Workflow

Co oznacza workflow i BPM?

Workflow – przepływ pracy,
BPM ( Business Process Management ) – Zarządzanie Procesami Biznesowymi

Zadania wykonywane przez pracowników wynikają z określonego kodu postępowania. Najważniejsze dla organizacji procesy wykonywane są według stałej liczby scenariuszy.

Podstawą realizacji tych zadań jest przepływ informacji. Po pierwsze, przekazywana jest informacja o istniejącym zadaniu do wykonania, a po drugie dostarczane są niezbędne informacje umożliwiające jego realizację.

Jak zazwyczaj przebiega proces obiegu informacji w firmie?

W większości organizacji informacje przekazywane są mailowo, ustnie lub telefonicznie. Niestety, przy szybko postępującej automatyzacji, klasyczne metody coraz częściej zawodzą i okazują się nieefektywne. Przekazywanych w ten sposób zadań nie da się śledzić, stale kontrolować i zliczać. Przy dużej ilości pracowników, którym zostały one powierzone, niemożliwe jest również monitorowanie wszystkich terminów ich wykonania lub dostarczenia. W ten sposób szacowanie obciążenia pracowników oparte są na przeczuciach, a nie na danych liczbowych.

Jak udoskonalić procesy workflow?

Odpowiedzią na ten problem jest zamknięcie każdego powtarzalnego procesu w sekwencję elektronicznych formularzy, zaprojektowanych według określonej ścieżki. Dzięki temu każdy użytkownik otrzyma dostęp do wszystkich zadań, będących w trakcie realizacji, jak również wgląd do niezbędnych informacji w obrębie jednego systemu. Tak zaprojektowana sekwencja przekazywania zadań to właśnie workflow. Platforma, która umożliwia swobodne projektowanie przepływów informacji to system workflow management lub platforma klasy BPM.

Dlaczego łatwość projektowana i edycji procesów w systemie workflow jest tak istotna?

Ostateczną odpowiedzią na to pytanie są koszta. Choć systemy klasy workflow są zdecydowanie droższe w zakupie niż gotowe “pudełkowe” rozwiązania. Na przykład – pudełkowy system do obsługi procesu akceptacji faktur kosztowych. Taki system, owszem, jest tańszy, jednak nie posiada tych samych możliwości integracji, czy możliwości poszerzenia o dodatkowe funkcje i obejmowane procesy. W związku z tym, po krótkiej analizie finansowej, większość przedsiębiorców łatwo zauważy, gdzie kryją się prawdziwe koszty wdrażania systemów IT i że niekoniecznie jest to cena systemu.

Dowiedz się jak problem w Twojej firmie mógłby zostać rozwiązany za pomocą systemu Workflow.

Wyślij zapytanie

System Workflow — Założenia

Przyglądając się rozwijającym firmom, które nie wykorzystują wydajnych systemów bpm/ecm do zarządzania przedsiębiorstwem, zauważymy powtarzające się problemy i błędy w zakresie przeprowadzanych procesów. Jest to skutek nadmiernej ilości zdarzeń i nagromadzonych zadań, które powodują niską jakość przetwarzania informacji. W efekcie, braki w automatyzacji firmy zaczynają być odczuwalne w jej wynikach finansowych.

Istnieją trzy podstawowe sygnały, które sugerują konieczność wprowadzenia zmian:

1. Następuje konieczność zwiększenia zatrudnienia w procesach administracyjnych
2.  Powtarzają się błędy w głównych procesach biznesowych
3.  Raporty stają się zrozumiałe tylko dla tych, którzy je zamawiają.

Potrzeba zmian wynika z identyfikacji któregoś z tych problemów, lub nawet kilku. Po przeanalizowaniu, naturalym procesem jest rozpoczęcie poszukiwań najszybszego i najtańszego sposobu, aby je rozwiązać. Staramy się skorzystać z wiedzy i doświadczeń kogoś, kto mierzył się już wielokrotnie z podobnym zjawiskiem, a które dla nas jest całkiem nowe. W związku z tym znajdujemy gotowe rozwiązania, dedykowane danemu problemowi. Analizując wszystkie za i przeciw jest to rzeczywiście najbardziej efektywny sposób na rozwiązanie problemu. Pod warunkiem, że nasza analiza jest krótkoterminowa. Zadajmy sobie więc pytanie, czy taka może być?

