę ryzyka, które wymagają dokumentacji procesów i wykorzystanych w nich danych. Wszystkie procesy w JobRouter, są stale dokumentowane i zawierają informacje o planowanej sekwencji procesu, przydzielonym dostępie, oraz wszystkich kolejnych krokach. W ten sposób, wszelkie procesy zostają bardzo prosto certyfikowane, co upraszcza wymagania audytu.

Anonimizacja nie tylko danych, ale również dokumentów

Dzięki modułowi anonimizacji możliwe jest nie tylko “czyszczenie” danych zaszytych w bazach danych, ale również anonimizacja i pseudonimizacja danych znajdujących się na dokumentach i skanach.

O anonimizacji i pseudonimizacji dowiesz się więcej tutaj.

Wymagania RODO dla małych firm: jak radzić sobie z wyzwaniami?

Jak wdrożyć RODO w małej firmie? Wymagania te nie różnią się od zasad, jakie obowiązują duże przedsiębiorstwa. Może wydawać się to skomplikowane, ale z dobrą strategią i narzędziami jest to osiągalne. Na początek trzeba zrozumieć, co RODO oznacza dla Twojej firmy i jakie dane są objęte regulacjami. Następnie należy przeprowadzić audyt danych, aby wiedzieć, jakie informacje osobowe Twoja firma posiada, gdzie są przechowywane i jak są wykorzystywane.

Po zidentyfikowaniu danych, które Twoja firma przetwarza, musisz ustalić, jakie masz uprawnienia do ich przetwarzania. RODO wymaga, aby firmy miały legalną podstawę do przetwarzania danych osobowych. Możliwe podstawy to zgoda, kontrakt, obowiązek prawny, ochrona interesów życiowych, wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym, oraz prawnie uzasadniony interes.

Następnie powinieneś wdrożyć odpowiednie środki zabezpieczające, aby chronić dane osobowe. RODO zobowiązuje firmy do ochrony danych osobowych przez wprowadzenie odpowiednich rozwiązań technicznych i organizacyjnych.

Firmy muszą być również w stanie udowodnić, że przestrzegają zasad RODO. To oznacza, że powinieneś prowadzić odpowiednią dokumentację, monitorować przetwarzanie danych i być gotowym na ewentualne audyty. Wdrożenie RODO dla firm to proces, który wymaga zaangażowania, ale z dobrą organizacją i planowaniem jest to możliwe.

RODO dla firm: ustalanie standardów zarządzania danymi

RODO wymaga od firm przestrzegania szeregu zasad zarządzania danymi. Przede wszystkim firmy muszą zapewnić, że przetwarzanie danych jest przeprowadzane w sposób legalny, uczciwy i przejrzysty. Oznacza to, że trzeba poinformować osoby, których dane są przetwarzane, o celach przetwarzania, okresie przechowywania danych oraz o prawach, jakie mają w związku z przetwarzaniem ich danych.

RODO zobowiązuje firmy również do zapewnienia, że dane są zbierane tylko dla określonych, wyraźnych i legalnych celów, a następnie przetwarzane w sposób zgodny z tymi celami. To oznacza, że firmy nie mogą wykorzystywać danych do celów, które nie były pierwotnie przewidziane, gdy dane te zostały zebrane.

Innym kluczowym wymogiem RODO jest minimalizacja danych. Firmy mogą zbierać tylko te dane, które są absolutnie niezbędne do osiągnięcia swoich celów.

Wszystkie te zasady muszą być uwzględnione w dokumentach firmy, włącznie z polityką prywatności i procedurami zarządzania danymi. Dokumenty w firmie powinny uwzględniać zasady RODO i muszą być dostępne dla wszystkich pracowników i zainteresowanych stron.

Optymalizacja procesów zgodnie z RODO za pomocą JobRouter®

JobRouter® to potężne narzędzie, które umożliwia firmom skuteczne zarządzanie procesami. Ten system pozwala na szybką i efektywną transformację procedur biznesowych tak, aby spełniały wymagania RODO.

Aby wdrożyć RODO w firmie, kluczowym krokiem jest zrozumienie, gdzie i jak firma przetwarza dane osobowe. JobRouter® pomaga zidentyfikować te procesy. To narzędzie pomaga firmom w automatyzacji i optymalizacji ich procesów. W praktyce oznacza to, że firma może zdefiniować procedury, które muszą być przestrzegane podczas przetwarzania danych osobowych. JobRouter® pomaga również w monitorowaniu przestrzegania zasad RODO, udostępniając audyt i śledzenie procesów. To jest niezbędne dla dowolnej firmy, która chce wykazać zgodność z RODO.

Wprowadzenie RODO dla firmy może wydawać się skomplikowane, ale z narzędziami takimi jak JobRouter®, proces ten staje się zdecydowanie prostszy. Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o JobRouter i jego możliwościach, zapraszamy do kontaktu z nami, poprzez wypełnienie formularza znajdującego się u góry strony lub kontaktu e-mail biuro@e-msi.pl