Obieg korespondencji odbywa się drogą listowną lub mailową, przechodząc przez różne działy i osoby, często doprowadzając do sytuacji, gdy odnalezienie potrzebnego dokumentu może graniczyć z cudem. Zapanowanie nad dziesiątkami czy setkami pism przychodzących i wychodzących to dla każdej organizacji nie lada wyzwanie. Trudno też kontrolować informacje, które zostały wysłane przez pracowników organizacji – kopie nie są przechowywane, proces akceptacji tych pism jest wydłużony, ponieważ przed wysyłką wgląd do nich musi mieć wgląd kadra kierownicza. W odpowiedzi na te problemy powstał system workflow.
Obieg korespondencji – jak system workflow może rozwiązać problemy związane z brakiem kontroli?
1. Automatyczne uruchomienie procesu
Automatyzacja obiegu korespondencji pozwala przede wszystkim na rozdzielenie między pracowników zadań z nią związanych przy jak najmniejszym nakładzie pracy. Rola osoby odbierającej pocztę ograniczona jest do zeskanowania pism czy dokumentów. Każdy zeskanowany dokument spowoduje uruchomienie procesu i przypisanie zadania konkretnemu pracownikowi, co ma dwie ogromne zalety: minimalizuje ryzyko zagubienia jakiegoś pisma i maksymalnie skraca czas między otrzymaniem korespondencji a poinformowaniem pracownika o oczekującym zadaniu. Automatyczny start procesu jest także możliwy po otrzymaniu wiadomości e-mail na zdefiniowany w systemie adres.
2. System część zadań wykona sam
Wykorzystanie systemu workflow to również koniec z niektórymi prostymi, ale powtarzalnymi czynnościami, np. nieustannym przepisywaniem tych samych danych. Część pracy zostanie automatycznie wykonana w systemie. Może on przechowywać dane o pracownikach lub klientach, sam uzupełni część danych (w oparciu o to, kto jest zalogowany lub jakie dane wcześniej wprowadzono), przygotuje także gotowe do wydruku pisma, formularze lub etykiety na koperty zgodnie z wcześniej określonym formatem.
3. Łatwiejsze wyszukiwanie
Zgromadzenie całej korespondencji w jednym systemie dostępnym dla wszystkich użytkowników sprawi, że pracownicy nie będą już musieli poświęcać swojego czasu na długotrwałe (czasem bezowocne) przeszukiwanie segregatorów, teczek i załączników do maili. System workflow oferuje wiele możliwości przeszukiwania, m.in. w oparciu o zdefiniowane przez pracowników kategorie, a także przeszukiwanie pełnotekstowe. Wspólne dla całej organizacji repozytorium korespondencji jest też ogromnym ułatwieniem wtedy, gdy dana organizacja ma biura w różnych lokalizacjach – uzyskiwanie dostępu do dokumentów nie będzie wymagało angażowania współpracowników, dzięki czemu będzie znacznie szybsze.
4. Szybsze wymienianie się korespondencją wewnątrz firmy
Szybkość komunikacji wzrośnie nie tylko z powodu łatwiejszego dostępu do korespondencji – system oferuje jeszcze kilka innych funkcjonalności, które to umożliwiają. Pisma można w łatwy sposób przesłać innym pracownikom lub działom – tylko w celu zapoznania się z nim lub jednocześnie wyznaczając związane z nim zadanie. Dużo szybciej przebiega akceptacja pism wychodzących – osoby akceptujące mogą dodać w systemie swoje uwagi, a następnie, po ewentualnych poprawkach, zaakceptować dokument jednym kliknięciem, bez konieczności drukowania każdej nowej wersji i przekazywania podpisanych ręcznie kopii między jednym biurem a drugim. Ponadto mamy pewność, że wszystkie osoby zainteresowane mają dostęp do najnowszej wersji dokumentu i dzięki temu są na bieżąco.
5. Większa kontrola
Prowadzenie obiegu korespondencji w systemie workflow pozwala też gromadzić wiedzę o tym, co się wydarzyło i lepiej zarządzać dokumentami i zadaniami. Każdy z pracowników otrzymuje swoją listę zadań, wraz z ich priorytetami i terminami wykonania. Przełożeni mogą kontrolować status tych zadań i w przypadku problemów (np. czyjejś nieobecności lub zbyt dużego obciążenia pracą) przekierowywać je do innych osób. Pracownicy mają natomiast jasną informację o tym, ile pracy ich czeka i mogą dobrze ją rozplanować.
System workflow to również lepsza kontrola nad dostępem do korespondencji. Różne poziomy uprawnień dają pewność, że nie trafi ona w niepowołane ręce. Łatwo można również dotrzeć do informacji o tym, kto odebrał lub wysłał jakąś przesyłkę lub zajmował się danym zadaniem, dzięki czemu wiadomo do kogo należy kierować pytania lub od kogo wyciągnąć konsekwencje w przypadku błędów. Przeczytaj również: 5 powodów, dla których system workflow pozytywnie wpłynie na jakość pracy w Twojej organizacji.
