5 powodów, dla których system workflow pozytywnie wpłynie na jakość pracy w Twojej organizacji

Dlaczego system workflow jest tak istotny dla rozwoju Twojej firmy? W poprzednich wpisach już wspominaliśmy o zaletach automatyzacji procesów biznesowych w firmie (Zachęcamy do zapoznania się z Jak automatyzacja procesów przyczynia się do wzrostu efektywności operacyjnej?) – oszczędności czasu, poprawie jakości, sprawniejszej komunikacji.

Być może zastanawiacie się jednak, czym praca z takim systemem tak bardzo różni się od wykorzystania maila, telefonu i papierowych dokumentów, że takie usprawnienia są możliwe – jakie są najważniejsze powody dla których system workflow jest warty implementacji? Dziś dzielimy się z kilkoma przykładami, które wyjaśnią dlaczego z systemem workflow Jobrouter po prostu pracuje się lepiej.

1. System workflow daje możliwość obserwowania postępów pracy

Jednym z czynników motywujących do dalszej pracy jest zauważalny postęp. Im bliżej jesteśmy końca jakiegoś zadania, tym pracujemy szybciej i sprawniej. Wykonując zadania, które przekazane zostały mailowo czy telefonicznie, trudno jest monitorować postępy w pracy.

Umożliwia to system workflow – zawsze podaje informację o liczbie oczekujących zadań, pozwala zaobserwować w jakim tempie pracujemy i przewidzieć, kiedy skończymy. Jeśli to wciąż za mało, zawsze można skorzystać z raportów, w których znajdują się bardziej szczegółowe informacje o zadaniach.

2. System workflow przekazuje małe porcje informacji – i to tylko te istotne

Ilość informacji, które jesteśmy w stanie świadomie przetworzyć w jednej chwili jest bardzo ograniczona. Im jest ich więcej, tym szybciej się męczymy i tym trudniej jest nam wybrać z nich te najważniejsze, aby na ich podstawie podjąć decyzję.

System workflow daje gwarancję, że bez względu na rodzaj zadania, do pracowników będą docierać tylko potrzebne dane, do tego uporządkowane i zebrane w jednym miejscu. W porównaniu do konieczności wyszukania informacji w skrzynce mailowej czy wydobycia z pamięci informacji przekazanych mimochodem na firmowym korytarzu, jest to niezaprzeczalne udogodnienie.

3. System workflow minimalizuje ryzyko błędu

Chociaż trudno jest stuprocentowo wyeliminować błędy z procesów, automatyzacja pozwoli na ograniczenie liczby ich wystąpień do minimum. Podczas wdrożenia systemu workflow można w taki sposób dostosować procesy, aby wesprzeć użytkowników tam, gdzie najczęściej popełniają błędy.

Przykłady? Elektroniczny formularz podpowie, jakie dane są potrzebne i jaki powinien być ich format. Informacje zawsze zostaną przesłane do właściwiej osoby lub działu. Dzięki systemowi rozpoznawania tekstu możliwe jest odczytanie danych z zeskanowanego dokumentu, np. faktury, a tym samym uniknięcie pomyłek występujących przy ich ręcznym wprowadzaniu.

4. Jeśli możemy, wolimy zrobić mniej

Nikt z nas nie lubi tracić energii i czasu na zadania, które nie należą do naszych głównych obowiązków i chcielibyśmy ukończyć je jak najmniejszym nakładem pracy. System workflow nam to umożliwia, wykonując za nas tak dużą część tej pracy, jak tylko jest to możliwe: automatycznie uzupełni niektóre pola w formularzu (np. dane osobowe), sam uruchomi proces po wpłynięciu dokumentu i przypomni o tym, co zostało jeszcze do zrobienia.

Natomiast dzięki wprowadzeniu elektronicznego archiwum dokumentów znacznie mniej czasu zajmą poszukiwania umów czy faktur. Pracownicy w mgnieniu oka i bez wysiłku wykonają swoje zadania, dzięki czemu procesy będą przebiegały sprawniej i szybciej. Przeczytaj więcej na temat elektronicznego archiwum dokumentów.

5. System workflow koncentruje się na jednym zadaniu

Choć chcielibyśmy, aby to nie była prawda, wykonywanie kilku zadań jednocześnie nie jest możliwe – jesteśmy w stanie szybko przełączać się między różnymi zadaniami, ale dzieje się to kosztem poprawności i szybkości, szczególnie jeśli w takim trybie pracujemy przez cały dzień.

System workflow ułatwia skupienie się na jednym zadaniu na raz. Wszystkie informacje znajdują się w tym samym miejscu, więc nie musimy poszukiwać ich w skrzynce mailowej ani w stosach dokumentów na biurku. Dzięki temu uwagi od bieżącego zadania nie odwróci znaleziona przypadkiem notatka czy nowa wiadomość.