E-teczka – nowoczesne zarządzanie dokumentacją kadrową
Czym jest e-teczka?
Elektroniczna teczka pracownicza (e-teczka) to nowoczesne narzędzie, które rewolucjonizuje zarządzanie dokumentacją kadrowo-płacową w firmach. Zamiast tradycyjnych papierowych akt, e-teczka pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia ich obsługę i przetwarzanie.
Wdrożenie tego systemu jest proste i przynosi liczne korzyści, w tym oszczędność czasu oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Takie rozwiązanie jest całkowicie zgodne z wymogami prawnymi, gdyż w 2019 roku weszło w życie rozporządzenie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej regulujące temat e-teczki.
Dzięki e-teczce, dokumenty można łatwo przeszukiwać, edytować oraz generować z nich różnorodne raporty i zestawienia. Co więcej, rozwiązanie to jest bardziej ekologiczne, gdyż wspiera zrównoważony rozwój poprzez redukcję zużycia papieru. (Dowiedz się więcej na temat strategii paperless w biurze).
W dobie pracy zdalnej e-teczki stają się coraz bardziej popularne, oferując wygodę i efektywność, które trudno osiągnąć przy tradycyjnych metodach przechowywania dokumentacji.
Jak działa e-teczka?
Elektroniczna teczka pracownicza to nowoczesne rozwiązanie, które znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją kadrową w firmach. W e-teczkach można gromadzić zarówno oryginalne dokumenty elektroniczne, jak i skany tradycyjnych dokumentów papierowych. Wszystkie dokumenty są ponumerowane i odpowiednio posegregowane, co ułatwia ich późniejsze przeglądanie i wykorzystywanie.
E-teczka obejmuje całą dokumentację związaną z zatrudnieniem pracownika – od momentu rekrutacji po codzienne operacje kadrowo-płacowe. Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, akta osobowe muszą być podzielone na cztery części: A, B, C i D, z możliwością dalszego podziału na podkategorie. Każdy dokument musi być ponumerowany i skatalogowany w porządku chronologicznym, a e-teczka umożliwia szybkie wyszukiwanie poszczególnych dokumentów za pomocą różnych kryteriów.
Jedną z kluczowych funkcji e-teczek jest możliwość opatrzenia dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym. Rozporządzenie stawia wysokie wymagania w tym zakresie, co zapewnia pełne bezpieczeństwo i integralność dokumentacji. Ponadto, e-teczki oferują funkcje integracji ze skanerami i drukarkami kodów QR, co umożliwia masowe skanowanie i oznaczanie dokumentów, a także ich łatwą archiwizację.
E-teczka to również narzędzie, które znacząco przyspiesza obsługę dokumentacji. W tradycyjnych aktach osobowych dokumenty mogą sięgać od kilkunastu do kilkuset stron, co sprawia, że ich ręczne przeszukiwanie jest czasochłonne i uciążliwe. E-teczka eliminuje ten problem, umożliwiając szybkie znalezienie potrzebnego dokumentu za pomocą kilku kliknięć. Ponadto, możliwość tworzenia własnych raportów i zestawień na podstawie zgromadzonych danych ułatwia analizę i zarządzanie informacjami.
Ważnym aspektem e-teczek jest także ich bezpieczeństwo. Elektroniczne archiwum jest w pełni zabezpieczone i umożliwia dostęp jednocześnie kilku osobom. Przydzielanie uprawnień do przeglądania i edytowania dokumentów jest proste i elastyczne, co zapewnia kontrolę nad dostępem do wrażliwych danych. Dzięki temu pracodawcy mogą być pewni, że dokumentacja pracownicza jest chroniona przed nieuprawnionym dostępem i utratą.
Korzyści z wdrożenia e-teczki?
Przejście na elektroniczne akta pracownicze przynosi firmom liczne korzyści, które znacząco usprawniają zarządzanie dokumentacją kadrową. E-teczki zapewniają nie tylko wygodę, ale także skutecznie wspierają kluczowe procesy HR w organizacji.
Dzięki rezygnacji z papierowej dokumentacji pracownicy działów kadrowych i księgowych mogą szybciej i efektywniej obsługiwać akta osobowe, co prowadzi do oszczędności czasu.