Scenariusz, w którym decydujemy się na wdrożenie rozwiązania “pudełkowego”, oznacza dla nas konieczność analizy rynku i systemów. Niestety, będzie się on powtarzał, za każdym razem, gdy zaistnieje potrzeba przeniesienia kolejnego procesu do systemu informatycznego.

Dlaczego system workflow jest lepszym wyborem niż systemy z ograniczonym zasięgiem działania?

Na tym jednak nie koniec. Prawdziwe koszty pojawiają się bowiem w momencie, w którym zdamy sobie sprawę, że mamy świetnie funkcjonujące systemy w firmie w obrębie konkretnych procesów. Jakkolwiek wymiana informacji między nimi nie istnieje, a pracownicy są nadal zmuszeni, aby ręcznie przepisywać dane z jednego systemu do drugiego. Często angażując przy tym innych pracowników, np. przepisując informacje z systemu do e-maili, które są przekazywane między sobą i ponownie wpisywane w inne systemy.

Wracamy wtedy do problemu, który pierwotnie chcieliśmy wyeliminować. Każdy z tych systemów jest sporą inwestycją dla firmy i na tym etapie nieuzasadnione byłoby zastąpienie ich jednym systemem, takim jak workflow. Dochodzi więc do konieczności przeprowadzenia integracji używanych systemów, ta wywołuje kolejne koszty, ukazując nam, ile realnie obciąża firmę utrzymanie różnych systemów IT.

Cały ten proces pokazuje, jak istotna jest dogłębna analiza procesów w organizacji przy pierwszych sygnałach motywujących do digitalizacji procesów.

Zakup systemu workflow na tak wczesnym etapie jest ostatecznie najtańszym rozwiązaniem z możliwych, ponieważ:

• Daje możliwość odtworzenia każdego procesu, który występuje bądź będzie występował w organizacji.
• Nie wymaga integracji, pozwalając na czerpanie z danych procesowych każdej części przedsiębiorstw.
• Pozwala na pełne raportowanie bez konieczności łączenia eksportów danych z różnych systemów

Workflow – Jaki system wybrać?

Istnieją trzy główne aspekty, które podpowiedzą nam, czy system jest wart głębszej analizy.

1. Relacja funkcjonalność / Cena

Aspekt wydaje się oczywisty, jakkolwiek, w tym przypadku analizowana funkcjonalność powinna koncentrować się na umożliwieniu rozwoju systemu własnymi zasobami przedsiębiorstwa. Nie jest powiedziane, że jest to najkorzystniejsza opcja, nie mniej jednak taka powinna być. Co więcej, im więcej czynności w zakresie projektowania procesów jesteśmy w stanie wykonać bez kompetencji programistycznych, tym niższe koszty utrzymania systemu. Po pierwsze, z perspektywy naszych zasobów, po drugie, również w kontekście wyceny prac przez dostawcę systemu.

2. Model biznesowy producenta oprogramowania

Jest to jeden z najważniejszych punktów i wiąże się bezpośrednio z poprzednim punktem. Sprowadza się to do pytania, czy cała wiedza dotycząca systemu zamknięta jest w firmie, która system wyprodukowała? Czy ona jedyna wdraża to konkretne rozwiązanie? Czy system może zostać wdrożony przez dystrybutorów, dając tym samym niezależność od możliwości i chęci producenta do współpracy w zakresie modyfikacji lub poszerzania systemu? Jako że system workflow sam z siebie inicjuje zmiany, udostępniając wiedzę na temat efektywności procesów, podstawowym założeniem jego funkcjonowania jest jego ciągły rozwój. Konkurencja na rynku wdrożeniowym danego systemu daje kupującemu bezpieczeństwo samoregulacji cen „dniówek”.

