Zwiększenie efektywności kosztowej w obszarze zakupów, poprawa jakości planowania i skrócenie cyklu realizacji zamówień oraz poprawa poziomu obsługi Klienta, pełnią istotną funkcję, jako czynniki przewagi konkurencyjnej w nowoczesnej organizacji. Proces zakupowy w oparciu o platformę JobRouter służy do zautomatyzowania funkcji zakupów oraz rozliczenia zobowiązań.
Po wdrożeniu procesu zakupowego nasi klienci zwracają uwagę na:
- Wygodną i szybka rejestrację.
- Przyspieszony obieg akceptacji.
- Zautomatyzowanie powtarzalnej pracy.
- Zachowanie pełnej historii prac.
- Zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa.
- Usprawnienie pracy wszystkich działów przedsiębiorstwa.
- Integracja z systemami organizacji.
- Poprawa wiarygodności i zaufania u dostawców.
- Pełen dostęp do ważnych dokumentów w procesie zakupu – umowy z dostawcami, ich cenniki, warunki upustów, warunki dostaw, precedensy poprzednich zakupów.
- System pilnuje przewidzianych terminów na wykonanie zadania, przypomina i eskaluje według ustalonych zasad.
- Ograniczenie ilości drukowanych dokumentów, eksploatacji drukarek oraz czas, który pracownicy mogą efektywnie poświęcić na inne zadania jednocześnie dbając o środowisko.
Każda organizacja ma swoją specyfikę i strukturę organizacyjną, dlatego procesy na platformie JobRouter zawsze wdrażamy w sposób najbardziej optymalny dla organizacji, poniższe przykłady obrazują jedynie możliwe funkcjonalności.
Przykład procesu zakupowego
Zakupy stanowią integralną część działalności każdej firmy. Dzięki JobRouter uporządkowanie zamówień staje się łatwiejsze, za pomocą elektronicznych rejestrów, które pomagają eskalować wykonaną pracę .
Przygotowanie Karty zakupu
Dzięki systemowi JobRouter firmy uzyskują pełną kontrolę i zarządzają wszystkimi działaniami zaopatrzenia. Zamówienia zawsze są zgodne z faktycznym zapotrzebowaniem a system ogranicza wielkość zamówienia, gdy dany towar znajduje się już w magazynie. Poprawnie wypełniony formularz, przekazywany jest do konsultacji wskazanych działów w celu potwierdzenia lub uzupełnienia zamówienia.
Akceptacje
Akceptacja zamówienia odbywa się zgodnie z regułami uwzględniającymi wszelkie konsultacje dokumentu na wcześniejszych etapach procesu – proces w systemie JobuRouter odzwierciedla strukturę organizacyjną firmy.
Weryfikacja dokumentów
Celem tego etapu, jest zebranie wszystkich niezbędnych dokumentów, aby w pełni sfinalizować proces zakupowy. Dzięki integracji z innymi procesami, w szybki sposób pozyskiwana jest ostateczna decyzja na każdym szczeblu organizacji, wraz z podpisami, które mogą odbywać się w wybranych formach:
- podpisu elektronicznego
- zaawansowanego podpis elektronicznego
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego
