Proces delegacji

Dobrze zorganizowana wewnętrzna komunikacja jest jednym z najważniejszych aspektów pracy przedsiębiorstwa.  Elektroniczny system zarządzania delegacjami, pozwala na pełną kontrolę nad procesem, oraz kosztami związanymi z delegacjami. Po wdrożeniu procesu delegacji nasi klienci zwracają uwagę na:

• Szybkie i łatwe uruchomienie procesu.
• Przejrzyste informacje o delegacjach dla każdego pracownika.
• Intuicyjny system rozliczenia delegacji umożliwia rozliczanie wyjazdu samodzielnie przez delegowanych.
• Brak nieporozumień wynikających z braku informacji.
• Zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa 
• System pilnuje przewidzianych terminów na wykonanie zadania, przypomina i eskaluje według ustalonych zasad.
• Optymalizacja kosztów obsługi wewnętrznej delegowania pracowników.
• Ograniczenie ilości drukowanych kartek, eksploatacji drukarek oraz czas, który pracownicy mogą efektywnie poświęcić na inne zadania.

Każda organizacja ma swoją specyfikę, strukturę organizacyjną i procesy, dlatego procesy na platformie JobRouter zawsze wdrażamy w sposób najbardziej optymalny dla organizacji, poniższe przykłady obrazują jedynie możliwe funkcjonalności platformy, nie narzucając sposobu działania.

Przykład procesu delegacji

Uporządkowane informację, dające możliwość podglądu przyszłych oraz odbytych delegacji, z przejrzystą ścieżką akceptacji stworzoną zgodnie z analizą potrzeb. To tylko przykłady możliwości jakie daje nowoczesny zarazem sprawdzony sposób na realizację podróży służbowych. 

Proces delegacji inicjowany jest przez pracownika odbywającego podróż służbową,  z przejrzystym podziałem na wcześniej zdefiniowane typy delegacji.  

W przypadku wnioskowania o zaliczkę, możliwe jest dodanie kolejnych stopni akceptacji , które mogą być warunkowane limitem kwotowym.   

Kolejne kroki procesu to akceptacja osób decyzyjnych, szczegóły ścieżki akceptacji są dopasowywane do organizacji. Typowa ścieżka akceptacji to przełożony osoby wnioskującej o delegację – np. przełożony kierownika działu.

Po zaakceptowaniu delegacji wraz z zaliczką ,pracownik składa wniosek o wypłatę wnioskowanej kwoty w akceptowalnej formie przez pracodawcę. 

Pracownik po delegacji, rozlicza odbytą podróż , a wszystkie dokumenty zawarte w rozliczeniu automatycznie zostają przekazane do księgowości.