3. Dojrzałość systemu

Definiowana poprzez ilość wdrożeń i czas działania systemu we wszystkich korzystających z niego organizacjach. Mniejsze znaczenie ma tu wielkość firm, w których system został wdrożony, większe — poziom zaawansowania procesów, które system obejmuje. Wydajność systemu coraz częściej uznawana jest za pochodną sprzętu. Z drugiej strony, zaawansowanie wdrożenia, tym samym wymagań klienta, zwiększa ilość sytuacji, w której dostawca systemu musi wykazać się ogromną elastycznością w dopasowaniu systemu i jego funkcji. Im więcej takich zaawansowanych wdrożeń, tym statystycznie większa ilość problemów i wyzwań, którym producent musiał sprostać. Tym samym jego doświadczenie biznesowe jest większe, co przekłada się na odpowiedni dobór narzędzi i dojrzałość systemu.

Jak powinna przebiegać dalsza analiza przed zakupem systemu workflow?

Jeżeli analizowany system workflow nie przekonuje nas w którymkolwiek z tych trzech punktów, powinniśmy odpuścić sobie jego dalsze analizy. Istnieje bowiem wiele rozwiązań na rynku, które spełnią te podstawowe cechy.

Jest jeszcze wiele aspektów, które powinny zostać przeanalizowane i którymi poszczególne systemy workflow będą się różnić. Jakkolwiek szukanie kompromisu w którymkolwiek z trzech wymienionych punktów może być długofalowo bardzo kosztowne.

Jeżeli chcielibyście dowiedzieć się więcej, na temat tego, jak taki system wybrać, zapraszamy do kontaktu biuro@e-msi.pl

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.

Skontaktuj się z nami

Fazy życia procesu biznesowego

Główną cechą charakterystyczną każdego procesu biznesowego jest podzielenie go na poszczególne fazy. Niestety nie jest tak, jak wielu mogłoby się wydawać, raz zaprojektowany i wdrożony proces nie rozwiąże danego problemu na zawsze. Wraz z rozwojem organizacji, takie procesy często muszą być również rozbudowywane, a przede wszystkim monitorowane. W przypadku użycia systemu workflow staje się to niezwykle proste.

Cykl życia procesu biznesowego dzieli się więc na poszczególne etapy:

1. Projektowanie i modelowanie

W pierwszym etapie proces zostaje zaprojektowany, tak aby skutecznie wykonywał dane zadanie. Projekt przedstawia przepływ procesu, obowiązujące w nim procedury oraz czynniki wpływające na jego przebieg i czas trwania. Mimo że procesy w różnych przedsiębiorstwach często wyglądają podobnie i można byłoby użyć gotowego szablonu dla danego procesu, to jednak należy mieć na uwadze, że procesy różnią się ze względu na przepływ informacji między danymi pracownikami, jak i systemami. Przepisy prawne, zmiany rynku czy konkurencji, również mają ogromny wpływ na projekt danego procesu. Po ukończeniu projektu następuje modelowanie, co oznacza tworzenie formalnego opisu procesu.

2. Wykonanie 

Druga faza procesu biznesowego, to jego wykonanie. W dobie dzisiejszej technologii większość procesów zostaje przynajmniej częściowo zautomatyzowana, aby ułatwić jego przebieg, skrócić czas jego wykonania oraz zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu. Jeśli to możliwe, cały proces powinien zostać zautomatyzowany, aby zmaksymalizować jego efektywność. Ten etap to ostatni moment na wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. Dzięki dobraniu odpowiedniego systemu, jak na przykład, system workflow, krok ten w przyszłości będzie mógł zostać pominięty. Jeden system workflow może objąć wiele procesów biznesowych we wszystkich działach organizacji.

3. Realizacja

W kolejnym etapie dochodzi do regularnej realizacji procesu.

4. Monitorowanie

Czwarta faza procesu polega na zbieraniu informacji dotyczących jego przebiegu. Zebrane dane będą odzwierciedlały tylko jeden wybrany proces, np. opisując liczbę wykonanych procesów w danym czasie, czy pojawiające się w nim problemy. Stałe monitorowanie jest niezwykle ważne, ponieważ pozwala na szybkie wykrycie błędu oraz dostrzeżenie elementów, które mogłyby zostać ulepszone w przyszłości.

