Czy KSeF oznacza koniec OCR faktur?

Według Ministerstwa Finansów dwa lata temu już około ¾ istniejących w Polsce firm przyjmowało i wystawiało faktury elektroniczne.

Wychodząc naprzeciw trendom digitalizacji, Ministerstwo Finansów postanowiło wprowadzić krajowy system e-faktur. Jest to rządowy system do wystawiania i odbierania e-faktur (faktur elektronicznych o ustrukturyzowanej formie). W 2023 roku korzystanie z systemu jest jeszcze nie obowiązkowe, ale już w 2024 roku ma się to zmienić.

Polska nie będzie jedynym krajem z obligatoryjną obsługą e-faktur. Podobne regulacje i systemy funkcjonują już w Hiszpanii, Portugalii i we Włoszech. System pomaga rządowi szybciej i sprawniej identyfikować oszustwa podatkowe, zwłaszcza karuzele VAT. Natomiast przedsiębiorcy korzystając z systemu, mają pewność, że faktura dotarła do kontrahenta. Eliminowana jest również potrzeba wystawiania duplikatów faktur — dokument nie może zaginąć, ponieważ je na archiwizowany w systemie Ministerstwa na okres 10 lat.

Co więcej, aby zachęcić przedsiębiorców z korzystania z jeszcze nieobowiązkowego systemu faktur w tym roku, rząd oferuje użytkownikom systemu zwrot podatku VAT o 20 dni szybciej.

Ostatni raz, gdy pisaliśmy o rządowym systemie, tłumaczyliśmy, jak JobRouter może zostać systemem pośredniczącym pomiędzy firmą a Krajowym Systemem e-Faktur. W rezultacie eliminując potrzebę korzystania z rządowego systemu webowego i zintegrowania wszystkich procesów związanym z obrotem e-faktury wewnątrz firmy.

Dziś chcielibyśmy zwrócić uwagę na JobRouter i moduł IDR (Intelligent Data Recognition). Dotychczas sugerowaliśmy, że IDR to najlepsze rozwiązanie do automatyzacji obiegu faktur, rozpoznawania danych na fakturach i ich klasyfikacji. Dzięki inteligentnym algorytmom IDR potrafi się uczyć i rozpoznawać dane na różnych formach dokumentów, automatycznie wpisując je w pola formularzy systemów wewnętrznych.

Nadchodzący obowiązek wdrożenia rządowego systemu i faktur ustrukturyzowanych może zatem wzbudzić wątpliwości co do użyteczności systemu IDR.

Czy słusznie?

Faktury ustrukturyzowane, będą mieć stałą formę. System nie będzie potrzebował technologii OCR do odszukiwania kluczowych danych z pomocą tzw. „mapy ciepła”, aby oszacować prawdopodobieństwo pojawienia się konkretnych wartości na dokumencie w danym miejscu.

Warto jednak pamiętać, że obowiązek korzystania z KseF będzie dotyczył jedynie przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT oraz przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT. W przypadku pozostałych przedsiębiorców w Polsce oraz wszystkich kontrahentów zagranicznych, KSeF nie będzie platformą wymiany faktur.

W związku z powyższym nadal część faktur będzie podlegała wewnętrznym procesom, dotychczas wspomaganym przez IDR.

Warto również pamiętać, że w rządowym systemie nie będą przesyłane załączniki do faktur — będą nadal wysyłane w wersji elektronicznej mailem lub w wersji papierowej. Te dokumenty powinny być przechowywane w systemach wewnętrznych firmy, wraz z opisem, wykonanym ręcznie lub ze wsparciem narzędzi takich jak Lasso OCR modułu IDR.

Ponadto, istnieją również inne dokumenty, które nadal nie mają ustrukturyzowanej formy, na przykład: dokumentacja magazynowa, umowy, czy też dokumenty kadrowe. W tym przypadku warto zadbać o ich przechowywanie w elektronicznym archiwum dokumentów, wspieranym przez moduł IDR, który realizuje funkcjonalność OCR dokumentów. Dzięki temu dokumenty mogą być klasyfikowane, mogą rozpoczynać odpowiednie procesy, i po prostu, z łatwością odnajdywane w archiwach za pomocą słów kluczowych.