piątek,22 Sierpień 2014

Bezpieczne przechowywanie dokumentów – wymogi dotyczące archiwum

Prawidłowe usytuowanie oraz wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum jest niezwykle ważne. Zgodnie z §8 pkt 9 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.  lokal archiwum  powinien być dostosowany poniższych wymagań.

Usytuowanie i stan lokalu archiwum

Lokalizacja archiwum powinna spełniać następujące kryteria:

  • lokal powinien być usytuowany na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym, w budynku biurowym, najlepiej w jego północnej lub północno-wschodniej części;
  • lokal archiwum  powinien się znajdować na parterze lub piętrze budynku (przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów);
  • nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, posiada dobrą wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych;
  • zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu;
  • lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, prawidłowo oświetlony, równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien posiadać sprawną instalację elektryczną  i dobrą wentylację;
  • pomieszczenia archiwum zakładowego powinny zawierać:
    • pokój biurowy;
    • magazyny archiwalne gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy dokumentacji;
    • pomieszczenie spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu);

Zabezpieczenie lokalu archiwum

Poprzez prawidłowo zabezpieczone archiwum, rozumie się:

  • ochronę przed pożarem, poprzez zastosowanie:
    • systemu alarmu przeciwpożarowego
    • automatycznego systemu gaszenia ognia lub systemu ręcznego gaszenia ognia
    • podręcznego sprzętu ochrony przeciwpożarowej
    • ogniotrwałych drzwi lub drzwi obustronnie obitych blachą;
  • ochronę przed włamaniem, poprzez zastosowanie:
    • alarmu antywłamaniowego lub całodobowego monitoringu alarmującego w razie zagrożenia policję lub agencję ochrony osób i mienia;
    • drzwi antywłamaniowych;
    • okien zabezpieczonych przed włamaniem;
  • ochronę przed nasłonecznieniem

Należy regularnie sprawdzać i dokumentować stan techniczny budynku, instalacji, alarmów oraz innych urządzeń archiwum. Dodatkowo, powinno się przygotować plan gotowości i reagowania w wypadku nadzwyczajnych zagrożeń i przeszkolić personel w zakresie umiejętności reagowania w sytuacjach krytycznych.

Wyposażenie lokalu archiwum

W skład wyposażenia archiwum powinny się znaleźć:

  • regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne) – zabezpieczone przed korozją, ustawione prostopadle do okien. Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 5 cm. Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolnostojących 80 cm. Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza. W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. Regały powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi lub powinny mieć unikatowe oznaczenia;
  • urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza – w magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej;
  • drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;
  • szafy i regały na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;
  • zamykana szafa na środki ewidencyjno-informacyjne zasobu archiwum;
  • biurka, krzesła dla archiwistów;
  • stoliki, krzesła, lampki służące do udostępniania akt na miejscu;
  • druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, itp.) niezbędne do wykonywania zadań archiwum;
  •  stanowisko komputerowe z drukarką.

Należy pamiętać o regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum. Co najmniej dwa razy w roku powinno się przeprowadzać gruntowne odkurzanie dokumentacji przy pomocy odkurzacza wyposażonego w filtr HEPA.
Po zakończeniu pracy magazyny archiwalne powinny być zamykane i plombowane, a klucze przechowywane w miejscu do tego wyznaczonym.
Prawo wstępu do archiwum ma archiwista oraz w jego obecności: jego przełożeni, przedstawiciele państwowej służby archiwalnej i innych organów kontrolnych, osoby upoważnione do korzystania z zasobów archiwalnych.

Jakie istnieją alternatywy dla tradycyjnego archiwum?

Jak widać powyżej, przechowywanie dokumentów w archiwum podlega wielu obowiązkom. Ponadto nadchodzące zmiany przepisów dotyczących ochrony danych osobowych mogą wpłynąć na to, że sam proces przygotowania dokumentów do archiwizacji stanie się jeszcze bardziej żmudny i skomplikowany. (Dowiedz się więcej o RODO)

Jakkolwiek istnieje alternatywa dla tradycyjnego archiwum i jest to elektroniczne archiwum dokumentów.

W świetle obecnego polskiego prawa, przechowywanie dokumentów jedynie w archiwum elektronicznym jest nie tylko legalne, ale i bezpieczne. (Dowiedź się więcej o orzeczeniu Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.)

Zalet przechowywania dokumentów w systemie IT jest mnóstwo, choć mogłoby się wydawać, że używanie elektronicznego archiwum jest mniej bezpieczne. Nic bardziej mylnego, dokumenty umieszczone w archiwum elektronicznym nie mogą zostać łatwo wykradzione, zniszczone, czy poddane czynnikom zewnętrznym.

Jakkolwiek wybór systemu, który posłuży jako elektroniczne archiwum dokumentów, może być prawdziwym wyzwaniem. Zatem jeśli chiałabyś/chciałbyś dowiedzieć się więcej, zapraszamy do zapoznania się z wytycznymi systemów, na jakie  należy zwrócić uwagę i jak nie przepłacić decydując się na elektroniczne archiwum,  wypełnienia formularza zamieszczonego u góry naszej strony, lub kontaktu e-mail na biuro@e-msi.pl

OSTATNIE WIPISY

Premiera JobRouter® 5!

W ostatnim miesiącu JobRouter wypuścił najnowszą wersję, a mianowicie JobRouter 5.  Nowa wersja systemu jest jeszcze inteligentniejsza i bardziej intuicyjna dla użytkownika. Zmieniła się również oprawa graficzna systemu. Poniżej przedstawiliśmy szczegóły zmian w najnowszej wersji systemu JobRouter 5. “Smarter, more intuitive, more modern” tak sam JobRouter AG opisuje swój najnowszy produkt.  Za cel zostało obrane […]


DESI 2019

W poprzednim roku pisaliśmy o Digital Society Index…


1
Dodaj komentarz

avatar
1 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
1 Comment authors
edison Recent comment authors
  Subscribe  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
edison
Gość

Bardzo przydatny, rzetelnie przygotowany tekst. Widać, że pisała go osoba, która zna się na rzeczy. Super, że jest dostępny w sieci i może służyć innym.