5. Optymalizacja

Ostatnim etapem jest analiza zebranych danych, na których podstawie można zlokalizować tzw. „wąskie gardła”, które wymagają optymalizacji, czy też dostrzec możliwości redukcji kosztów procesu. Wyniki analizy mogą następnie posłużyć podczas pierwszej fazy kolejnego procesu, czyli projektowania i modelowania.

Obserwacja, analiza i wyciągnięcie wniosków z każdego z podanych etapów, pozytywnie wpłynie na wzrost efektywności pracy oraz rozwój organizacji.

Workflow, a platforma digitalizacji lub low-code?

Digitalizacja to innymi słowem automatyzacja biznesu, którą można osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu workflow. Pierwszym krokiem w digitalizacji firmy jest wybranie odpowiednich narzędzi IT. Jednak trzeba pamiętać, jak już wspomnieliśmy, że wybranie „pudełkowego” rozwiązania, które rozwiąże dany problem za przystępną cenę, niekoniecznie jest krokiem naprzód w procesie automatyzacji. A mianowicie, w sytuacji, gdy w firmie pojawią się kolejne procesy wymagające automatyzacji, możliwe, że potrzebny będzie zakup kolejnego specjalistycznego systemu, a następnie jeszcze innego. Niewykluczone, że dane systemy nie będą miały możliwości integracji, wtedy wrócimy więc do punktu wyjścia i będziemy musieli inwestować w n-ty system, który zintegruje wszystkie procesy czy działy organizacji. W rzeczywistości mogliśmy sięgnąć po to rozwiązanie na samym początku. Dlatego tak ważne jest, aby zdecydować się na system, który ma możliwości rozrostu, jest systemem uczącym się i posiada potencjał, aby pokryć najbardziej nietypowe procesy.

Jakie korzyści może przynieść sama digitalizacja?

• Po pierwsze, digitalizacja osiągnięta dzięki wdrożeniu workflow, daje kontrolę nad przebiegiem wszystkich procesów w firmie poprzez pracę w systemie. To znaczy — wszystkie akceptacje dokumentów, zadań, zmiany dotyczące wydanych poleceń oraz odmowy, mogą odbywać się elektronicznie za pomocą tylko kilku kliknięć. Zwiększa to kontrolę zarządu nad przebiegiem wykonywanych przez pracowników zadań oraz efektywność pracy w całej firmie.
• Kolejna korzyść, to fakt, że możliwe staje się wykazanie, kto w zespole pracuje najefektywniej i które zadania zajmują pracownikom najwięcej czasu.
• Ponadto dzięki workflow i digitalizacji, możliwe jest wychwycenie błędów, które wpływają na straty w budżecie, takie jak opóźnienia wpłat, wykonania płatności, akceptację wniosków itp. Z drugiej strony, workflow usprawnia również widoczność zysków i generowania raportów, które wykorzystują informacje z zintegrowanych dzięki systemowi działów organizacji.
• Kolejną kluczową korzyścią jest wpływ na regeneracje biznesu. Każdy proces stworzony w workflow jest archiwizowany i udostępniany do późniejszej analizy. Oznacza to, że praca nad efektywnością przebiegu tych procesów staje się łatwiejsza. Co więcej, procesy są skalowalne, więc proces zdefiniowany raz może być wielokrotnie powtarzany, jak również może być wielokrotnie poprawiany i testowany.
• Mogłoby się wydawać, że pracownicy niższych szczebli, nie podejdą do digitalizacji entuzjastycznie. Aczkolwiek, workflow może zwiększyć poczucie pewności oraz bezpieczeństwa pracowników. A to dlatego, że po wdrożeniu systemu workflow pracownicy nie będą musieli już przepisywać danych ręcznie, z systemu do systemu, z e-maila do systemu, czy z dokumentu w wersji papierowej do systemu. W rezultacie ich obawy przed popełnieniem błędu i poniesieniem z tego powodu konsekwencji lub – co gorsza – poniesienie zbiorowej odpowiedzialności za wykonanie zadania zostaną zminimalizowane.
• Dodatkowo, system workflow umożliwia obsługę i tworzenie procesów pracownikom spoza działu IT. Zarówno poruszanie się po platformie, jak i tworzenie i edytowanie procesów w systemie workflow jest niezwykle proste i może zostać wykonane przez każdą upoważnioną osobę. Wpływa to, nie tylko na skrócenie czasu oczekiwania na serwis firmy wdrażającej bądź informatyka, ale również koszty utrzymania
• Platforma digitalizacji pozwala na wgląd, obserwację i działanie w wielu działach organizacji równocześnie, co przyspiesza wymianę informacji i wpływa na tempo podejmowania decyzji. Wyżej wspomniane raporty, mogą być generowane w dowolnym momencie, gwarantując przejrzystość krążących w firmie informacji.
• Co więcej, wdrożenie platformy workflow pozwoli na sprawne, tanie i efektywne szkolenie nowych pracowników. Jest to w szczególności ważną zaletą w przedsiębiorstwach z dużą rotacją pracowników.