Elektroniczne przechowywanie akt eliminuje potrzebę posiadania fizycznej przestrzeni biurowej, a dokumenty są dostępne z dowolnego miejsca i o każdej porze, co jest szczególnie korzystne w dobie pracy zdalnej.
Jednym z największych atutów e-teczek jest obniżenie kosztów związanych z dokumentacją pracowniczą. Prowadzenie akt w formie cyfrowej jest zazwyczaj tańsze niż utrzymywanie tradycyjnego archiwum.
Ponadto, dokumenty elektroniczne są lepiej zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, zagubieniem czy zniszczeniem, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
Automatyzacja prostych, powtarzalnych czynności kadrowo-płacowych pozwala delegować pracowników do bardziej wymagających zadań, co zwiększa efektywność działu HR.
E-teczki umożliwiają również zachowanie jednolitej struktury dokumentacji, dzięki czemu archiwum jest spójne i uporządkowane, niezależnie od liczby osób wprowadzających dokumenty. Standardowe szablony i kategorie dokumentów ułatwiają porządkowanie i wyszukiwanie akt, co przyspiesza codzienną pracę.
Ponadto, przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej ma pozytywny wpływ na środowisko, ponieważ zmniejsza zużycie papieru. Firmy wdrażające e-teczki mogą w ten sposób wspierać zrównoważony rozwój i budować wizerunek nowoczesnej oraz społecznie odpowiedzialnej organizacji.
Optymalizacja obsługi działu kadr to kolejna zaleta e-teczek. Możliwość elektronicznego podpisu dokumentów sprawia, że cały proces onboardingu pracowników może odbywać się zdalnie, co jest szczególnie ważne w obecnych czasach.
Przechowywanie dokumentów w systemie elektronicznym pozwala na automatyzację procesów kadrowo-płacowych, co znacząco ułatwia codzienną pracę działu HR. Dzięki e-teczkom, pracodawcy mogą szybko i łatwo znaleźć potrzebne dokumenty, a także tworzyć własne raporty i zestawienia, co przyspiesza analizę i zarządzanie informacjami.
E-teczka – jak wdrożyć?
Wdrożenie e-teczki w firmie może przebiegać szybko i bezproblemowo, pod warunkiem wyboru odpowiedniego dostawcy oprogramowania. Kluczowe jest, aby dostawca miał bogate doświadczenie i szeroką ofertę, co pozwoli na dopasowanie usługi do specyficznych potrzeb firmy.
Główna część procesu polega na zmianie formy dokumentów z papierowych na elektroniczne poprzez ich zeskanowanie. Ten etap można rozłożyć w czasie, zwłaszcza jeśli firma posiada wiele teczek do zdigitalizowania.
Ważnym aspektem prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej jest jej potwierdzenie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego pracodawcy lub jego kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Pracodawca może upoważnić inną osobę z firmy do tego zadania, pod warunkiem, że dokumenty będą opatrzone jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Firmy dostarczające rozwiązania kadrowo-płacowe, takie jak e-teczki, często oferują wsparcie na etapie wdrażania oprogramowania oraz prowadzi szkolenia dla pracowników, wyjaśniające, jak korzystać z nowego oprogramowania. Dzięki temu proces ten nie jest trudny i można go przeprowadzić sprawnie. Po wdrożeniu, firma może liczyć na stałe wsparcie techniczne przez cały okres trwania umowy, co zapewnia ciągłość i stabilność działania systemu.
Wybierając platformę JobRouter, skontaktuj się z nami, aby uzyskać ofertę dostosowaną do specyficznych potrzeb biznesowych.
Warto również zauważyć, że decyzja o zakupie elektronicznych teczek nie musi być podjęta od razu. Można skorzystać z wersji demo narzędzia, aby bezpłatnie przetestować najważniejsze funkcje i zapoznać się z działaniem całego panelu. Taka możliwość pozwala rozwiać wszelkie wątpliwości i podjąć świadomą decyzję o wdrożeniu e-teczek w firmie.
Podstawa prawna:
