Proces obiegu faktur

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych

Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie księgowym może stanowić znaczącą część etatu jednego, lub nawet kilku pracowników. 

Rozwiązaniem tego problemu, jest system do automatyzacji obiegu faktur, który nie tylko minimalizuje szanse na wystąpienie błędu w procesie, ale również przyśpieszy wprowadzanie faktury oraz jej akceptację.

Przykładową mapę procesu obiegu faktur kosztowych przedstawia diagram poniżej:

Proces obiegu faktur w JobRouter jest inicjowany poprzez dostarczenie faktury do skrzynki e-mail, zapisanie skanu dokumentu w odpowiednim folderze lub automatyczny odbiór faktury od brokera Platformy Elektronicznego Fakturowania lub EDI.

Zeskanowany dokument jest poddawany procesowi, w którym system rozpoznaje treść faktury. Fenomenem systemu są inteligentne algorytmy, które rozumieją dane odczytane z dokumentu i wprowadzają te informacje w odpowiednie pola systemu. W ten sposób rozpoznawane są takie informacje jak na przykład: numer faktury, poszczególne kwoty, data i dane kontrahenta. Jest to funkcja, którą posiada coraz więcej narzędzi do elektronicznego procesowania faktur. JobRouter wyróżnia się jednak na tle dostępnych na rynku rozwiązań. Algorytmy zamieszczone w systemie „uczą” się na podstawie wskazówek i poprawek wprowadzanych przez użytkownika. To znaczy, że system zapamiętuje prawdopodobieństwo wystąpienia danej informacji w specyficznym miejscu i tam jej szuka. Na przykład gdy do systemu wprowadzana jest kolejna faktura od tego samego kontrahenta, system zapamięta ewentualne poprawki użytkownika z poprzedniego procesu, aby przypisać informacje w sposób spełniający jego wymagania. Co więcej OCR posiłkuje się danymi z dostępnych baz, np. bazą danych kontrahentów z systemu ERP, lub z KRS/CEiDG, co umożliwia automatyczną korektę odczytanych przez system OCR danych.

Moduł automatycznego rozpoznawania faktur (IDR) w systemie JobRouter rozpoznaje również pozycje faktury. Jeśli organizacja wymaga takich informacji, system automatycznie uzupełnia formularze pozycjami faktury.

Po ukończeniu procesu odczytywania faktury, pracownikowi (zwykle jest to pracownik Kancelarii bądź Sekretariatu) ukazują się „przepisane” dane w systemie. Na tym etapie, użytkownik weryfikuje na podstawie widocznego obok zdjęcia dokumentu, czy wszystkie dane zostały poprawnie odczytane. W przypadku pomyłki, użytkownik w bardzo łatwy sposób uczy system i zaznacza kursorem brakujące bądź poprawione dane. Sam sposób wprowadzania faktury do systemu pozwala na ogromną oszczędność czasu.

Na tym etapie, poza weryfikacją odczytanych danych, użytkownik ma możliwość opisania faktury, czyli powiązania jej z zamówieniem oraz przypisaniem do odpowiedniego działu w celu akceptacji. Działy lub MPK  są pobierane bezpośrednio z systemu ERP, np. Optima, SAP czy Symfonia. 

W kolejnym etapie, dokument jest archiwizowany w wewnętrznym, odpowiednio zabezpieczonym elektronicznym repozytorium dokumentów. Dzięki temu możliwe jest wyszukiwanie dokumentu poprzez podanie dowolnych atrybutów dokumentu (np. nr faktury, opis, kontrahent) oraz wyszukiwanie pełnotekstowe po dowolnej frazie. 

Następnie, faktura przechodzi przez akceptację poszczególnych osób. Te mogą zawsze cofnąć fakturę, jeżeli została błędnie przypisana. 

System gwarantuje możliwość wieloetapowej akceptacji i kontroli nad dokumentem przez upoważnione do tego osoby, tzn. podglądu dokumentu na dowolnym etapie każdego z  procesów, którym został poddany. Dodatkowo, istnieje możliwość definiowania terminów realizacji poszczególnych kroków w procesach. W przypadku przekroczenia terminu system uruchamia wielostopniowe mechanizmy eskalacji – przesyła informacje o opóźnieniach do  użytkowników, ich przełożonych oraz osoby odpowiedzialne.

Etap akceptacji faktury służy  do przypisania kosztu do właściwego MPK pobieranego z listy kont z systemu ERP oraz ich akceptacji przez  dany dział i dyrektora.  Taki krok jest uruchamiany dla każdej faktury dla jednego bądź wielu działów – w zależności od tego, do ilu działów przypisana została faktura w poprzednim kroku. 

W zależności od zdefiniowanych reguł, akceptacja dyrektora może być uruchamiana dla każdej faktury, bądź dla faktur, których koszt zadekretowany na dany MPK przekracza określoną wartość, np. 1000zł. Alternatywnie, w przypadku powiązania z zamówieniem, reguła może być oparta na różnicy pomiędzy kwotą zamówienia i kwotą na fakturze. Jeśli różnica przekracza określoną wartość, na przykład 5% – system uruchamia krok akceptacji dyrektora.

Definiowanie reguł jest elastyczną funkcją. Zarząd może akceptować wszystkie faktury, bądź spełniające założone kryteria. Akceptacja może odbywać się pojedynczo dla każdej faktury, bądź grupowo dla wielu faktur, co znacznie przyśpiesza czas akceptacji.

W kolejnym kroku, księgowość weryfikuje dane zebrane w procesie przed przekazaniem faktury do systemu ERP. W systemie ERP znajduje się komplet danych, na podstawie którego możliwe jest zaksięgowanie faktury. Po akceptacji księgowości, zebrane dane przekazywane są jako polecenie do płatności i wpis do systemu księgowego. Ponadto, część systemów ERP pozwala na integrację, w której możliwe jest utworzenie przycisku „Pokaż fakturę”, umożliwiającego wyświetlanie skanu faktury bezpośrednio z systemu ERP.

Po zaksięgowaniu, tworzona jest metryczka faktury, która podsumowuje proces akceptacji. Metryczka informuje między innymi o tym, kto ostatecznie zaakceptował płatność oraz podaje numer systemu księgowego i datę płatności. Możliwość dodania do każdej faktury dodatkowej, ostatniej strony, która jest podsumowaniem faktury, jest niezwykle przydatna w procesach  związanych z archiwizacją w repozytorium dokumentów, oraz wyszukiwaniem dokumentów na potrzeby kontroli skarbowej.

System również umożliwia:

• Generowanie plików z definicją przelewów dla bankowości elektronicznej (zamiast przepisywania każdego przelewu z faktury)
• Wysyłkę wiadomości e-mail do kontrahenta z powiadomieniem o zrealizowanej płatności 
• Wskazanie osoby odpowiedzialnej za opis merytoryczny polegający  na sprawdzeniu zgodności faktury z zamówieniem lub umową, opisaniu faktury, podaniu MPK oraz przypisaniu faktury do projektu. Na tym etapie można także przypisać fakturę do rozliczenia pracownika lub delegacji.
• Raportowanie. Na podstawie informacji zbieranych przez system istnieje możliwość bieżącego dostępu do informacji takich jak:

• Bieżące przepływy faktur i płatności (uwzględniając faktury, które jeszcze nie zostały zaksięgowane a są w obiegu)
• Ilość uruchomionych procesów, ich efektywność i koszt
• Czas obiegu dokumentów, jaki obciąża każdego z pracowników.