Case Study – Rentis S.A.

Czym jest Jobrouter?

JobRouter to jeden z czołowych i renomowanych systemów workflow wdrażanych w całej Europie. System został stworzony przez JobRouter A.G, niemiecką firmę założoną w 1994 roku, której siedziba mieści się w Manheim, a jej oddziały w Casablance, Instambule i Warszawie. e-MSI jest partnerem JobRouter A.G i od lat z sukcesem wdraża systemy workflow w Polsce. O wykonanych projektach i firmach, które używają systemu JobRouter przeczytacie w naszym portfolio.  

Zmiany w polskim prawie, jak odpowiada nowym potrzebom JobRouter?

– E-doręczenia

E-doręczenia zmieniają obszar administracyjny działania polskich firm. Spacery na pocztę i do urzędów związane z doręczaniem i odbieraniem listów poleconych zostają zastąpione przez paltformę do e-doręczeń. Zgodnie z ustawą, do 2025 roku państwowym operatorem usług e-Doręczenia będzie Poczta Polska. Platforma Envelo należącą do Poczty Polskiej spełnia wymagania unijnego rozporzadzenia eIDAS.

Platforma oferowana przez Pocztę Polską może być dla wielu wygodnym rozwiązaniem. Problem pojawia się w przypadku dużych podmiotów niepublicznych, które otrzymują 15 razy mniej miejsca na platformie w porównaniu do podmiotów publicznych (1GB w porównaniu do 15GB).

Dlatego Polski rząd zgodził się, aby firmy korzystały z alternatywnego rozwiązania w postaci systemów workflow, które zostaną poprawnie zintegrowane z platformą Envelo.

System JobRouter został zintegrowany z Envelo. Proces workflow w tym wypadku wyklucza potrzebe sprawdzania skrzynki odbiorczej Poczty Polskiej i komunikacji za pomocą publicznej platformy. Jak to działa? Każda wiadomość i komunikat w Envelo automatycznie uruchamia proces w systemie JobRouter. JobRouter będąc systemem wewnętrznym jest zintegrowany z wieloma obszarami działania firmy, dlatego e-doręczenia stają się zwyczajnymi powiadomieniami w skrzynkach odbiorczych przypisanych do procesu użytkowników. Procesy workflow działają również w drugą stronę i wiadomości zaadresowane do organów publicznych mogą być wysyłane poprzez system JobRouter.

W przypadku dużych firm, jest to niezwykle pomocne rozwiązanie, wykluczające potrzebę dodawania pracownikom nowych obowiązków kontroli dodatkowej zewnętrznej platformy. Więcej na temat e-doręczeń dowiesz się tutaj, jeśli masz jakieś pytania, nie zwlekaj i skontaktuj się z nami.

Dowiedz się więcej i poznaj JobRouter®.

Umów się na bezpłatną prezentację i analizę potrzeb.

Umów się